Nestačia vám reporty v Business Central? Prepojte dáta s Power BI

Microsoft Dynamics 365 Business Central je predovšetkým transakčný systém. Zabezpečuje, aby boli správne zaúčtované doklady, evidované pohľadávky, zaznamenané pohyby zásob a dohľadateľné obchodné operácie. Manažérska analytika má inú úlohu: prepojiť tieto dáta do ukazovateľov, ukázať ich vývoj a umožniť hľadať príčiny odchýlok.

Preto ani dobre nastavený Microsoft Dynamics 365 Business Central nemusí sám odpovedať na všetky otázky vedenia. Finančný riaditeľ potrebuje porovnávať skutočnosť s rozpočtom a minulým obdobím, obchodný riaditeľ sledovať maržu podľa zákazníkov a sortimentu a CEO vidieť vzťah medzi predajom, pohľadávkami, zásobami a likviditou. Dáta na tieto odpovede už vo firme často existujú. Chýba však spoločný model, ktorý ich prepojí a bude všetkým rolám zobrazovať čísla rovnakým spôsobom.

Jednou z možností je vytvoriť vlastné riešenie v Power BI od dátového rozhrania až po jednotlivé ukazovatele. Druhou cestou je využiť pripravený analytický základ pre Business Central a upraviť ho podľa potrieb firmy. Voľba medzi oboma prístupmi závisí od otázok, ktoré chcete nad dátami riešiť, kvality nastavenia Business Central a požiadaviek na vlastné ukazovatele, dátové zdroje či prístupové pravidlá.

Štandardné zostavy Business Central majú svoje miesto: poskytujú detail transakcií, rešpektujú kontext konkrétnej agendy a pomáhajú pri každodennej práci. Excel je zase prirodzený na jednorazový rozbor. Slabina sa objaví vo chvíli, keď rovnaký prehľad vzniká každý týždeň, závisí od konkrétneho človeka alebo si vyžaduje spájanie viacerých oblastí.

Varovným signálom sú rozdielne definície rovnakého ukazovateľa. Financie počítajú maržu z účtovných položiek, obchod z fakturovaných riadkov a vedenie vidí dve správne vyzerajúce, no odlišné čísla. Ďalším signálom je nemožnosť rýchlo prejsť od súhrnu k príčine: napríklad od poklesu marže ku konkrétnej kategórii tovaru, zákazníkovi či stredisku.

BI vrstva dáva zmysel aj vtedy, keď firma potrebuje sledovať viacero spoločností rovnakou optikou. Nejde len o sčítanie výsledkov. Musí byť jasné, ktoré spoločnosti sú zahrnuté, v akej mene sa čísla zobrazujú a či majú spoločne používané dimenzie porovnateľný význam.
 

Analytics Suite je rozšírenie inštalované priamo do Microsoft Dynamics 365 Business Central. Vybrané účtovné a prevádzkové dáta sprístupňuje prostredníctvom vlastného aplikačného programového rozhrania (API), z ktorého ich načítava pripravený dátový model a report v Power BI. Používatelia tak nemusia od začiatku vytvárať dátové rozhranie, väzby ani základné analytické ukazovatele.

Analytics Suite pokrýva financie, bankové účty, pohľadávky a záväzky, predaj, nákup a zásoby. Používateľ môže pracovať s hotovými stránkami a nad rovnakým modelom vytvárať vlastné analýzy. Hlavný prínos nespočíva vo väčšom množstve grafov, ale v zjednotenej interpretácii ukazovateľov a možnosti filtrovať ich rovnakými atribútmi a dimenziami.

Report sa môže zobraziť v češtine, slovenštine, nemčine alebo angličtine podľa jazyka používateľa.

Pre finančné riadenie nie je rozhodujúci len stav hlavnej knihy, ale vzťahy medzi skutočnosťou, rozpočtom, pohľadávkami, záväzkami a peňažnými prostriedkami. Analytics Suite umožňuje sledovať výnosy, náklady a maržu v čase, porovnávať skutočnosť s rozpočtom a minulým obdobím alebo pracovať s účtovnými schémami pripravenými v Business Central.

Pri pohľadávkach a záväzkoch je dôležitý pohľad „k dátumu“, starnutie položiek a rozdelenie podľa splatnosti. Vedenie tak nemusí pracovať iba s dnešným saldom, ale môže hodnotiť vývoj platobnej morálky. Jednoduchý pohľad na cash flow prepája zostatky bankových účtov s budúcimi príjmami a výdavkami z otvorených položiek podľa dátumu splatnosti.

Rovnaké dáta majú pre rôzne roly iný význam. Vedenie sleduje trend predaja a marže, obchod zas zákazníkov a sortiment, nákup potrebuje porovnať náklady a dodávateľov a prevádzka rieši peniaze v zásobách. Jednotný model umožní prechádzať medzi týmito pohľadmi bez vytvárania novej tabuľky pre každú otázku.

V predaji možno analyzovať čistý predaj, náklady, maržu, zľavy, množstvo alebo vývoj zákazníckych segmentov. Nákupné pohľady pracujú s dodávateľmi, nákladmi, množstvom a medziročným porovnaním. Pri zásobách sa prepája množstvo, hodnota a obrátka. To pomáha odlíšiť položku, ktorá je len objemná, od položky, v ktorej zostáva dlho viazaný kapitál.

Analytics Suite dokáže pracovať s jednou spoločnosťou aj s viacerými spoločnosťami vybratými v prostredí Business Central. Každý záznam nesie informáciu o spoločnosti, takže používateľ môže pohľad filtrovať alebo spoločnosti sčítavať. Pre skupiny, ktoré v súčasnosti pripravujú prehľady za jednotlivé firmy oddelene, ide o významné zjednodušenie.

Technické prepojenie však nevyrieši rozdiely v dátach. Analytics Suite spracováva dimenzie 1 – 8 podľa ich poradia v nastavení financií. Ak jedna spoločnosť používa dimenziu „Stredisko“ pre pobočku a druhá pre tím, spoločný graf bude zavádzajúci. Sumy sa navyše načítavajú v lokálnej mene každej spoločnosti, takže súhrn firiem s rôznou menou bez prepočtu nedáva zmysel. Pred nasadením je preto vhodné porovnať účtové osnovy, kategórie tovaru, meny, kalendáre a význam kľúčových dimenzií. Skutočnú konsolidáciu vrátane eliminácií a menových prepočtov nemožno zamieňať s jednoduchým súhrnom spoločností.

Analytics Suite dáva zmysel firmám, ktoré chcú nad dátami z Business Central rýchlo získať opakovateľný reporting a nebudovať celé analytické riešenie od začiatku. Najväčšiu hodnotu prinesie tam, kde účtová osnova, dimenzie, kategórie tovaru alebo rozpočty zodpovedajú tomu, ako firma skutočne sleduje svoje financie, predaj a zásoby. Analytické rozšírenie totiž dáta sprehľadní a zasadí do súvislostí, nemôže však nahradiť ich správnu evidenciu.

Pokiaľ sú pre rozhodovanie zásadné aj dáta z výroby, projektov, servisu, nezaúčtovaných dokladov alebo externých systémov, je potrebné overiť, či postačí štandardný rozsah Analytics Suite, alebo bude vhodné riešenie ďalej doplniť. Podobne je to pri špecifickom plánovaní, konsolidácii viacerých spoločností alebo individuálne nastavených ukazovateľoch.

Prvým krokom by preto nemal byť zoznam požadovaných grafov, ale niekoľko konkrétnych otázok, na ktoré dnes vedenie ťažko hľadá odpoveď. Konzultácia nad týmito otázkami pomôže určiť, čo možno pokryť hotovým riešením a kde má zmysel uvažovať o úprave či nadväzujúcom vývoji.