Jednotný proces spracovania faktúr pre všetky trhy spol. Zentiva vďaka Vendor Invoice Managementu

Zentiva je popredná európska farmaceutická spoločnosť so sídlom v Prahe, ktorá dodáva generické a voľnopredajné lieky viac ako 100 miliónom pacientov vo viac ako 30 krajinách. Ročne vyrobí cez 500 miliónov balení liekov v širokej škále terapeutických oblastí, vrátane kardiológie, onkológie, respiračných ochorení alebo ženského zdravia. Disponuje vlastnými výrobnými závodmi v Česku, Rumunsku, Indii a ďalšími strategickými partnermi a zamestnáva cez 4 700 ľudí v celej Európe a Ázii.

Spoločnosť Zentiva čelila značnej neefektívnosti pri spracúvaní prichádzajúcich faktúr vrámci svojich pobočiek. Riešením v jednotlivých krajinách bolo Vendor Invoice Management (VIM) implementované rôznymi spôsobmi, bez jednotného štandardu, čo viedlo k vysokému podielu manuálnych zásahov, častým chybám, zložitému riadeniu výnimiek a komplexnému školeniu nových používateľov.

Spoločnosť hľadala spôsob, ako zjednotiť a automatizovať tieto procesy a výrazne zjednodušiť ich správu. Hlavnými cieľmi bolo znížiť administratívnu záťaž účtovníkov, urýchliť a sprehľadniť schvaľovací workflow, minimalizovať riziko ľudských chýb a vytvoriť jednotný rámec, ktorý by sa dal ľahko rozšíriť na všetky krajiny, kde Zentiva pôsobí.

V spolupráci so Zentivou sme navrhli a implementovali jednotné riešenie na spracovanie prichádzajúcich faktúr, ktoré firme prináša väčšiu efektívnosť, menej chýb a lepšiu kontrolu nad celým procesom. Kľúčovým výstupom bol globálny procesný rámec, známy ako blueprint, ktorý presne definuje, ako sa faktúry budú prijímať, overovať, schvaľovať a uhrádzať vo všetkých pobočkách skupiny. 

Pôvodné nastavenia sa v jednotlivých krajinách značne líšili, pričom každá krajina používala vlastný prístup, čo komplikovalo správu, školenie a rozvoj systému. V niektorých prípadoch, napríklad v Bulharsku, boli nastavenia neprehľadné a predstavovali značnú záťaž pre účtovníkov.

Cieľom nového riešenia bolo odstrániť tieto obmedzenia a nastaviť proces, ktorý by bol zrozumiteľný, stabilný a čo najviac automatizovaný. Nové riešenie výrazne znížilo manuálne zadávanie dát. Dáta z faktúr sa teraz automaticky extrahujú, validujú a potom prechádzajú digitálnym schvaľovacím workflow. Účtovníci a schvaľovatelia majú k dispozícii jednotné prostredie, v ktorom je celý proces rýchlejší, prehľadnejší a menej náchylný na chyby. V dôsledku toho spoločnosť zbavila svoje tímy rutinných administratívnych úloh a zároveň získala vyšší stupeň kontroly a auditovateľnosti. 

Pilotné nasadenie prebehlo v bulharskej pobočke, kde sa nový model osvedčil v praxi. Schvaľovací proces sa urýchlil, počet chýb sa výrazne znížil a zároveň sa potvrdilo, že riešenie, ktoré sa nastavilo, je ľahko replikovateľné v iných krajinách. Zentiva tak získala pevný základ pre postupné rozširovanie štandardizovaného spracovania faktúr naprieč celou skupinou.