AISIN: Digitalizace schvalování přijatých faktur v prostředí Microsoft 365 s napojením na SAP

AISIN EUROPE MANUFACTURING CZECH je součástí globální skupiny AISIN, jednoho z největších světových dodavatelů automobilového průmyslu. Český výrobní závod patří mezi významné evropské výrobní lokality společnosti a zaměřuje se na produkci vysoce přesných komponentů pro přední světové automobilky. Dlouhodobě klade důraz na kvalitu výroby, efektivitu procesů i využívání moderních digitálních technologií podporujících provoz podniku.

Společnost AISIN dlouhodobě hledala způsob, jak omezit manuální zpracování přijatých faktur, zvýšit transparentnost schvalovacího procesu a zlepšit dohledatelnost dokumentů napříč organizací. Cílem bylo nahradit papírové a e-mailové postupy digitálním řešením, které bude integrováno se systémem SAP a současně respektovat interní procesy společnosti.

Aricoma pro AISIN implementovala řešení pro digitální zpracování přijatých faktur založené na prostředí Microsoft 365 s využitím TreeINFO for Microsoft 365, technologie OpenText Capture Center a integrací na SAP.

Implementace zahrnovala nejen technické nasazení systému, ale také návrh a sladění procesů mezi jednotlivými útvary společnosti. Projekt vyžadoval úzkou spolupráci zákaznického a dodavatelského týmu při definování požadavků, nastavování workflow, řešení integrace se systémem SAP a postupném přizpůsobování řešení specifickým potřebám společnosti.

V průběhu projektu se ukázalo, že některé požadavky bylo nutné dále upřesňovat a hledat rovnováhu mezi standardní funkcionalitou produktu a zákaznickými úpravami. Součástí realizace byly také změny vyvolané dalším rozvojem platformy a souvisejících komponent, které si vyžádaly dodatečnou koordinaci a úsilí na obou stranách. Nasazení proto nebylo pouze technickým projektem, ale také významnou změnou způsobu práce uživatelů a souvisejících procesů.

Výsledkem je digitální proces zpracování přijatých faktur založený na prostředí Microsoft 365 s integrací na SAP. Řešení umožňuje elektronickou evidenci přijatých faktur, řízené schvalovací workflow, dohledatelnost historie zpracování dokumentů, snížení závislosti na papírových dokumentech a lepší kontrolu nad stavem a průchodem faktur organizací. Digitalizaci a automatické vytěžení údajů z faktur zajišťuje OpenText Capture Center, jejich evidenci, uložení a schvalovací proces pak TreeINFO for Microsoft 365. Součástí řešení je rovněž integrace se systémem SAP a Kniha došlých faktur (KDF).

Projekt potvrdil, že digitalizace podnikových procesů s vazbou na ERP systémy představuje komplexní změnu, která vyžaduje nejen vhodné technické řešení, ale také dostatek času pro sladění očekávání, procesů a způsobu práce jednotlivých týmů.

Řešení je dnes využíváno v běžném provozu a představuje důležitou součást digitalizace administrativních procesů ve společnosti AISIN. Aricoma zároveň zajišťuje jeho dlouhodobý servis a rozvoj. Získané zkušenosti zároveň ukázaly význam kvalitní přípravy projektu, jednoznačné definice odpovědností, transparentního řízení změn a průběžné komunikace mezi zákazníkem a dodavatelem.