Správa dokumentů

Papíry, sdílené disky, ztracené dokumenty a nejednotné procesy vás už nemusejí brzdit. Pomůžeme vám nastavit správu dokumentů tak, aby podporovala vaši každodenní práci, strategické cíle i firemní růst. Poradíme vám, jak digitalizovat agendu, automatizovat rutinní činnosti nebo outsourcovat vybrané části procesů. A hlavně doporučíme řešení, které přesně odpovídá vašim potřebám a prostředí.

Nevycházíme z jediné technologie, při výběru platformy zohledňujeme velikost firmy, typ dokumentů, stávající IT infrastrukturu, míru požadované automatizace i potřebu integrace s dalšími systémy. Díky dlouholetým zkušenostem vám pomůžeme vybrat správnou technologii a navrhneme její optimální nasazení.

Naše řešení umožňují propojit správu dokumentů s vašimi klíčovými systémy jako jsou ERP, CRM, HRM nebo ticketovací nástroje. Vaši zaměstnanci tak mají přístup k relevantním dokumentům přímo v prostředí, ve kterém běžně pracují. To zrychluje práci, snižuje chybovost a výrazně zvyšuje efektivitu.

Získáte rychlý a bezpečný přístup k informacím napříč firmou, lepší kontrolu nad životním cyklem dokumentů a jednodušší zajištění souladu s legislativou i interními pravidly. Dokumentové workflow přizpůsobíme vaší organizační struktuře a schvalovacím procesům, ať už pracujete z kanceláře, z domova nebo z poboček po celém světě.

Přechod na digitální správu dokumentů vám navíc pomůže snížit náklady na tisk, archivaci a fyzické skladování, podpoří udržitelnost a uvolní ruce vašim týmům, aby se mohli soustředit na to, co je pro váš byznys skutečně důležité.

Umělá inteligence (AI) a strojové učení (ML) mají potenciál automatizovat klasifikaci, extrakci a analýzu dokumentů, což vám může výrazně snížit manuální úsilí a minimalizovat lidské chyby. Tato vylepšení navíc mohou odhalit vzorce nebo trendy z vašich dat. Díky tomu můžete provádět informovaná rozhodnutí efektivněji.

Zpracování přirozeného jazyka (NLP) přináší do oblasti správy dokumentů analýzu nestrukturovaných dat, jako jsou e-maily, smlouvy a zprávy. To přináší pokročilé možnosti vyhledávání a zlepšuje celkovou efektivitu pracovních postupů správy dokumentů.

Cloudové Document Management Systémy vám přinesou flexibilitu, škálovatelnost a dostupnost. Díky využití cloudové infrastruktury lze k platformám DMS přistupovat odkudkoli, kdykoli a na jakémkoli zařízení, co vám může pomoci podpořit spolupráci a produktivitu mezi členy týmu. Cloudová řešení navíc poskytují spolehlivé zabezpečení pomocí šifrování dat a více faktorového ověřování.

Jste připraveni na novou éru řízení dokumentů a obsahu? Kontaktujte nás a posuňte svoji firmu na další úroveň.

IBM FileNet je robustní ECM platforma určená pro firmy s vysokými nároky na správu obsahu, bezpečnost a compliance. Nabízí pokročilé řízení životního cyklu dokumentů, silné nástroje pro auditní dohled a správu oprávnění. Díky škálovatelnosti a otevřenému přístupu umožňuje snadnou integraci s ERP, CRM a dalšími podnikovými systémy. Osvědčuje se zejména ve velkých firmách a institucích veřejné správy, které spravují miliony dokumentů, tisíce uživatelů a potřebují řídit komplexní procesy napříč více odděleními či lokalitami.

OpenText je výkonné řešení pro správu dokumentů, které propojuje informace, lidi a procesy napříč celou organizací. Vyniká hlubokou integrací s ERP systémy jako SAP, Microsoft, Oracle či Salesforce a umožňuje přesné přizpůsobení různým oddělením. Díky vysoké míře bezpečnosti, škálovatelnosti a podpoře regulatorních požadavků se skvěle hodí pro větší firmy a nadnárodní korporace, kde je klíčová komplexní správa dokumentů, vysoká dostupnost a důsledná kontrola přístupu.

Newgen je flexibilní DMS/BPM platforma s důrazem na digitalizaci, automatizaci procesů a efektivní správu dokumentů. Nabízí rychlé nasazení, intuitivní prostředí a snadnou integraci s ERP, CRM a dalšími systémy. Umožňuje řídit jak jednoduché, tak složité schvalovací procesy, a přizpůsobit řešení na míru. Ideální pro firmy, které chtějí spojit uživatelskou přívětivost, rozsáhlé funkce a rozumné náklady – typicky ve výrobě, financích nebo službách.

Microsoft SharePoint (Microsoft 365) je cloudová platforma pro týmovou spolupráci a správu dokumentů, která těží z úzké integrace s nástroji jako Outlook, Teams nebo OneDrive. Umožňuje rychlé vyhledávání, sdílení a řízení obsahu napříč firmou. Je ideální rozšířit o nadstavby jako TreeINFO s předpřipravenými dokumentovými agendamim které zjednodušují nasazení, standardizují procesy a umožňují přizpůsobení konkrétním potřebám. Nejlépe se hodí pro firmy využívající Microsoft 365, které chtějí efektivně digitalizovat své dokumentové procesy bez nutnosti vysokých investic.

Správa dokumentů není jen o technologii, je to o tom, jak efektivně dokážete pracovat s informacemi, podpořit spolupráci a udržet kontrolu nad firemními procesy. A právě s tím vám umíme pomoci.

Známe silné i slabé stránky různých platforem, máme za sebou desítky úspěšných implementací a rozumíme tomu, jak vybrat řešení, které bude fungovat právě ve vašem prostředí. Bez zbytečných kompromisů.

Ozvěte se nám. Rádi s vámi projdeme vaše potřeby a doporučíme vhodnou platformu i postup. Ať už digitalizaci teprve plánujete, nebo hledáte náhradu za stávající systém.