ERP pro tiskárny a výrobce obalů: jak získat kontrolu nad každou zakázkou

Na první pohled se může zdát, že tiskárna potřebuje stejné ERP jako jakákoli jiná výrobní firma. Jakmile se ale dostaneme ke kalkulacím, plánování výroby nebo řízení jednotlivých zakázek, začínají se objevovat specifické požadavky, které běžná ERP řešení často nepokrývají.

Polygrafická výroba je založena na zakázkách, z nichž je téměř každá jiná. Liší se použitými materiály, technologiemi, termíny i výrobními postupy. Mnoho tiskáren proto vedle ERP využívá další tabulky nebo specializované aplikace, které komplikují sdílení dat i celkové řízení společnosti.

Právě proto vznikla specializovaná ERP a MIS řešení pro polygrafii, například PrintVis, které rozšiřuje Microsoft Dynamics 365 Business Central o funkce navržené přímo pro tiskárny. Jaké možnosti by měl moderní informační systém nabídnout a podle čeho jej vybírat?
 

Výběr ERP systému by neměl začínat seznamem funkcí, ale otázkou, jaké procesy má řešení pokrývat. Cílem není pořídit další software, ale propojit obchod, výrobu, logistiku i ekonomiku tak, aby všichni pracovali s jedněmi daty a management měl kdykoliv přehled o fungování celé společnosti.

Moderní ERP pro tiskárny by proto mělo zvládnout celý životní cyklus zakázky, od poptávky a kalkulace přes plánování výroby až po expedici, fakturaci a vyhodnocení skutečných nákladů. Právě propojení jednotlivých procesů přináší největší úspory času a omezuje chybovost způsobenou ručním přepisováním informací.

Stejně důležitá je otevřenost systému. ERP by mělo být připravené na integraci s e-shopy, CRM, výrobními technologiemi nebo nástroji pro reporting a analýzu dat. Díky tomu nemusí firma v budoucnu měnit celý informační systém při každém novém požadavku.

Informační systém obvykle není potřeba měnit proto, že je starý. Důvodem bývá spíše to, že přestal držet krok s rozvojem firmy. Počet zakázek roste, výroba se komplikuje a zaměstnanci si začínají pomáhat tabulkami, vlastními evidencemi nebo dalšími aplikacemi. Pokud poznáváte některý z následujících signálů, je pravděpodobně čas začít uvažovat o modernějším řešení.
 

Výběr ERP pro polygrafii patří mezi strategická rozhodnutí, která ovlivní fungování společnosti na mnoho let dopředu. Nejde proto jen o porovnání funkcí nebo ceny jednotlivých řešení. Prvním krokem by měla být analýza současných procesů a jasné pojmenování oblastí, které má nový systém zlepšit. Právě pochopení vlastních potřeb je základem úspěšného projektu.
Největší chybou není vybrat špatné ERP. Největší chybou je začít jeho výběr dříve, než přesně víte, jaké problémy má nový systém vyřešit.

Teprve poté má smysl porovnávat jednotlivá řešení. Vedle funkčního rozsahu je vhodné posuzovat také možnosti integrace, uživatelskou přívětivost, budoucí rozvoj platformy i zkušenosti implementačního partnera s projekty v polygrafickém průmyslu. Stejně důležité je chtít vidět systém na reálných scénářích z vašeho provozu, například při tvorbě kalkulace, plánování výroby nebo vyhodnocení zakázky. Právě na nich nejlépe poznáte, zda řešení odpovídá potřebám vaší tiskárny.

Při výběru ERP systému se firmy často soustředí především na cenu nebo počet nabízených funkcí. Ve skutečnosti ale o úspěchu projektu rozhodují jiné faktory. Důležité je, zda systém skutečně odpovídá způsobu, jakým vaše tiskárna funguje, zda podporuje klíčové procesy a zda jej bude možné rozvíjet i v následujících letech. Stejně významnou roli hraje implementační partner, který by měl rozumět nejen samotné technologii, ale také specifikům polygrafické výroby.

Častou chybou je také snaha přizpůsobit firemní procesy omezením informačního systému nebo naopak požadovat rozsáhlé úpravy na míru tam, kde existují osvědčené standardy. Obojí zpravidla vede ke zbytečně složitým implementacím, vyšším nákladům i komplikovanějším aktualizacím. Moderní ERP by mělo nabídnout dostatečnou flexibilitu, ale zároveň vycházet z ověřených procesů, které pomáhají firmám fungovat efektivněji.

Výběr ERP proto není jen rozhodnutím o novém softwaru. Je to investice do způsobu, jak bude vaše společnost řídit zakázky, plánovat výrobu a pracovat s daty v příštích letech. Vyplatí se proto věnovat dostatek času přípravě i samotnému výběru řešení.

Správně zvolené ERP nepoznáte podle počtu funkcí, ale podle toho, že se stane přirozenou součástí každodenní práce. Obchodníci připravují nabídky rychleji, výroba plánuje z jednoho systému, management má k dispozici aktuální data a zaměstnanci nemusí přepisovat informace mezi několika aplikacemi. Místo hledání správných údajů se mohou věnovat činnostem, které firmě skutečně přinášejí hodnotu.

Přínosy nového ERP se navíc neprojeví pouze v jednotlivých odděleních. Díky propojení obchodních, výrobních, logistických i ekonomických procesů získává vedení společnosti lepší přehled o zakázkách, nákladech i vytížení výroby. Rozhodování je rychlejší, přesnější a opírá se o aktuální data, nikoliv o odhady nebo ručně připravované reporty.

Dobře vybrané ERP není jen nástrojem pro řízení současného provozu. Je základem pro další rozvoj společnosti. Umožňuje snadno rozšiřovat funkcionalitu, integrovat nové aplikace, automatizovat rutinní činnosti a využívat moderní technologie, jako je business intelligence nebo umělá inteligence. Díky tomu systém podporuje růst firmy i několik let po implementaci.