DocumentExtract: AI riešenie pre automatické vyťažovanie dokumentov

Ako dostať dáta z faktúr, objednávok, účteniek alebo formulárov rýchlo do ERP, DMS či ďalších firemných systémov bez ručného prepisovania? Práve tu dnes začína najväčší prínos AI vyťažovania dokumentov.

Inšpirácie a aktuality

Firmy prijímajú obrovské množstvo dokumentov v rôznych formátoch, od faktúr, ktoré prídu e-mailom, cez objednávky, dodacie listy a fyzické formuláre, až po zmluvy vo Worde či účtenky odfotené mobilným telefónom. A hoci väčšina dokumentov dnes prichádza digitálne, ich spracovanie je stále často manuálne.

Dáta sa prepisujú do ERP, kontrolujú v e-mailoch, dohľadávajú v prílohách alebo validujú ručne. Výsledkom sú zbytočné chyby, pomalé procesy a ľudia, ktorí namiesto práce s informáciami trávia čas ich prepisovaním. Najväčší problém pritom často nie je samotný dokument uložiť, ale dostať z neho správne dáta rýchlo a spoľahlivo do ďalších firemných systémov a procesov – bez ohľadu na ich formát či štruktúru.

DocumentExtract: AI, ktoré premieňa dokumenty na dáta

DocumentExtract by Aricoma je univerzálne AI riešenie pre automatické vyťažovanie dát z dokumentov. Pomáha firmám premieňať neštruktúrované dokumenty na štruktúrované dáta pripravené na ďalšie spracovanie v ERP, DMS, workflow alebo iných firemných systémoch.

Celý princíp je pritom veľmi jednoduchý. Dokumenty stačí zaslať na definovanú zbernú e-mailovú adresu. DocumentExtract následne pomocou AI automaticky rozpozná obsah dokumentu, vyťaží požadované dáta, vykoná ich validáciu a pripraví ich na export cez API do nadväzujúcich systémov a procesov.

Riešenie je navrhnuté tak, aby zvládlo rôzne scenáre vyťažovania bez ohľadu na typ dokumentu alebo rozsah požadovaných dát. Firmy tak môžu automatizovať spracovanie dokumentov bez nutnosti vytvárať špecializované aplikácie pre každý jednotlivý proces.

DocumentExtract zároveň ponúka administrátorské rozhranie na správu scenárov, validácií, AI modelov alebo prevádzkových metrík. Vďaka tomu je možné riešenie jednoducho prispôsobovať novým požiadavkám a postupne rozširovať o ďalšie typy dokumentov a procesov.

Vyťaží faktúry, objednávky aj odfotené dokumenty

Jednou z najväčších výhod riešenia DocumentExtract je jeho univerzálnosť. Nástroj nie je obmedzený iba na faktúry alebo jeden konkrétny proces. Pomocou AI dokáže vyťažovať dáta z rôznych typov dokumentov a pripraviť ich pre ďalšie firemné workflow.

Faktúry a účtovné dokumenty

DocumentExtract dokáže automaticky vyťažiť kľúčové údaje z prijatých faktúr, ako sú dodávatelia, sumy, variabilné symboly, dátumy splatnosti alebo jednotlivé položky. Dáta následne pripraví pre ERP, schvaľovacie workflow alebo archiváciu v DMS.

Účtenky či odfotené dokumenty

DocumentExtract zvládne spracovať aj fotografie dokumentov vytvorené mobilným telefónom, a to aj v prípade, že sú otočené alebo inak nekvalitne naskenované. Typickým scenárom sú napríklad účtenky, servisné protokoly alebo prevádzkové formuláre zasielané e-mailom priamo z terénu.

Objednávky a dodacie listy

Riešenie je možné využiť aj na spracovanie objednávok, dodacích listov alebo logistických dokumentov. AI si poradí aj s rôznymi formátmi a layoutmi dokumentov od rôznych partnerov a dodávateľov.

Formuláre, zmluvy či iné prevádzkové dokumenty

Riešenie je vhodné aj na vyťažovanie dát zo zmlúv, formulárov, príloh alebo ďalších firemných dokumentov, kde je potrebné previesť neštruktúrovaný obsah na dáta pripravené na ďalšie spracovanie.

Prispôsobí sa prostrediu aj AI stratégii firmy

DocumentExtract by Aricoma je navrhnutý tak, aby zapadol do rôznych typov firemných architektúr a bezpečnostných požiadaviek. Riešenie môže fungovať v cloudovom prostredí, on-premise infraštruktúre zákazníka aj v hybridnom režime podľa konkrétnych potrieb organizácie.

Veľkou výhodou je aj flexibilita pri práci s AI modelmi. DocumentExtract nie je pevne naviazaný iba na jeden konkrétny LLM model alebo poskytovateľa AI služieb. Firmy tak môžu využívať rôzne AI modely podľa vlastných preferencií, bezpečnostných požiadaviek, výkonu alebo nákladovosti riešenia.

Administrátori zároveň môžu jednotlivé modely porovnávať nad rovnakými dokumentmi, vyhodnocovať kvalitu výstupov, presnosť extrakcie aj prevádzkové náklady. Vďaka tomu je možné priebežne optimalizovať scenáre vyťažovania podľa konkrétnych procesov a typov dokumentov.

Dôležitou súčasťou riešenia je aj možnosť prevádzkovať AI služby lokálne v zákazníckom prostredí. Citlivé dáta tak nemusia opúšťať firemnú infraštruktúru, čo je zásadné napríklad pre organizácie s vysokými požiadavkami na bezpečnosť, compliance alebo reguláciu dát.

Prečo potrebujete DocumentExtract s AI namiesto klasického OCR?

Mnoho firiem stále využíva na spracovanie dokumentov klasické OCR technológie. Tie dokážu z dokumentu prečítať text a previesť ho do digitálnej podoby. Lenže práve tu sa ich možnosti často končia.

V praxi totiž nestačí dokument iba „prečítať“. Firmy potrebujú pochopiť význam jednotlivých údajov, overiť ich správnosť a pripraviť dáta pre ďalšie procesy v ERP, DMS alebo workflow systémoch. A práve tu prichádza rozdiel medzi tradičným OCR a AI prístupom, na ktorom je postavený DocumentExtract.

Zatiaľ čo klasické OCR rozpozná text, DocumentExtract pomocou umelej inteligencie chápe kontext dokumentu a jednotlivých dát. Dokáže rozpoznať, ktoré údaje predstavujú napríklad číslo objednávky, dátum splatnosti, dodávateľa, sumu alebo konkrétne položky dokumentu. Následne môže dáta validovať podľa definovaných pravidiel a pripraviť ich na ďalšie automatizované spracovanie.

Veľkou výhodou je aj schopnosť pracovať s rôznymi typmi dokumentov a rôznymi layoutmi bez nutnosti zložitého šablónovania alebo pevne definovaných štruktúr. To je zásadné napríklad pri dokumentoch od rôznych dodávateľov, partnerov alebo dokumentoch zasielaných z mobilných zariadení.

DocumentExtract tak nepomáha iba dokument digitalizovať, ale premieňať jeho obsah na štruktúrované a využiteľné dáta pripravené pre reálne firemné procesy.

„Väčšina firiem nemá problém s nedostatkom dokumentov. Problém je, že dáta v nich zostávajú uzamknuté v PDF súboroch, odfotených dokumentoch, e-mailoch či ich prílohách a nedostanú sa efektívne do procesov a systémov.
A práve s tým DocumentExtract by Aricoma pomáha. Chápe kontext a premieňa obsah dokumentov na štruktúrované dáta pripravené na ďalšiu automatizáciu a spracovanie.“

Miroslav Pospíšil

Product Owner

Čo vám prinesie AI vyťažovanie dokumentov?

Najväčší prínos vyťažovania dokumentov pomocou umelej inteligencie nespočíva iba v samotnej automatizácii prepisu dát. Skutočná hodnota vzniká vo chvíli, keď dokážete výrazne zrýchliť prácu s dokumentmi, obmedziť manuálne zásahy a dostať dáta rýchlejšie do nadväzujúcich procesov.

DocumentExtract vám pomôže znížiť množstvo ručnej práce pri spracovaní dokumentov, minimalizovať chybovosť a skrátiť čas potrebný na odovzdanie dát do ERP, DMS alebo workflow systémov. Zamestnanci tak nemusia tráviť čas prepisovaním údajov z faktúr, objednávok alebo formulárov a môžu sa venovať činnostiam s vyššou pridanou hodnotou.

Veľkou výhodou je aj možnosť postupného rozširovania automatizácie naprieč ďalšími dokumentmi a procesmi. Nie ste tak obmedzení iba na jeden scenár, ale môžete rovnaký princíp využiť napríklad pre účtovné dokumenty, logistiku, nákup, HR alebo zákaznícke procesy.

Vďaka API prístupu a možnosti integrácie do existujúcej architektúry sa zároveň môže DocumentExtract stať súčasťou širšej digitálnej transformácie firmy a základnou vrstvou pre ďalšiu automatizáciu a AI workflow.

FAQ / Časté otázky a odpovede

Aké dokumenty dokáže DocumentExtract vyťažovať?

DocumentExtract dokáže vyťažovať dáta prakticky z akéhokoľvek dokumentu. Napríklad z faktúr, objednávok, dodacích listov, účteniek, formulárov, zmlúv aj ďalších prevádzkových dokumentov – a je jedno, či ide o PDF, DOCX, JPEG alebo PNG.

Musia mať dokumenty pevne definovanú šablónu?

Nemusia. Riešenie využíva umelú inteligenciu, ktorá dokáže pracovať aj s rôznymi layoutmi a štruktúrami dokumentov bez potreby zložitého šablónovania.

Kam sa ukladajú vyťažené dáta?

Dáta sa ukladajú do databázy a sú pripravené na export cez API tam, kam ich potrebujete – napríklad do ERP, DMS, BPM, workflow alebo ďalších podnikových systémov.

Je možné riešenie prevádzkovať on-premise?

Áno. DocumentExtract môže fungovať v cloudovom, hybridnom aj on-premise prostredí podľa bezpečnostných a prevádzkových požiadaviek zákazníka.

Aké AI modely DocumentExtract podporuje?

Riešenie nie je obmedzené na jeden konkrétny AI model alebo poskytovateľa a umožňuje využívať rôzne LLM modely podľa preferencií firmy.

Dokáže riešenie validovať vyťažené dáta?

Áno. DocumentExtract umožňuje definovať validačné pravidlá a automaticky kontrolovať správnosť vyťažených údajov.

Je možné pridávať nové scenáre vyťažovania?

Áno. Administrátori môžu jednoducho sami vytvárať a upravovať nové scenáre, nastavovať polia, prompty, validácie alebo AI modely.

Môže DocumentExtract nahradiť DMS alebo ERP systém?

Nie. DocumentExtract nie je náhradou za DMS, ERP ani workflow platformu. Funguje ako doplnok k existujúcim systémom, s ktorými sa integruje a automaticky im pripravuje vyťažené dáta z dokumentov. Celé riešenie beží na pozadí a koncoví používatelia o ňom často ani nemusia vedieť.

Zdieľať

POŽIADAJTE O PREDVEDENIE RIEŠENIA

Popíšte nám vašu situáciu a dohodneme si spoločné stretnutie. Na ňom vám predstavíme DocumentExtract a porozprávame sa o tom, ako zapadne do vášho firemného ekosystému vrátane odporúčania vhodných AI modelov.