Proč se faktury zasekávají, i když umíme vytěžit jejich údaje?

Vytěžení údajů z faktury může trvat jen chvíli. Proč tedy její schválení a zaúčtování někdy zabere dny? Podívejme se na cestu přijaté faktury a na místa, kde automatizace skutečně pomáhá.

Inspirace a aktuality

Dodavatelská faktura přijde e-mailem. Systém z ní rozpozná dodavatele, částku, datum splatnosti i číslo objednávky. Účetní má všechna základní data připravená a přesto nemůže doklad zaúčtovat. V systému totiž chybí potvrzení příjmu zboží. Nebo částka neodpovídá objednávce. Případně není jasné, kdo má náklad schválit.

Takové situace ukazují, proč automatizace zpracování přijatých faktur nekončí vytěžením dat. Faktura prochází nákupem, účetnictvím a často i dalšími odděleními. Jak rychle se dostane k úhradě, záleží na informacích a rozhodnutích v celém procesu.

Co se s fakturou děje, než ji lze zaúčtovat?

Nejdříve je nutné fakturu správně přijmout. Doklady přicházejí e-mailem, přes portály dodavatelů, ve strukturované elektronické podobě a někdy stále i na papíře. V jedné zprávě může být několik příloh, z nichž jen některé jsou fakturami. Před vytěžením údajů je tedy potřeba dokumenty roztřídit a přiřadit ke správnému případu. Potom přichází kontrola dat a jejich souvislostí. Je dodavatel správně založený? Odpovídá číslo účtu údajům, se kterými firma pracuje? Patří faktura k objednávce? Není stejný doklad v systému už jednou? Některé odpovědi lze získat automaticky, jiné vyžadují doplnění informací.

U faktur bez objednávky není předem dané, kam se má náklad zaúčtovat. Účetní proto musí určit správný účet, nákladové středisko nebo projekt. Jedna faktura přitom může obsahovat mnoho položek, které se účtují různě. Pokud podklady neříkají, komu náklad patří, účetní začne hledat odpověď u kolegů. Ani faktura s objednávkou nemusí být jednoduchá. Může se vztahovat k více objednávkám či dodávkám. Na faktuře se může objevit jiná cena, množství nebo dodatečný náklad. Někdy zboží dorazilo, ale jeho příjem ještě nikdo nepotvrdil. Účetní pak čeká na nákup, sklad nebo člověka, který službu převzal.

Po vyřešení nesrovnalostí může následovat jedno či více schválení. Teprve potom je možné fakturu zaúčtovat. A ani tím práce vždy nekončí: mohou být potřeba opravy, párování dalších dokladů nebo kontrola, zda platba odešla včas.

Kde se ztrácí nejvíce času?

Ruční přepisování údajů je viditelná a nepříjemná práce. Největší zdržení však často vzniká čekáním na informaci nebo rozhodnutí. Doklad leží v e-mailové schránce, čeká na potvrzení příjmu nebo se opakovaně vrací mezi účetní a schvalovatelem.

Pro účetní je náročné nejen samotné množství faktur, ale i souběh jednoduchých a komplikovaných případů. Běžné doklady potřebují rychle odbavit kvůli splatnosti. U výjimek musí dohledávat souvislosti a připomínat úkoly dalším lidem. Kolem uzávěrky tlak roste. Při auditu se navíc ukáže, jak snadno lze zpětně zjistit, kdo o faktuře rozhodl a na základě čeho.

Proto nestačí sledovat, kolik faktur systém vytěží. Důležitější je, kolik z nich projde bez ručního zásahu, kde vznikají výjimky a jak dlouho trvá jejich schválení a zaúčtování.
Užitečné otázky jsou: Kolik dokladů projde bez ručního zásahu? Kde se ostatní zastaví? Jak dlouho čekají a proč?

„Při zpracování faktur účetní často nezdržuje samotné zadání údajů, ale dohledávání informací a čekání na vyřešení nesrovnalostí. Proto se při návrhu automatizace díváme na celý proces, od objednávky a potvrzení dodávky až po schválení a zaúčtování faktury. Teprve pak vidíme, které kroky může převzít systém a kde je skutečně potřeba rozhodnutí člověka.“

Soňa Brožová

Invoice Management Consultant

Vytěžování je začátek, automatizace řeší i další kroky

Vytěžování faktur převádí údaje z dokumentu do datové podoby. Účetní je nemusí všechny přepisovat a může se soustředit na jejich kontrolu. Když jsou ale vstupní data připravena, proces teprve pokračuje.

Dobře navržené řešení může ověřit povinné údaje, upozornit na možnou duplicitu, porovnat fakturu s objednávkou a podle nastavených pravidel určit další postup. Pokud něco chybí, předá doklad člověku, který může problém vyřešit. Schvalovatel dostane úkol a účetní vidí, v jakém stavu faktura je.

Smyslem není odstranit veškerou lidskou kontrolu. Jde o to, aby se lidé věnovali případům, kde je potřeba posouzení, zatímco jednoznačné úkony a připomínání termínů obstará systém.

Proč automatizace začíná už u nákupu?

Pokud se objednávky zakládají bez jasných pravidel, příjem zboží se potvrzuje pozdě a dodavatelé uvádějí na fakturách odlišné údaje, účetní budou nesrovnalosti řešit stále. Přesnější vytěžování jim může ušetřit přepisování, samo však chybějící informace nevytvoří.

Při hledání příčin zpoždění je proto potřeba podívat se na celý proces od nákupu k platbě. Začíná založením dodavatele a požadavkem na nákup, pokračuje objednávkou, potvrzením dodávky a končí zpracováním a úhradou faktury.

Základem automatizace jsou kvalitní kmenová data, srozumitelné objednávky a pravidla pro výjimky. Vyplatí se také zjistit, které nesrovnalosti se opakují. Pokud například faktury od konkrétního dodavatele pravidelně neodpovídají struktuře objednávek, může pomoci změna komunikace s dodavatelem více než další ruční kontrola v účtárně.

Jak automatizace přijatých faktur funguje u firem, které mají SAP?

Firmám, které zpracovávají faktury v prostředí SAP, pomáhá SAP Invoice Management by OpenText (VIM) řídit cestu dokladu od přijetí přes kontroly a schvalování až po zaúčtování. Pravidla a workflow lze nastavit podle typů faktur a situací, které ve firmě skutečně nastávají.

U faktury, kde jsou potřebné údaje v pořádku, může řada kroků proběhnout automaticky. Pokud systém narazí na nesoulad, nasměruje případ k odpovědné osobě. Účetní tak získává přehled o tom, proč se doklad zastavil, kdo jej řeší a jaký krok má následovat.

Samotné nasazení technologie však nestačí. Před návrhem řešení je důležité projít současný postup se zástupci účetnictví, nákupu a dalších zapojených oddělení. Rozlišit kontroly, které firma opravdu potřebuje, od kroků, které se provádějí jen proto, že tak fungoval předchozí systém.

Kde začít, pokud se faktury pravidelně zasekávají?

Vyberte několik faktur, jejichž zpracování trvalo nečekaně dlouho. Projděte jejich cestu od přijetí po zaúčtování a u každé prodlevy si poznamenejte příčinu. Chyběl údaj na dokladu? Nebyla připravená objednávka či příjemka? Nebylo jasné, komu fakturu předat?

Stejně se podívejte na doklady, které prošly hladce. Srovnání ukáže, co už funguje a které opakující se výjimky stojí za řešení jako první. Právě tam se často skrývá největší prostor pro zrychlení práce účetních i celého schvalovacího procesu.

FAQ / Časté dotazy a odpovědi

Jaký je rozdíl mezi vytěžováním faktur a automatizací jejich zpracování?

Vytěžování rozpoznává a převádí údaje z faktury do strukturovaných dat. Automatizace navazuje kontrolou údajů, párováním s objednávkami, řešením výjimek, schvalováním a předáním k zaúčtování. Faktura může být správně vytěžena, ale přesto čekat na chybějící příjemku či rozhodnutí schvalovatele.

Musí být každá vytěžená faktura zkontrolována člověkem?

Záleží na kvalitě získaných dat, interních pravidlech a konkrétním scénáři. U jednoznačných dokladů lze míru ručních kontrol omezit. U nečitelných údajů, nesouladu s objednávkou či jiných výjimek je vhodné předat fakturu k ověření odpovědné osobě.

Lze vytěžovat i položky faktury, nebo jen údaje v její hlavičce?

Vytěžování se může týkat i řádkových položek. Potřebný rozsah závisí na tom, jak firma doklady účtuje a s čím je potřebuje porovnávat. Právě u faktur s mnoha položkami je důležité ověřit celý navazující postup, včetně kontroly a případných oprav dat.

Má vytěžování smysl i u elektronických faktur?

Ano, ale způsob zpracování se liší podle formátu. Strukturovaná elektronická faktura už některé údaje obsahuje jako data; u PDF či skenu je nutné je z dokumentu rozpoznat. V obou případech však zůstává potřeba údaje ověřit a fakturu provést schvalovacím a účetním procesem.

Lze automatizovat zpracování faktur jen v SAP?

NE. SAP Invoice Management by OpenText je řešení pouze pro firmy využívající SAP, ale automatizaci zpracování faktur lze zavést i v jiných ERP systémech nebo v prostředí Microsoft 365. Vhodná technologie závisí na stávajícím systému, objemu dokladů a tom, jak probíhá jejich kontrola a schvalování.

Musíme automatizovat celý proces zpracování faktur najednou?

Nemusíte. Můžete začít například příjmem a vytěžováním faktur, jedním typem dokladů nebo vybranou společností ve skupině. Předem je ale dobré projít celý proces od přijetí po úhradu, aby první krok řešil skutečnou příčinu zdržení a bylo možné na něj později navázat dalšími kontrolami či schvalováním.

Sdílejte

NEVÁHEJTE, KONTAKTUJTE NÁS.

Máte zájem o další informace nebo o nabídku pro vaši konkrétní situaci?