Jak vybrat ideální dokument management systém (DMS): Průvodce správou dokumentů a nejnovější trendy

DMS systém (Document Management System) je řešení pro správu dokumentů, které pomáhá firmám digitalizovat dokumenty a mít nad nimi plnou kontrolu – od jejich tvorby, přes správu verzí, schvalovací procesy, až po archivaci dokumentů. Místo chaotického sdílení přes e-maily a cloud disky získáte centralizované, zabezpečené a přehledné úložiště dokumentů.

Moderní DMS pro firmy umožňuje nastavení workflow přesně podle potřeb konkrétní organizace. Digitalizace firemních dokumentů přináší vyšší efektivitu práce, větší bezpečnost dat, splnění legislativních požadavků (např. GDPR) a výraznou úsporu času. Nejlepší systémy pro správu dokumentů dnes navíc podporují cloudová řešení, automatizaci opakujících se procesů, využití AI pro třídění a vyhledávání dokumentů i mobilní přístup. Zkrátka – digitalizace dokumentů znamená pracovat chytře, ne tvrdě.

Na trhu je dostupných několik zavedených DMS systémů pro firmy – tyto systémy pro správu dokumentů se liší architekturou, úrovní přizpůsobení a vhodností podle typu organizace.

Microsoft SharePoint

Jedná se o jedno z nejrozšířenějších řešení, zejména díky své integraci v rámci Microsoft 365. V základní podobě nabízí funkcionality pro správu obsahu a spolupráci, ale pro plnohodnotné DMS využití je vhodné jej rozšířit o nadstavby, jako je například TreeINFO, které přidávají pokročilé workflow, metadatové řízení a správu verzí. Takové řešení je vhodné zejména pro firmy, které chtějí vycházet z prostředí, které už dobře znají, a chtějí zachovat jednotný ekosystém.

OpenText

Je robustní DMS platforma určená především pro enterprise segment. Díky své hluboké integraci se systémy SAP je častou volbou ve firmách, které potřebují pokročilou dokumentovou logiku navázanou na provozní a ekonomické procesy. Vyniká v oblastech jako řízení životního cyklu dokumentů, dodržování compliance požadavků a správa rozsáhlých dokumentových archivů. Jeho nasazení bývá technicky náročnější, ale odměnou je vysoká míra řízené kontroly.

Newgen

Patří mezi moderní a progresivní DMS platformy, které si v posledních letech budují silné postavení na globálním trhu. V pravidelných hodnoceních analytiků, například v Gartner Magic Quadrantu pro Content Services Platforms, se pravidelně umisťuje mezi lídry. Newgen klade důraz na automatizaci procesů, integrace a uživatelskou přívětivost. Díky tomu je vhodný pro firmy, které hledají rychle nasaditelné, inovativní a škálovatelné řešení s širokým spektrem využití – od správy dokumentů přes case management až po digitalizaci vnitrofiremních procesů.

IBM FileNet

Je osvědčenou platforma s důrazem na škálovatelnost, bezpečnost a podporu komplexních procesních scénářů. Využívá se především v sektorech s vysokými nároky na auditovatelnost a správu citlivé dokumentace – jako jsou banky, pojišťovny nebo veřejná správa. Díky své modulární architektuře umožňuje hlubokou integraci do stávajícího IT prostředí, ale obvykle vyžaduje delší implementační cyklus a zkušeného integrátora.

Jak snadno se DMS propojí s našimi stávajícími systémy (ERP, CRM, docházka…)?

To záleží na konkrétní platformě a vašem IT prostředí. Dobrou zprávou je, že většina moderních DMS řešení dnes nabízí otevřená API nebo konektory pro nejběžnější systémy. Díky tomu lze dosáhnout vysoké míry automatizace – například propojit dokumenty se záznamy v ERP nebo je automaticky archivovat po zpracování v jiném systému.

Co když potřebuji propojit DMS s ERP systémem?

V Aricomě nejsme vázaní na jedno konkrétní řešení nebo vendor lock-in. Díky tomu můžeme objektivně doporučit technologii, která se nejlépe hodí právě k vašemu ERP (ať již je to SAP, MS Dynamics, K2, Helios, Karat, či jiný.) a stávajícím procesům. Naše týmy mají zkušenosti s různými kombinacemi a integracemi z desítek projektů.

Co vše se dá v rámci DMS automatizovat a kde zůstává role člověka?

Automatizovat lze většinu rutinních operací: vytěžování dokumentů, schvalování, přidělování metadat, třídění, notifikace, nebo archivaci. Lidský zásah má největší přidanou hodnotu při rozhodování, výjimečných situacích a kontrole. DMS by měl sloužit jako podpora, ne jako bariéra – klíčem je nastavit automatizaci chytře.

Jak složité je zaškolit zaměstnance na nový DMS?

Záleží na konkrétním systému a rozsahu nasazení. Většina uživatelsky přívětivých DMS dnes nabízí intuitivní rozhraní podobné běžným kancelářským nástrojům. Důležitou roli hraje také forma a rozsah školení – proto v Aricomě klademe důraz na change management a přizpůsobení systému potřebám reálných uživatelů. Zaškolení zaměstnanců je u nás standardní součástí každého projektu, a to jak formou úvodních workshopů, tak i praktických návodů či online podpory, které zajišťují hladké přijetí systému v celé organizaci.

Jak DMS pomáhá s dodržováním pravidel compliance a GDPR?

Moderní DMS systémy umožňují přesné řízení přístupových práv, auditní stopy, verzování dokumentů i automatické mazání po uplynutí retenční doby. To vše výrazně usnadňuje naplňování požadavků GDPR, ISO či interních předpisů. Výběr vhodného systému ale vždy začíná analýzou konkrétních regulačních povinností vaší organizace.

Jak funguje auditní stopa v DMS a proč je důležitá?

Auditní stopa v DMS eviduje, kdo, kdy a jakým způsobem s dokumentem pracoval – například kdo jej vytvořil, upravil, zobrazil, stáhl nebo schválil. Díky tomu lze kdykoli zpětně dohledat celý životní cyklus dokumentu. To je klíčové nejen pro interní kontrolu, ale i pro dodržení legislativních požadavků (např. GDPR, ISO 27001 nebo zákonné archivace). Moderní DMS platformy umožňují tuto stopu uchovávat automaticky, bez zásahu uživatele, a zároveň nabízejí přehledné výpisy pro auditní účely.
V Aricomě tuto funkci vždy nastavujeme s ohledem na konkrétní procesní a regulatorní potřeby klienta – auditní stopa pak není jen „povinnost“, ale i nástroj pro řízení kvality a transparentnosti.

Jak složitá je migrace z původního systému nebo „papírového režimu“?

Migrace může být relativně hladká, pokud je dobře připravená. Největší výzvou není technika, ale přehlednost dat a jejich struktura. Pomáhá, pokud má firma jasno v tom, co chce uchovávat a jak to má být organizováno. Právě proto v Aricomě migraci vždy řešíme jako řízený projekt se silným důrazem na plánování a testování.

Obecně platí, že:

• Menší a střední firmy často volí platformy jako SharePoint s vhodnou nadstavbou, které jim přinesou rychlé výsledky při rozumné investici.
• Organizace s komplexními procesy nebo napojením na SAP těží z robustních řešení typu OpenText.
• Firmy, které hledají inovativní a rychle nasaditelné řešení, často zaujme Newgen.
• Ve vysoce regulovaných sektorech (finance, státní správa) se uplatňuje FileNet s důrazem na auditovatelnost a stabilitu.

Ať už máte jasnou představu, nebo teprve začínáte uvažovat, nebát se zeptat je ten nejlepší první krok. V Aricomě máme zkušenosti s desítkami DMS projektů napříč technologiemi – nejsme vázáni na jedno řešení, a díky tomu vám můžeme doporučit takový systém, který skutečně odpovídá vašim potřebám.  Ozvěte se nám – rádi s vámi projdeme vaše možnosti.