Jednotný proces zpracování faktur pro všechny trhy Zentivy díky Vendor Invoice Managementu

Zentiva je přední evropská farmaceutická společnost se sídlem v Praze, dodává generická a volně prodejná léčiva více než 100 milionům pacientů ve více než 30 zemích. Ročně vyrobí přes 500 milionů balení léků v široké škále terapeutických oblastí, včetně kardiologie, onkologie, respiračních onemocnění nebo ženského zdraví. Disponuje vlastními výrobními závody v Česku, Rumunsku, Indii a dalšími strategickými partnery, a zaměstnává přes 4 700 lidí napříč Evropou a Asií. 

Zentiva čelila značné neefektivitě při zpracování přijatých faktur v rámci svých poboček. V jednotlivých zemích bylo řešení Vendor Invoice Management (VIM) nasazeno různorodě, bez jednotného standardu, což vedlo k vysokému podílu manuálních zásahů, častým chybám, obtížné správě výjimek a složitému školení nových uživatelů. 

Společnost hledala způsob, jak tyto procesy sjednotit, automatizovat a výrazně zjednodušit jejich správu. Hlavními cíli bylo snížit administrativní zátěž účetních, zrychlit a zpřehlednit schvalovací workflow, minimalizovat riziko lidských chyb a vytvořit jednotný rámec, který bude snadno rozšiřitelný do všech zemí, kde Zentiva působí. 

Ve spolupráci se Zentivou jsme navrhli a zavedli jednotné řešení pro zpracování přijatých faktur, které firmě přináší vyšší efektivitu, méně chyb a lepší kontrolu nad celým procesem. Klíčovým výstupem se stal globální procesní rámec, takzvaný blueprint, který přesně definuje, jakým způsobem budou faktury přijímány, ověřovány, schvalovány a zúčtovávány napříč všemi pobočkami skupiny. 

Původní nastavení se v jednotlivých zemích značně lišilo, každá země používala vlastní přístup, a to komplikovalo správu, školení i rozvoj systému. V některých případech, například v Bulharsku, bylo nastavení nepřehledné a výrazně zatěžovalo účetní prací.

Cílem nového řešení bylo tato omezení odstranit a nastavit proces tak, aby byl srozumitelný, stabilní a co nejvíce automatizovaný. Nové řešení výrazně omezilo manuální vstupy. Data z faktur jsou nyní automaticky vytěžována, validována a následně prochází digitálním schvalovacím workflow. Účetní i schvalovatelé mají k dispozici jednotné prostředí, ve kterém je celý proces rychlejší, přehlednější a méně náchylný k chybám. Společnost díky tomu ulevila svým týmům od rutinní administrativy a současně získala vyšší míru kontroly a auditovatelnosti. 

Pilotní nasazení proběhlo v bulharské pobočce, kde se nový model osvědčil v praxi. Proces schvalování se zrychlil, výrazně klesl počet chyb a zároveň se potvrdilo, že nově nastavené řešení je snadno replikovatelné i v dalších zemích. Zentiva tak získala robustní základ pro postupné rozšíření standardizovaného zpracování faktur napříč celou skupinou.