AISIN: Digitalizácia schvaľovania prijatých faktúr v prostredí Microsoft 365 s napojením na SAP

AISIN EUROPE MANUFACTURING CZECH je súčasťou globálnej skupiny AISIN, jedného z najväčších svetových dodávateľov automobilového priemyslu. Český výrobný závod patrí medzi významné európske výrobné lokality spoločnosti a zameriava sa na produkciu vysoko presných komponentov pre popredné svetové automobilky. Dlhodobo kladie dôraz na kvalitu výroby, efektivitu procesov aj využívanie moderných digitálnych technológií podporujúcich prevádzku podniku.

Spoločnosť AISIN dlhodobo hľadala spôsob, ako obmedziť manuálne spracovanie prijatých faktúr, zvýšiť transparentnosť schvaľovacieho procesu a zlepšiť dohľadateľnosť dokumentov naprieč organizáciou. Cieľom bolo nahradiť papierové a e-mailové postupy digitálnym riešením, ktoré bude integrované so systémom SAP a súčasne bude rešpektovať interné procesy spoločnosti.

Aricoma pre AISIN implementovala riešenie na digitálne spracovanie prijatých faktúr založené na prostredí Microsoft 365 s využitím TreeINFO for Microsoft 365, technológie OpenText Capture Center a integrácie na SAP.

Implementácia zahŕňala nielen technické nasadenie systému, ale aj návrh a zosúladenie procesov medzi jednotlivými útvarmi spoločnosti. Projekt si vyžadoval úzku spoluprácu zákazníckeho a dodávateľského tímu pri definovaní požiadaviek, nastavovaní workflow, riešení integrácie so systémom SAP a postupnom prispôsobovaní riešenia špecifickým potrebám spoločnosti.

V priebehu projektu sa ukázalo, že niektoré požiadavky bolo nutné ďalej spresňovať a hľadať rovnováhu medzi štandardnou funkcionalitou produktu a zákazníckymi úpravami. Súčasťou realizácie boli aj zmeny vyvolané ďalším rozvojom platformy a súvisiacich komponentov, ktoré si vyžiadali dodatočnú koordináciu a úsilie na oboch stranách. Nasadenie preto nebolo iba technickým projektom, ale aj významnou zmenou spôsobu práce používateľov a súvisiacich procesov.

Výsledkom je digitálny proces spracovania prijatých faktúr založený na prostredí Microsoft 365 s integráciou na SAP. Riešenie umožňuje elektronickú evidenciu prijatých faktúr, riadené schvaľovacie workflow, dohľadateľnosť histórie spracovania dokumentov, zníženie závislosti od papierových dokumentov a lepšiu kontrolu nad stavom a prechodom faktúr organizáciou. Digitalizáciu a automatické vyťaženie údajov z faktúr zabezpečuje OpenText Capture Center, ich evidenciu, uloženie a schvaľovací proces následne TreeINFO for Microsoft 365. Súčasťou riešenia je takisto integrácia so systémom SAP a Kniha došlých faktúr (KDF).

Projekt potvrdil, že digitalizácia podnikových procesov s väzbou na ERP systémy predstavuje komplexnú zmenu, ktorá si vyžaduje nielen vhodné technické riešenie, ale aj dostatok času na zosúladenie očakávaní, procesov a spôsobu práce jednotlivých tímov.

Riešenie sa dnes využíva v bežnej prevádzke a predstavuje dôležitú súčasť digitalizácie administratívnych procesov v spoločnosti AISIN. Aricoma zároveň zabezpečuje jeho dlhodobý servis a rozvoj. Získané skúsenosti zároveň ukázali význam kvalitnej prípravy projektu, jednoznačnej definície zodpovedností, transparentného riadenia zmien a priebežnej komunikácie medzi zákazníkom a dodávateľom.