ERP pre tlačiarne a výrobcov obalov: Ako získať kontrolu nad každou zákazkou

Na prvý pohľad sa môže zdať, že tlačiareň potrebuje rovnaké ERP ako akákoľvek iná výrobná firma. Hneď ako sa ale dostaneme ku kalkuláciám, plánovaniu výroby alebo riadeniu jednotlivých zákaziek, začínajú sa objavovať špecifické požiadavky, ktoré bežné ERP riešenia často nepokrývajú.

Polygrafická výroba je založená na zákazkách, z ktorých je téměř každá iná. Líšia sa použitými materiálmi, technológiami, termínmi aj výrobnými postupmi. Mnoho tlačiarní preto vedľa ERP využíva ďalšie tabuľky alebo špecializované aplikácie, ktoré komplikujú zdieľanie dát aj celkové riadenie spoločnosti.

Práve preto vznikli špecializované ERP a MIS riešenia pre polygrafiu, napríklad PrintVis, ktoré rozširuje Microsoft Dynamics 365 Business Central o funkcie navrhnuté priamo pre tlačiarne. Aké možnosti by mal moderný informačný systém ponúknuť a podľa čoho ho vyberať?

Výber ERP systému by nemal začínať zoznamom funkcií, ale otázkou, aké procesy má riešenie pokrývať. Cieľom nie je zaobstarať ďalší softvér, ale prepojiť obchod, výrobu, logistiku aj ekonomiku tak, aby všetci pracovali s jednými dátami a manažment mal kedykoľvek prehľad o fungovaní celej spoločnosti.

Moderné ERP pre tlačiarne by preto malo zvládnuť celý životný cyklus zákazky, od dopytu a kalkulácie cez plánovanie výroby až po expedíciu, fakturáciu a vyhodnotenie skutočných nákladov. Práve prepojenie jednotlivých procesov prináša najväčšie úspory času a obmedzuje chybovosť spôsobenú ručným prepisovaním informácií.

Rovnako dôležitá je otvorenosť systému. ERP by malo byť pripravené na integráciu s e-shopmi, CRM, výrobnými technológiami alebo nástrojmi pre reporting a analýzu dát. Vďaka tomu nemusí firma v budúcnosti meniť celý informačný systém pri každej novej požiadavke.

Informačný systém zvyčajne nie je potrebné meniť preto, že je starý. Dôvodom býva skôr to, že prestal držať krok s rozvojom firmy. Počet zákaziek rastie, výroba sa komplikuje a zamestnanci si začínajú pomáhať tabuľkami, vlastnými evidenciami alebo ďalšími aplikáciami. Ak spoznávate niektorý z nasledujúcich signálov, je pravdepodobne čas začať uvažovať o modernejšom riešení.

Výber ERP pre polygrafiu patrí medzi strategické rozhodnutia, ktoré ovplyvnia fungovanie spoločnosti na mnoho rokov dopredu. Nejde preto len o porovnanie funkcií alebo ceny jednotlivých riešení. Prvým krokom by mala byť analýza súčasných procesov a jasné pomenovanie oblastí, ktoré má nový systém zlepšiť. Práve pochopenie vlastných potrieb je základom úspešného projektu.
Najväčšou chybou nie je vybrať zlé ERP. Najväčšou chybou je začať jeho výber skôr, než presne viete, aké problémy má nový systém vyriešiť.

Až potom má zmysel porovnávať jednotlivé riešenia. Vedľa funkčného rozsahu je vhodné posudzovať aj možnosti integrácie, používateľskú prívetivosť, budúci rozvoj platformy aj skúsenosti implementačného partnera s projektmi v polygrafickom priemysle. Rovnako dôležité je chcieť vidieť systém na reálnych scenároch z vašej prevádzky, napríklad pri tvorbe kalkulácie, plánovaní výroby alebo vyhodnotení zákazky. Práve na nich najlepšie spoznáte, či riešenie zodpovedá potrebám vašej tlačiarne.

Pri výbere ERP systému sa firmy často sústredia predovšetkým na cenu alebo počet ponúkaných funkcií. Vo skutočnosti ale o úspechu projektu rozhodujú iné faktory. Dôležité je, či systém skutočne zodpovedá spôsobu, akým vaša tlačiareň funguje, či podporuje kľúčové procesy a či ho bude možné rozvíjať aj v nasledujúcich rokoch. Rovnako významnú úlohu hrá implementačný partner, ktorý by mal rozumieť nielem samotnej technológii, ale aj špecifikám polygrafickej výroby.

Častou chybou je aj snaha prispôsobiť firemné procesy obmedzeniam informačného systému alebo naopak požadovať rozsiahle úpravy na mieru tam, kde existujú osvedčené štandardy. Oboje spravidla vedie k zbytočne zložito implementáciám, vyšším nákladom aj komplikovanejším aktualizáciám. Moderné ERP by malo ponúknuť dostatočnú flexibilitu, ale zároveň vychádzať z overených procesov, ktoré pomáhajú firmám fungovať efektívnejšie.

Výber ERP preto nie je len rozhodnutím o novom softvéri. Je to investícia do spôsobu, akým bude vaša spoločnosť riadiť zákazky, plánovať výrobu a pracovať s dátami v najbližších rokoch. Vyplatí sa preto venovať dostatok času príprave aj samotnému výberu riešenia.

Správne zvolené ERP nespoznáte podľa počtu funkcií, ale podľa toho, že sa stane prirodzenou súčasťou každodennej práce. Obchodníci pripravujú ponuky rýchlejšie, výroba plánuje z jedného systému, manažment má k dispozícii aktuálne dáta a zamestnanci nemusia prepisovať informácie medzi niekoľkými aplikáciami. Namiesto hľadania správnych údajov sa môžu venovať činnostiam, ktoré firme skutočne prinášajú hodnotu.

Prínosy nového ERP sa navyše neprejavia len v jednotlivých oddeleniach. Vďaka prepojeniu obchodných, výrobných, logistických aj ekonomických procesov získava vedenie spoločnosti lepší prehľad o zákazkách, nákladoch aj vyťažení výroby. Rozhodovanie je rýchlejšie, presnejšie a opiera sa o aktuálne dáta, nie o odhady alebo ručne pripravované reporty.

Dobre vybrané ERP nie je len nástrojom na riadenie súčasnej prevádzky. Je základom pre ďalší rozvoj spoločnosti. Umožňuje ľahko rozširovať funkcionalitu, integrovať nové aplikácie, automatizovať rutinné činnosti a využívať moderné technológie, ako je business intelligence alebo umelá inteligencia. Vďaka tomu systém podporuje rast firmy aj niekoľko rokov po implementácii.