Digitalizace schvalování smluv a podpisů napříč skupinou HP TRONIC

HP TRONIC Zlín, společnost s více než třicetiletou tradicí a významnou pozicí na trhu spotřební elektroniky, patří mezi nejvýznamnější obchodní a servisní skupiny v České a Slovenské republice.  Do jejího portfolia mimo jiné patří značky jako DATART, NAY nebo ETA. Skupina zaměstnává více než 4 500 lidí a provozuje rozsáhlou síť poboček, distribučních center i centrálních týmů, které zajišťují logistiku, nákup, marketing a podporu pro všechny značky.

Společnost HP TRONIC hledala řešení, které by umožnilo digitalizovat procesy schvalování, podepisování a archivace smluvních dokumentů napříč skupinou. Původní způsob práce s dokumenty byl založený na e-mailech, což komplikovalo sdílení informací, verzování i řízení přístupových práv.

Cílem projektu bylo nasadit jednotný systém pro správu smluv v prostředí Microsoft 365, který by zajistil přehledné workflow, elektronické podpisy v souladu s legislativou a důvěryhodnou archivaci dokumentů. Řešení mělo přinést centralizaci dat, zvýšení efektivity a transparentnosti procesů napříč celou skupinou HP TRONIC.

Řešení bylo postavené na platformě TreeINFO for Microsoft 365, která zajišťuje centrální řízení celého životního cyklu smluv – od vytvoření a připomínkování až po schválení, elektronický podpis a dlouhodobou archivaci.
Workflow v TreeINFO automatizuje jednotlivé kroky procesu schvalování, včetně předschvalování, parafování, notifikací i eskalací úkolů. Každý uživatel má přidělenou roli, což zajišťuje bezpečné a transparentní prostředí pro spolupráci napříč odděleními i společnostmi skupiny.

Elektronické podepisování je realizováno prostřednictvím OBELISK Signing Portal, který umožňuje podepisování dokumentů interními uživateli i externími partnery. Podepsané smlouvy jsou následně ukládány do OBELISK Trusted Archive, který zajišťuje jejich důvěryhodnost, validaci a dlouhodobou prokazatelnost v souladu s platnou legislativou.

Na úspěšnou implementaci navázal v roce 2024 projekt rozšíření systému o nové businessové požadavky, které reflektují rostoucí potřeby skupiny HP TRONIC. Rozšíření zahrnovalo rozšířené možnosti vyhledávání a reportingu, úpravy workflow, hromadné nahrávání příloh, zjednodušenou správu rolí i napojení na Power BI.
Díky těmto úpravám získal HP TRONIC moderní a plně digitalizované prostředí, které propojuje schvalování, podpis i archivaci smluv do jednoho funkčního celku a stalo se klíčovým nástrojem pro řízení back-office procesů napříč skupinou.