Digitalizácia schvaľovania zmlúv a podpisovania dokumentov naprieč skupinou HP TRONIC

HP TRONIC Zlín, spoločnosť s viac ako tridsaťročnou tradíciou a významnou pozíciou na trhu spotrebnej elektroniky, patrí medzi najväčšie obchodné a servisné skupiny v Českej a Slovenskej republike. Do jej portfólia patria okrem iného značky ako DATART, NAY alebo ETA. Skupina zamestnáva viac ako 4 500 ľudí a prevádzkuje rozsiahlu sieť pobočiek, distribučných centier a centrálnych tímov, ktoré zabezpečujú logistiku, nákup, marketing a podporu pre všetky značky.

Spoločnosť HP TRONIC hľadala riešenie, ktoré by umožnilo digitalizovať procesy schvaľovania, podpisovania a archivácie zmluvných dokumentov naprieč skupinou. Pôvodný spôsob práce s dokumentmi bol založený na e-mailoch, čo komplikovalo zdieľanie informácií, verziovanie aj riadenie prístupových práv.

Cieľom projektu bolo nasadiť jednotný systém na správu zmlúv v prostredí Microsoft 365, ktorý by zabezpečil prehľadné workflow, elektronické podpisy v súlade s legislatívou a dôveryhodnú archiváciu dokumentov. Riešenie malo priniesť centralizáciu dát, zvýšenie efektivity a transparentnosti procesov naprieč celou skupinou HP TRONIC.

Riešenie bolo postavené na platforme TreeINFO for Microsoft 365, ktorá zabezpečuje centrálne riadenie celého životného cyklu zmlúv – od vytvorenia a pripomienkovania až po schválenie, elektronický podpis a dlhodobú archiváciu.

Workflow v TreeINFO automatizuje jednotlivé kroky procesu schvaľovania, vrátane predschvaľovania, parafovania, notifikácií a eskalácií úloh. Každý používateľ má pridelenú rolu, čo zaručuje bezpečné a transparentné prostredie na spoluprácu naprieč oddeleniami aj spoločnosťami v rámci skupiny.

Elektronické podpisovanie je realizované prostredníctvom OBELISK Signing Portal, ktorý umožňuje podpisovanie dokumentov internými používateľmi aj externými partnermi. Podpísané zmluvy sú následne ukladané do OBELISK Trusted Archive, ktorý zabezpečuje ich dôveryhodnosť, validáciu a dlhodobú preukázateľnosť v súlade s platnou legislatívou.

Na úspešnú implementáciu nadviazal v roku 2024 projekt rozšírenia systému o nové biznis požiadavky, ktoré reflektovali rastúce potreby skupiny HP TRONIC. Rozšírenie zahŕňalo pokročilé možnosti vyhľadávania a reportingu, úpravy workflow, hromadné nahrávanie príloh, zjednodušenú správu rolí a napojenie na Power BI.

Vďaka týmto úpravám získal HP TRONIC moderné a plne digitalizované prostredie, ktoré spája schvaľovanie, podpisovanie a archiváciu zmlúv do jedného funkčného celku a stalo sa kľúčovým nástrojom na riadenie back-office procesov naprieč celou skupinou.