Automatizácia dokumentov v Business Central: Od EDI po AI vyťažovanie

Ako dostať faktúry, objednávky, dodacie listy a ďalšie dokumenty do Business Central bez zbytočného prepisovania? Prepojte EDI, AI klasifikáciu, vyťažovanie a validáciu do jedného automatizovaného procesu.

Inšpirácie a aktuality

Digitalizované ERP ešte neznamená automatizovaný vstup dokumentov

Microsoft Dynamics 365 Business Central dnes firmám umožňuje automatizovať množstvo finančných, obchodných, nákupných alebo logistických procesov. Samotný proces však často nezačína v informačnom systéme. Začína dokumentom, ktorý do firmy dorazí. Môže ísť o faktúry, objednávky, dodacie listy a ďalšie obchodné alebo prevádzkové dokumenty. Niektoré prichádzajú e-mailom ako PDF, iné ako skeny, súbory z portálov obchodných partnerov alebo v elektronickej štruktúrovanej podobe. Každý z nich pritom môže vyžadovať iný ďalší postup.

Práve medzi prijatím dokumentu a jeho spracovaním v ERP preto často vzniká množstvo manuálnej práce. Používateľ musí dokument otvoriť, rozpoznať jeho typ, skontrolovať obsah, prepísať potrebné údaje a rozhodnúť, do akého procesu patrí. Pri väčšom množstve dokumentov sa z týchto jednotlivých úkonov stáva významná administratívna záťaž, ktorá spomaľuje procesy a vytvára priestor pre chyby.

Otázkou preto nie je len, ako efektívne pracovať s dokumentom v podnikovom systéme, ale predovšetkým ako čo najviac automatizovať jeho cestu od okamihu prijatia až po vznik správneho záznamu alebo nadväzujúceho procesu.

Najčistejšia cesta: Štruktúrované dokumenty bez prepisovania

Najjednoduchšia situácia nastáva vo chvíli, keď dokument neprichádza iba ako obraz alebo PDF určené na čítanie človekom, ale obsahuje dáta v štruktúrovanej podobe. Tieto dáta je možné medzi systémami odovzdať elektronicky a rovno ich využiť v nadväzujúcom procese, bez opätovného prepisovania alebo vyťažovania.

Práve na tomto princípe funguje EDI (Electronic Data Interchange) a ďalšie formy elektronickej výmeny obchodných dokumentov. V prostredí Business Central je možné týmto spôsobom pracovať napríklad s elektronickými faktúrami a postupne aj s ďalšími typmi dokumentov. Microsoft svoj framework E-Documents ďalej rozširuje práve s cieľom obmedzovať manuálne zadávanie dát a podporovať širšiu elektronickú výmenu medzi firmami. Pre prepojenie s obchodnými partnermi je možné využiť aj špecializované rozšírenia pre EDI. Jedným z nich je napríklad E-Connect360, ktoré rozširuje Business Central o elektronickú výmenu obchodných dokumentov.

Význam štruktúrovaných elektronických dokladov bude navyše ďalej rásť. Európska iniciatíva ViDA zavádza od 1. júla 2030 povinnú elektronickú fakturáciu a digitálny reporting pre cezhraničné B2B transakcie v EÚ.
Pokiaľ teda dáta už existujú v štruktúrovanej podobe, najefektívnejšou cestou je využiť ich priamo.

Nie každý dokument prichádza v štruktúrovanej podobe

V praxi však nemožno počítať s tým, že všetky obchodné dokumenty budú prichádzať prostredníctvom EDI alebo ako štruktúrovaný elektronický doklad. Firmy stále dostávajú veľké množstvo dokumentov ako PDF prílohy e-mailov, naskenované dokumenty, obrázky alebo súbory stiahnuté z portálov obchodných partnerov.

Typickým príkladom sú prijaté faktúry. Pre ich automatizované spracovanie sa dlhodobo využívajú OCR a špecializované riešenia na rozpoznávanie a vyťažovanie údajov. V prostredí Business Central je možné využiť napríklad špecializované riešenie Tungsten AP Essentials, ktoré môže byť vhodnou cestou pre spoločnosti hľadajúce štandardizované spracovanie prijatých faktúr a rýchle zavedenie automatizácie tohto konkrétneho procesu. Business Central však možno prepojiť aj s ďalšími externými službami na spracovanie dokladov. V praxi preto využívame nie len hotové napojenia, ale podľa potreby pripravujeme aj vlastné konektory, napríklad na služby tretích strán, napr. Doklado.

Tým sa však problematika dokumentov nekončí. Do firmy prichádzajú aj dobropisy, objednávky zákazníkov, dodacie listy, účtenky, potvrdenia objednávok, formuláre alebo rôzne prevádzkové dokumenty. Líši sa nie len ich obsah a štruktúra, ale aj to, aké dáta z nich potrebujeme získať a čo s nimi má informačný systém následne urobiť. Ak chceme automatizovať prácu s dokumentmi vo väčšom rozsahu, nestačí preto riešiť iba otázku, ako z jedného typu dokumentu prečítať údaje. Potrebujeme najprv spoznať, čo do firmy skutočne dorazilo, a podľa toho zvoliť správny ďalší postup.

Keď nestačí dokument len prečítať

A práve tu prichádza hlavná výhoda moderných AI riešení. Nejde už len o to dokument technicky prečítať a previesť jeho obsah na text. Umelá inteligencia dokáže pracovať aj s významom a kontextom dokumentu, teda spoznať, čo prišlo, určiť, aké informácie z neho potrebujeme získať, a následne overiť, či sú získané dáta pripravené na ďalšie spracovanie. V našom prípade túto úlohu plní DocumentExtract by Aricoma, ktorý môže celý proces rozdeliť do troch nadväzujúcich krokov: klasifikácia, extrakcia a validácia.

Klasifikácia: Čo nám vlastne prišlo?

Ak na jeden vstup prichádza viac typov dokumentov, systém ich môže najprv automaticky rozpoznať a zaradiť do správnej kategórie, napríklad ako faktúru, dobropis, objednávku, dodací list alebo iný dokument. Klasifikácia môže zároveň určiť, ktorý ďalší scenár sa má použiť. Pri viacstránkových PDF dokáže tiež rozpoznať, že jeden súbor obsahuje viac samostatných dokumentov, rozdeliť ich a každý následne spracovať osobitne.

Extrakcia: Z každého dokumentu potrebujeme iné dáta

Po rozpoznaní typu dokumentu nasleduje samotné získanie údajov. Každý scenár môže pritom pracovať s inou sadou informácií. Z faktúry potrebujeme napríklad dodávateľa, sumu, dátum alebo položky. Z objednávky zákazníka, objednané produkty, množstvo a termín dodania. Z dodacieho listu zasa číslo objednávky, skutočne dodané položky alebo množstvo. DocumentExtract umožňuje pre jednotlivé scenáre samostatne definovať vyťažované polia, dátové typy, validačné pravidlá, prompty aj použitý AI model.

Validácia: Sú dáta pripravené na ďalší krok?

Ješte pred odovzdaním údajov do ERP je možné ich správnosť automaticky kontrolovať. Systém môže overovať napríklad povinné polia, formát hodnôt alebo ich vzájomnú konzistenciu. Ak proces vyžaduje kontrolu človekom, môže prebehnúť v samostatnom prostredí DocumentExtract Validate, kde používateľ vidí pôvodný dokument spoločne s vyťaženými údajmi a môže ich potvrdiť alebo opraviť. Alternatívne môže validácia prebehnúť až v cieľovom informačnom systéme. Výsledkom celého procesu sú štruktúrované dáta pripravené na ďalšie automatické spracovanie v ERP.

Cieľom nie je dokument vyťažiť, ale dokončiť celý proces

Klasifikáciou, extrakciou a validáciou práca s dokumentom nekončí. Skutočná automatizácia vzniká až vo chvíli, keď sa získané dáta dostanú do správneho procesu v ERP a používateľ ich nemusí znova prepisovať alebo ručne zakladať. DocumentExtract odovzdáva výsledky spracovania v štruktúrovanej podobe, napríklad prostredníctvom API. Podľa konkrétneho scenára tak môžu dáta pokračovať do Business Central alebo inej nadväzujúcej aplikácie a stať sa podkladom pre vytvorenie zodpovedajúceho dokladu či ďalšieho procesného kroku.

Ďalší postup sa pritom môže líšiť podľa typu dokumentu. Pri prijatej faktúre môže systém pripraviť dáta pre nákupný doklad, pri objednávke zákazníka predajnú objednávku a pri dodacom liste napríklad údaje potrebné pre kontrolu skutočne dodaného množstva. Práve prepojenie prijatia dokumentu, jeho automatického rozpoznania, získania dát a následného procesu v informačnom systéme rozhoduje o tom, koľko manuálnej práce sa podarí skutočne odstrániť.

Cieľom teda nie je iba automaticky získať dáta z dokumentu, ale umožniť čo najväčšiemu podielu dokladov prejsť celým procesom bez zásahu používateľa a ľudskú prácu ponechať predovšetkým na riešenie výnimiek.

Kompletná cesta dokumentu: Od prijatia až po informačný systém

V jednej firme môžu dokumenty prichádzať rôznymi cestami. Štruktúrované obchodné doklady možno spracovať prostredníctvom EDI, napríklad s využitím rozšírenia E-Connect360 pre Business Central. PDF, skeny alebo ďalšie neštruktúrované dokumenty môže naopak prevziať DocumentExtract, ktorý ich klasifikuje, vyťaží potrebné dáta a podľa potreby zaistí ich validáciu.

Obidve cesty sa tak môžu v jednom podnikovom prostredí vzájomne dopĺňať. Firma nemusí rozhodovať medzi EDI, OCR alebo AI ako medzi vzájomne sa vylučujúcimi technológiami. Pre každý typ vstupu je možné zvoliť spôsob, ktorý dáva najväčší zmysel, a výsledné dáta následne využiť v spoločných procesoch ERP.

Výsledkom môže byť jednotný dokumentový proces, v ktorom sa pre každý vstup využije najvhodnejšia cesta, ale všetky potrebné dáta nakoniec pokračujú do správneho procesu v ERP.

„Najväčší prínos vidíme v kombinácii viacerých prístupov: štruktúrované dokumenty spracovať priamo cez EDI a neštruktúrované vstupy doplniť o AI klasifikáciu a vyťažovanie. Vhodnou kombináciou týchto nástrojov tak dokážeme v Business Central postupne automatizovať prakticky všetky bežné dokumentové scenáre.“

Erik Pohl

Dynamics 365 Business Central Team Leader

FAQ / Časté otázky a odpovede

Je PDF faktúra to isté ako elektronická faktúra?

Nie. PDF je síce digitálny dokument, ale z pohľadu automatizovaného spracovania obvykle neobsahuje dáta v štruktúrovanej podobe. Skutočná elektronická faktúra je vytvorená a odovzdaná v štruktúrovanom formáte, ktorý umožňuje jej automatické načítanie do informačného systému bez ručného prepisovania. Typickým príkladom je formát využívaný v sieti Peppol.

Možno automatizáciu dokumentov zavádzať postupne?

Áno. Nie je nutné automatizovať všetky dokumentové procesy naraz. Vhodné je začať scenárom s dostatočným objemom dokumentov a jasne definovaným procesom, napríklad prijatými faktúrami, objednávkami alebo dodacími listami. Po overení výsledkov je možné rovnaký princíp postupne rozširovať na ďalšie typy dokumentov a zvyšovať podiel tých, ktoré prechádzajú bez ručného zásahu.

Dokáže Business Central zabrániť duplicitnému spracovaniu elektronických dokladov?

Áno, pri prichádzajúcich e-dokumentoch obsahuje Business Central kontrolu duplicít. Pri hromadnom importe nevytvorí nový elektronický dokument, pokiaľ už existuje doklad s rovnakým dodávateľom, externým číslom dokladu a dátumom. Automatizácia by však mala počítať aj s ďalšími kontrolami podľa konkrétneho procesu.

Možno prichádzajúcu faktúru automaticky spárovať s nákupnou objednávkou?

Áno. Business Central umožňuje pracovať s prichádzajúcimi elektronickými dokladmi a ich napojením na nákupný proces. Business Central ponúka aj funkcie využívajúce Copilot, ktoré môžu pomôcť s párovaním riadkov elektronických faktúr na existujúce nákupné objednávky podľa popisu, množstva, merných jednotiek alebo súm. Výsledné priradenie je vhodné pred potvrdením skontrolovať.

Aké dôležité sú pre automatizáciu kvalitné kmeňové dáta?

Veľmi. Automatizácia nekončí rozpoznaním hodnôt z dokumentu. Systém musí získané dáta správne priradiť napríklad ku konkrétnemu dodávateľovi, zákazníkovi, položke alebo mernej jednotke. Microsoft preto pri nastavení elektronických dokumentov počíta s využitím kmeňových dát pre identifikáciu obchodných partnerov a položiek. Čím kvalitnejšie sú, tým viac krokov je možné automatizovať.

Vyrieši automatizované spracovanie dokumentov aj ich archiváciu?

Nie nutne. Automatizácia spracovania a dlhodobé uchovávanie dokumentov sú dve rozdielne oblasti. Je preto potrebné rozhodnúť, kde bude uložený originálny dokument, ako dlho sa má uchovávať a aké legislatívne požiadavky sa naň vzťahujú. Business Central napríklad umožňuje nastaviť retenčné pravidlá pre dáta a logy elektronických dokumentov, konkrétnu archivačnú stratégiu je však vhodné riešiť v kontexte celej podnikovej architektúry.

Čo si pripraviť pred zavedením automatizácie dokumentov?

Najlepšie je nezačínať výberom technológie, ale konkrétnym procesom. Je vhodné poznať typy a objemy prichádzajúcich dokumentov, ich zdroje, údaje, ktoré z nich potrebujeme získať, cieľový proces v ERP a situácie, ktoré dnes vyžadujú ručné rozhodnutie. Praktické je pripraviť aj reprezentatívne vzorky dokumentov. Až nad nimi možno určiť, čo môže prebiehať úplne automaticky, kde budú potrebné validačné pravidlá a ktoré výnimky majú zostať používateľom.

Možno na automatické spracovanie dokumentov nadviazať aj ich schvaľovaním?

Áno. Po vytvorení príslušného dokladu je možné v Business Central využiť schvaľovacie workflow a dokument odovzdať zodpovednému používateľovi podľa nastavených pravidiel. Pri nákupných dokumentoch je možné pracovať napríklad so schvaľovateľmi, finančnými limitmi, zastupovaním alebo notifikáciami. Pre zložitejšie procesy je možné štandardné možnosti ERP ďalej rozšíriť, napríklad pomocou Power Automate. Automatizácia tak nemusí skončiť načítaním dát do systému. Môže pokračovať aj nadväzujúcim schválením a ďalšími krokmi podľa interných procesov firmy.

Zdieľať

PREBERME AUTOMATIZÁCIU DOKUMENTOV

Napíšte nám, ako dnes dokumenty do ERP dostávate a spracovávate. Pozrieme sa, kde možno obmedziť prepisovanie, ručné triedenie a kontrolu a posunúť proces k vyššej miere automatizácie.