E-fakturace bez odkladu: Belgie a Francie přecházejí na nový standard

Belgie a Francie přecházejí na povinnou e-fakturaci v B2B a rozšiřují digitální reporting DPH včetně přeshraničních transakcí. Jaké změny čekají finanční oddělení, účetnictví a nastavení interních procesů?

Zveřejněno dne: 03. 03. 2026

Inspirace a aktuality

Evropské státy postupně mění způsob, jakým si firmy předávají faktury a data o DPH. Belgie a Francie patří mezi ty, které už neponechávají prostor pro odklad, povinná e-fakturace mezi firmami je legislativní realitou a ve Francii ji doplňuje i digitální reporting transakcí. Nejde jen o nový formát dokumentu. Změna se dotýká účetních procesů, kontrol DPH i toho, jak spolu komunikují ERP systémy dodavatelů a odběratelů.

Co je povinné a od kdy

Od 1. 1. 2026 si musí všechny belgické firmy registrované k DPH mezi sebou vyměňovat strukturované elektronické faktury. Povinnost se vztahuje na B2B transakce. Vztahy B2C zůstávají dobrovolné. Pokud firma vystavuje nebo přijímá faktury od belgických plátců DPH, musí být schopna pracovat s předepsaným strukturovaným formátem.

Povinný formát a způsob výměny

Belgický model stojí na formátu Peppol BIS Billing 3.0, který vychází z evropského standardu EN 16931. Faktura tedy není PDF, ale datový soubor, který může účetní nebo ERP systém automaticky zpracovat.Výměna probíhá přes síť Peppol v tzv. čtyřrohém (4-corner) modelu, odesílatel i příjemce komunikují prostřednictvím akreditovaných poskytovatelů (access pointů), kteří zajistí bezpečné doručení.

Platformy a infrastruktura

Základní infrastrukturou je síť Peppol. Firmy se do ní registrují prostřednictvím poskytovatele, který jejich systém napojí na síť. Pro komunikaci s veřejným sektorem slouží platforma Mercurius, která je s Peppolem úzce propojena. Platforma Hermes pak umožňuje dočasné řešení pro subjekty, které ještě nejsou technicky připraveny přijímat strukturované faktury, systém zde převádí datový formát do uživatelsky čitelné podoby (např. PDF).

Co to znamená pro finance a účetnictví

Z pohledu finančního oddělení nejde jen o změnu „kanálu odeslání“. Faktury musí obsahovat správně strukturovaná data, jinak je systém příjemce nepřijme. To klade vyšší nároky na kvalitu kmenových dat, nastavení DPH a správné mapování údajů v DMS či ERP. Výhodou je naopak možnost plné automatizace příjmu i zaúčtování bez ručního přepisování.

Jaký je první praktický krok

Základem je registrace společnosti do sítě Peppol prostřednictvím akreditovaného poskytovatele. Současně je vhodné prověřit, zda váš systém pro správu faktur (Invoice Management System, DMS, ERP) umí přijímat / generovat faktury ve formátu Peppol BIS 3.0 a zda jsou data v systému připravena na plně strukturovanou výměnu.

E-fakturace ve Francii

Francie zavádí povinnou elektronickou fakturaci mezi firmami a zároveň rozšiřuje digitální reporting dat o transakcích směrem k daňové správě. Nejde tedy jen o výměnu faktur mezi dodavatelem a odběratelem, ale o širší systém, který umožňuje státu získávat data o DPH téměř v reálném čase. Pro finanční oddělení to znamená vyšší nároky na přesnost, konzistenci a včasnost dat.

Co je povinné a od kdy

Francie zavádí povinnou e-fakturaci a e-reporting postupně podle velikosti firem. Od 1. září 2026 musí všechny společnosti registrované k DPH ve Francii být schopny přijímat elektronické faktury ve strukturovaném formátu.

Ve stejném termínu vzniká povinnost vystavovat e-faktury a plnit digitální reporting u velkých a středních podniků. Pro malé a mikro podniky se tato povinnost posouvá na 1. září 2027, což jim dává roční prostor na přípravu a volbu optimálního řešení.

Formáty a národní specifika

Francie umožňuje více technických formátů, například UBL 2.1 nebo UN/CEFACT CII. Podporován je i hybridní formát Factur-X (známý v Německu jako ZUGFeRD), který kombinuje PDF a strukturovaná data. Kromě evropského standardu EN 16931 přidává Francie i některé povinné národní údaje, například identifikátor SIREN, kategorii plnění nebo specifické informace týkající se DPH. Systém tedy vyžaduje přesné a úplné vyplnění datových polí.

Platformní model a reporting

Na rozdíl od některých zemí Francie nepracuje s jediným státním portálem. Firmy si vybírají z akreditovaných platforem (PDP – Plateformes de Dématérialisation Partenaires), které komunikují s daňovou správou. Tyto platformy zajišťují nejen přenos faktur mezi obchodními partnery, ale také odeslání povinných dat státu. Alternativně lze využít i síť Peppol, pokud splňuje francouzské požadavky.

Co to znamená pro finance a controlling

Francouzský model má výraznější dopad na interní procesy než samotná výměna faktur. Reporting transakcí směrem ke státu zvyšuje tlak na správnost DPH, klasifikaci plnění i včasnost zaúčtování.
Chyby v datech se mohou projevit rychleji než ve dřívějším modelu zpracování. Pokud jsou ale procesy správně nastavené, přináší tento režim vyšší transparentnost a podporuje automatizaci finančních procesů.

Co to pro mezinárodní firmy a přeshraniční obchod znamená?

Povinná e-fakturace v Belgii a Francii se netýká jen místních společností. Dopadá na každou firmu, která s těmito trhy obchoduje, ať už jako dodavatel, odběratel nebo součást mezinárodní skupiny. Pokud vystavujete faktury belgickému plátci DPH, musíte být schopni je doručit ve strukturovaném formátu. Ve Francii se navíc může přidat povinnost reportingu určitých transakcí.

Pro nadnárodní skupiny to znamená ještě širší souvislosti. Centrální fakturační systém či ERP systém musí zvládnout různé národní formáty, specifická datová pole i napojení na více platforem. Nestačí lokální úprava v jedné zemi, je potřeba jednotná architektura, která umožní reagovat i na další státy, které podobný model postupně zavádějí.

Z pohledu přeshraničního obchodu se zvyšuje význam standardizace. Formáty vycházející z EN 16931 a infrastruktura typu Peppol umožňují interoperabilitu napříč státy, ale pouze za předpokladu, že jsou data správně strukturovaná. Neúplné nebo nekonzistentní údaje mohou vést k odmítnutí faktury nebo komplikacím v oblasti DPH.

Pro finanční řízení to znamená posun: faktura už není jen účetní doklad, ale datový zdroj, který vstupuje do automatizovaných kontrol a reportingu. Kvalita dat, správné nastavení DPH a provázání fakturačního systému či ERP s externími platformami se stávají klíčovým faktorem bezproblémového provozu.

Jak se připravit strategicky, nejen technicky

Povinná e-fakturace v Belgii a Francii není jen otázkou technického formátu, ovlivňuje celý tok faktury od jejího vystavení nebo přijetí, přes kontrolu DPH až po archivaci a případný reporting. Firmy by proto měly začít revizí svých procesů, datové kvality a schopnosti technologií pracovat se strukturovanými daty podle standardů jako EN 16931. Cílem není pouze splnit zákonný požadavek, ale nastavit prostředí, které bude dlouhodobě funkční i pro další státy zavádějící obdobný režim.

DMS a invoice management

Základ často leží mimo samotné ERP. Enterprise DMS/ECM systémy a nástroje pro automatizaci zpracování přijatých faktur (Accounts Payable Automation) zajišťují příjem strukturovaných e-faktur, jejich validaci, řízení workflow a dohledatelnost ještě před tím, než jsou data finálně zaúčtována.

Řešení jako SAP Invoice Management (Vendor Invoice Management) od OpenText umožňují v prostředí SAP automatizovat kontrolu faktur vůči objednávkám, řídit schvalovací procesy a pracovat se strukturovanými daty přijatými například prostřednictvím Peppol nebo jiných platforem. Platformy podobného typu zároveň nabízejí globální e-invoicing služby, které pomáhají firmám napojit se na národní infrastruktury (např. Peppol či francouzské akreditované platformy) a zajistit legislativní compliance napříč zeměmi.

Podobně systémy jako Newgen Accounts Payable podporují digitalizovaný životní cyklus přijaté faktury, od převzetí strukturovaných dat přes jejich validaci až po workflow a archivaci. ECM platformy typu OpenText Content Management či IBM FileNet pak poskytují robustní správu dokumentů, auditní stopu a řízení procesů napříč organizací a to je důležité zejména při vyšších nárocích na kontrolu a dohledatelnost v prostředí povinného reportingu.

Tyto systémy typicky umožňují:

převzetí a validaci strukturovaných e-faktur (např. Peppol BIS, UBL, CII),
kontrolu dat vůči objednávkám, smlouvám a dodavatelům,
řízení výjimek a schvalovacích procesů,
bezpečné předání validovaných dat do ERP a archivaci v souladu s interními i zákonnými požadavky.

V kontextu povinné e-fakturace mají zásadní význam. Pomáhají zajistit, aby data vstupující do účetnictví a případného reportingu byla správná, úplná a konzistentní.

ERP systémy s integrovanou e-fakturací

Na tuto vrstvu navazuje samotné ERP. Moderní systémy postupně rozšiřují podporu elektronické fakturace v souladu s evropským standardem EN 16931 a umožňují napojení na sítě jako Peppol nebo na národní platformy.

Například Microsoft Dynamics 365 Finance nabízí nástroje pro generování a příjem strukturovaných elektronických faktur a podporuje integrační scénáře s externími e-invoicing službami. V prostředí SAP lze využít kombinaci standardních funkcí a specializovaných řešení (např. OpenText VIM nebo integračních služeb pro připojení k Peppol či francouzským akreditovaným platformám).

Klíčové je ověřit, zda konkrétní implementace ERP skutečně pokrývá požadavky dané země, včetně národních specifik (například povinných polí ve Francii) a technického způsobu doručení faktury, či je potřeba rozšířit, jako například SAP o Invoice Management.

Nejprve procesy, až poté technologie

Technologie sama o sobě nestačí. Pokud nejsou správně nastavená kmenová data, klasifikace plnění nebo kontrolní mechanismy DPH, strukturovaná e-faktura chybu jen urychlí a rychleji ji přenese do dalších systémů. Proto je vhodné nejprve prověřit datovou kvalitu, způsob schvalování faktur a připravenost na digitální reporting a teprve poté rozhodovat o konkrétní platformě nebo integrační architektuře.

Nepodceňte změnu, která ovlivní vaše finance

Povinná e-fakturace v Belgii a Francii je dalším krokem směrem k plně digitálnímu řízení DPH v Evropě. Nejde jen o formální splnění legislativy, ale o změnu, která se dotýká procesů, systémů i odpovědnosti finančního oddělení. Firmy, které přípravu podcení, riskují komplikace v toku faktur, chyby v reportingu i zbytečnou manuální zátěž.

V Aricomě máme dlouholeté zkušenosti s implementací systémů pro zpracování faktur, ECM platforem i podnikových informačních systémů v prostředí SAP, Microsoft i dalších technologií. Proto rádi pomůžeme nastavit vaše procesy tak, aby splňovaly legislativní požadavky a zároveň přinášely vyšší míru automatizace, kontroly a efektivity.