Prečo sa faktúry zasekávajú, aj keď vieme vyťažiť ich údaje?

Vyťaženie údajov z faktúry môže trvať len chvíľu. Prečo teda jej schválenie a zaúčtovanie niekedy zaberie dni? Pozrime sa na cestu prijatej faktúry a na miesta, kde automatizácia skutočne pomáha.

Inšpirácie a aktuality

Dodávateľská faktúra príde e-mailom. Systém z nej rozpozná dodávateľa, sumu, dátum splatnosti aj číslo objednávky. Účtovníčka má všetky základné dáta pripravené, a napriek tomu nemôže doklad zaúčtovať. V systéme totiž chýba potvrdenie príjmu tovaru. Alebo suma neodpovedá objednávke. Prípadne nie je jasné, kto má náklad schváliť.

Takéto situácie ukazujú, prečo automatizácia spracovania prijatých faktúr nekončí vyťažením dát. Faktúra prechádza nákupom, účtovníctvom a často aj ďalšími oddeleniami. Ako rýchlo sa dostane k úhrade, závisí od informácií a rozhodnutí v celom procese.

Čo sa s faktúrou deje, kým ju možno zaúčtovať?

Najskôr je nutné faktúru správne prijať. Doklady prichádzajú e-mailom, cez portály dodávateľov, v štruktúrovanej elektronickej podobe a niekedy stále aj na papieri. V jednej správe môže byť niekoľko príloh, z ktorých len niektoré sú faktúrami. Pred vyťažením údajov je teda potrebné dokumenty roztriediť a priradiť k správnemu prípadu. Potom prichádza kontrola dát a ich súvislostí. Je dodávateľ správne založený? Odpovedá číslo účtu údajom, s ktorými firma pracuje? Patrí faktúra k objednávke? Nie je rovnaký doklad v systéme už raz? Niektoré odpovede je možné získať automaticky, iné vyžadujú doplnenie informácií.

Pri faktúrach bez objednávky nie je vopred dané, kam sa má náklad zaúčtovať. Účtovníčka preto musí určiť správny účet, nákladové stredisko alebo projekt. Jedna faktúra pritom môže obsahovať mnoho položiek, ktoré sa účtujú rôzne. Pokiaľ podklady nehovoria, komu náklad patrí, účtovníčka začne hľadať odpoveď u kolegov. Ani faktúra s objednávkou nemusí byť jednoduchá. Môže sa vzťahovať k viacerým objednávkam či dodávkam. Na faktúre sa môže objaviť iná cena, množstvo alebo dodatočný náklad. Niekedy tovar dorazil, ale jeho príjem ešte nikto nepotvrdil. Účtovníčka potom čaká na nákup, sklad alebo človeka, ktorý službu prevzal.

Po vyriešení nesrovnalostí môže nasledovať jedno či viacero schválení. Až potom je možné faktúru zaúčtovať. A ani tým práca vždy nekončí: môžu byť potrebné opravy, párovanie ďalších dokladov alebo kontrola, či platba odišla včas.

Kde sa stráca najviac času?

Ručné prepisovanie údajov je viditeľná a nepríjemná práca. Najväčšie zdržanie však často vzniká čakaním na informáciu alebo rozhodnutie. Doklad leží v e-mailovej schránke, čaká na potvrdenie príjmu alebo sa opakovane vracia medzi účtovníčkou a schvaľovateľom.

Pre účtovníčky je náročné nie len samotné množstvo faktúr, ale aj súbeh jednoduchých a komplikovaných prípadov. Bežné doklady potrebujú rýchlo vybaviť kvôli splatnosti. Pri výnimkách musia dohľadávať súvislosti a pripomínať úlohy ďalším ľuďom. Okolo uzávierky tlak rastie. Pri audite sa navyše ukáže, ako ľahko je možné spätne zistiť, kto o faktúre rozhodol a na základe čoho.

Preto nestačí sledovať, koľko faktúr systém vyťaží. Dôležitejšie je, koľko z nich prejde bez ručného zásahu, kde vznikajú výnimky a ako dlho trvá ich schválenie a zaúčtovanie.

Užitočné otázky sú: Kolko dokladov prejde bez ručného zásahu? Kde sa ostatné zastavia? Ako dlho čakajú a prečo?

„Pri spracovaní faktúr účtovníčku často nezdržuje samotné zadanie údajov, ale dohľadávanie informácií a čakanie na vyriešenie nesrovnalostí. Preto sa pri návrhu automatizácie dívame na celý proces, od objednávky a potvrdenia dodávky až po schválenie a zaúčtovanie faktúry. Až potom vidíme, ktoré kroky môže prevziať systém a kde je skutočne potrebné rozhodnutie človeka.“

Soňa Brožová

Invoice Management Consultant

Vyťažovanie je začiatok, automatizácia rieši aj ďalšie kroky

Vyťažovanie faktúr prevádza údaje z dokumentu do dátovej podoby. Účtovníčka ich nemusí všetky prepisovať a môže sa sústrediť na ich kontrolu. Keď sú ale vstupné dáta pripravené, proces sa len začína.

Dobre navrhnuté riešenie môže overiť povinné údaje, upozorniť na možnú duplicitu, porovnať faktúru s objednávkou a podľa nastavených pravidiel určiť ďalší postup. Pokiaľ niečo chýba, odovzdá doklad človeku, ktorý môže problém vyriešiť. Schvaľovateľ dostane úlohu a účtovníčka vidí, v akom stave faktúra je.

Zmyslom nie je odstrániť všetku ľudskú kontrolu. Ide o to, aby sa ľudia venovali prípadom, kde je potrebné posúdenie, zatiaľ čo jednoznačné úkony a pripomínanie termínov obstará systém.

Prečo automatizácia začína už pri nákupe?

Pokiaľ sa objednávky zakladajú bez jasných pravidiel, príjem tovaru sa potvrdzuje neskoro a dodávatelia uvádzajú na faktúrach odlišné údaje, účtovníčky budú nesrovnalosti riešiť stále. Presnejšie vyťažovanie im môže ušetriť prepisovanie, samo však chýbajúce informácie nevytvorí.

Pri hľadaní príčin meškania je preto potrebné pozrieť sa na celý proces od nákupu k platbe. Začína založením dodávateľa a požiadavkou na nákup, pokračuje objednávkou, potvrdením dodávky a končí spracovaním a úhradou faktúry.

Základom automatizácie sú kvalitné kmeňové dáta, zrozumiteľné objednávky a pravidlá pre výnimky. Vyplatí sa tiež zistiť, ktoré nesrovnalosti sa opakujú. Pokiaľ napríklad faktúry od konkrétneho dodávateľa pravidelne neodpovedajú štruktúre objednávok, môže pomôcť zmena komunikácie s dodávateľom viac než ďalšia ručná kontrola v učtárni.

Ako automatizácia prijatých faktúr funguje u firiem, ktoré majú SAP?

Firmám, ktoré spracovávajú faktúry v prostredí SAP, pomáha SAP Invoice Management by OpenText (VIM) riadiť cestu dokladu od prijatia cez kontroly a schvaľovanie až po zaúčtovanie. Pravidlá a workflow je možné nastaviť podľa typov faktúr a situácií, ktoré vo firme skutočne nastávajú.

Pri faktúre, kde sú potrebné údaje v poriadku, môže množstvo krokov prebehnúť automaticky. Pokiaľ systém narazí na nesúlad, nasmeruje prípad k zodpovednej osobe. Účtovníčka tak získava prehľad o tom, prečo sa doklad zastavil, kto ho rieši a aký krok má nasledovať.

Samotné nasadenie technológie však nestačí. Pred návrhom riešenia je dôležité prejsť súčasný postup so zástupcami účtovníctva, nákupu a ďalších zapojených oddelení. Rozlíšiť kontroly, ktoré firma naozaj potrebuje, od krokov, ktoré sa vykonávajú len preto, že tak fungoval predchádzajúci systém.

Kde začať, ak sa faktúry pravidelne zasekávajú?

Vyberte niekoľko faktúr, ktorých spracovanie trvalo nečakane dlho. Prejdite ich cestu od prijatia po zaúčtovanie a pri každom zdržaní si poznamenajte príčinu. Chýbal údaj na doklade? Nebola pripravená objednávka či príjemka? Nebolo jasné, komu faktúru odovzdať?

Rovnako sa pozrite na doklady, ktoré prešli hladko. Porovnanie ukáže, čo už funguje a ktoré opakujúce sa výnimky stoja za riešenie ako prvé. Práve tam sa často skrýva najväčší priestor pre zrýchlenie práce účtovníčok aj celého schvaľovacieho procesu.

FAQ / Časté otázky a odpovede

Aký je rozdiel medzi vyťažovaním faktúr a automatizáciou ich spracovania?

Vyťažovanie rozpoznáva a prevádza údaje z faktúry do štruktúrovaných dát. Automatizácia nadväzuje kontrolou údajov, párovaním s objednávkami, riešením výnimiek, schvaľovaním a odovzdaním na zaúčtovanie. Faktúra môže byť správne vyťažená, ale napriek tomu čakať na chýbajúcu príjemku či rozhodnutie schvaľovateľa.

Musí byť každá vyťažená faktúra skontrolovaná človekom?

Záleží na kvalite získaných dát, interných pravidlách a konkrétnom scenári. Pri jednoznačných dokladoch je možné mieru ručných kontrol obmedziť. Pri nečitateľných údajoch, nesúlade s objednávkou či iných výnimkách je vhodné odovzdať faktúru na overenie zodpovednej osobe.

Je možné vyťažovať aj položky faktúry, alebo len údaje v jej hlavičke?

Vyťažovanie sa môže týkať aj riadkových položiek. Potrebný rozsah závisí od toho, ako firma doklady účtuje a s čím ich potrebuje porovnávať. Práve pri faktúrach s mnohými položkami je dôležité overiť celý nadväzujúci postup, vrátane kontroly a prípadných opráv dát.

Má vyťažovanie zmysel aj pri elektronických faktúrach?

Áno, ale spôsob spracovania sa líši podľa formátu. Štruktúrovaná elektronická faktúra už niektoré údaje obsahuje ako dáta; pri PDF či skene je nutné ich z dokumentu rozpoznať. V oboch prípadoch však zostáva potreba údaje overiť a faktúru previesť schvaľovacím a účtovným procesom.

Je možné automatizovať spracovanie faktúr len v SAP?

NIE. SAP Invoice Management by OpenText je riešenie iba pre firmy využívajúce SAP, ale automatizáciu spracovania faktúr je možné zaviesť aj v iných ERP systémoch alebo v prostredí Microsoft 365. Vhodná technológia závisí od stávajúceho systému, objemu dokladov a toho, ako prebieha ich kontrola a schvaľovanie.

Musíme automatizovať celý proces spracovania faktúr naraz?

Nemusíte. Môžete začať napríklad prijatím a vyťažovaním faktúr, jedným typom dokladov alebo vybranou spoločnosťou v skupine. Vopred je ale dobré prejsť celý proces od prijatia po úhradu, aby prvý krok riešil skutočnú príčinu zdržania a bolo možné naň neskôr nadviazať ďalšími kontrolami či schvaľovaním.

Zdieľať

NEVÁHAJTE NÁS
KONTAKTOVAŤ

Máte záujem o ďalšie informácie alebo ponuku pre vašu konkrétnu situáciu?