Dokumenty pod kontrolou. PRO-DOMA digitalizuje faktury a dodací listy s pomocí Aricomy

PRO-DOMA, SE je jedním z největších dodavatelů stavebních materiálů v České republice. Provozuje přes 90 prodejen po celé zemi a zaměřuje se na dodávky stavebnin pro firmy, řemeslníky i koncové zákazníky. Díky široké síti poboček, moderním službám a vlastní logistice patří mezi lídry ve svém oboru.

PRO-DOMA se potýkala s časově náročným a převážně manuálním zpracováním velkého množství přijatých faktur a dodacích listů. Vzhledem k rozsahu své činnosti a desítkám poboček po celé republice potřebovala zefektivnit práci s dokumenty, snížit chybovost při zadávání dat a ulevit zaměstnancům od rutinních činností.
Cílem projektu bylo navrhnout a nasadit moderní digitalizační linku, která by automatizovala celý proces: od skenování papírových dokumentů přes vytěžení, validaci a kontrolu údajů až po jejich export do navazujících systémů. Řešení mělo přinést vyšší kvalitu vstupních dat, výrazně zrychlit zpracování dokladů a přispět ke standardizaci dokumentových procesů v rámci celé společnosti.
 

Aricoma (dříve CES EA) navrhla a implementovala pro společnost PRO-DOMA komplexní digitalizační řešení, které výrazně zefektivnilo zpracování přijatých faktur a dodacích listů. Projekt byl postaven na technologii IBM Datacap Taskmaster Capture Enterprise Edition, jež umožňuje automatizované zpracování dokumentů. Od jejich fyzického skenování až po export vytěžených dat do navazujících systémů.

Součástí řešení je inteligentní digitalizační linka, která zajišťuje:

• automatickou separaci a indexaci dokumentů, jež výrazně urychlilo třídění a identifikaci příchozích dokladů,
• úpravu obrazu a pokročilé vytěžení informací, které eliminovalo potřebu ručního přepisování dat,
• validaci a kontrolu údajů, díky čemuž se snížila chybovost a zvýšila kvalita vstupních dat,
• automatický export dokumentů i metadat do dalších systémů, který umožnil jejich okamžité využití v rámci firmy.

Systém navíc využívá samoučící se algoritmy, které zlepšují přesnost a efektivitu vytěžování v čase. PRO-DOMA tak získala řešení, které se přizpůsobuje jejím specifickým dokumentovým scénářům a roste spolu s potřebami společnosti.

Součástí dodávky bylo přizpůsobení provozu PRO-DOMA a nasazení webového tenkého klienta, který usnadňuje přístup uživatelům napříč firmou. Aricoma zajistila i kompletní konfiguraci systému na míru, instalaci potřebných komponent, upgrade softwaru a průběžné konzultace během celého projektu.
Implementací digitalizačního řešení získala PRO-DOMA nejen rychlejší a standardizovaný proces zpracování dokumentů, ale i úsporu personálních kapacit, vyšší provozní efektivitu a kvalitní datový vstup pro další systémy.

Na úspěšné nasazení navazuje dlouhodobá podpora v úrovních L2 a L3 a další rozvoj funkcionalit dle aktuálních potřeb zákazníka.