Prečo potrebujete DMS aj keď máte Microsoft Dynamics 365: komplexné riešenie správy dokumentov

Je dôležité si uvedomiť, že DMS nie je konkurentom pre Microsoft Dynamics 365, ale skôr jeho prirodzeným rozšírením. Kým ERP spracováva transakčnú logiku obchodných procesov, DMS prináša štruktúru, kontrolu a automatizáciu do práce s dokumentmi, ktorá tieto procesy sprevádza. Výsledkom je vyššia efektívnosť, bezpečnosť a transparentnosť v celej organizácii.

Centralizovaná správa dokumentov

Namiesto ukladania dokumentov na rôznych miestach (e-maily, OneDrive, lokálne disky, priečinky v ERP), DMS umožňuje centralizáciu všetkých dokumentov v jednotnej štruktúre prepojenej s konkrétnymi obchodnými prípadmi, partnermi alebo projektmi. Dokumenty sú tak vždy sledovateľné, overiteľné a prístupné podľa oprávnení.

Automatizácia dokumentových procesov

DMS vám umožňuje nastaviť automatické workflow, napríklad pre spracovanie prijatej faktúry, schválenie zmluvy alebo pripomenutie dátumu splatnosti. Tým sa znižuje počet chýb, urýchľuje obeh dokumentov a minimalizuje závislosť od manuálnych úloh. Okrem toho je možné procesy ľahko auditovať a optimalizovať podľa aktuálnych potrieb.

Zvýšená bezpečnosť a dodržiavanie predpisov

V prostredí, kde sú dokumenty distribuované v rôznych systémoch, je veľmi ťažké efektívne spravovať prístupové práva, kontrolovať verzie alebo dodržiavať legislatívne povinnosti (napr. GDPR, ISO, interná compliance). DMS ponúka pokročilý autorizačný systém, auditnú stopu a nástroje na správu citlivých údajov, ktoré pomáhajú spĺňať regulačné a interné požiadavky.

Vylepšená spolupráca a dostupnosť

DMS umožňuje bezpečné zdieľanie dokumentov medzi tímami, oddeleniami a pobočkami, a to ako interne, tak aj s externými partnermi. Verzie, komentáre a oznámenia o zmenách zaručujú, že všetci pracujú s aktuálnymi informáciami a že nedochádza k žiadnym stratám ani nejasnostiam.

Automatizácia spracovania faktúr

Väčšina firiem dostáva každý mesiac stovky až tisíce faktúr – ručné spracovanie je časovo náročné a náchylné na chyby. DMS tento proces výrazne zjednodušuje:

• Digitalizácia a extrakcia dát: Skenované alebo e-mailom zaslané faktúry je možné automaticky previesť na štruktúrované dáta pomocou OCR a strojového učenia.
• Automatické párovanie a overovanie: DMS prepojený s ERP môže porovnať faktúru s objednávkou alebo dodacím listom a označiť akékoľvek nezrovnalosti.
• Schvaľovací workflow: Faktúry môžu byť automaticky smerované zodpovedným osobám podľa sumy, typu nákladov alebo centra.
• Integrácia s finančnými systémami: Po schválení sa dokumenty automaticky zadávajú do účtovného denníka alebo systému pohľadávok.

Správa zmlúv

DMS rieši mnohé výzvy, ktoré prináša správa zmlúv a ich životný cyklus. To platí najmä pre právne a nákupné tímy:

• Centralizované ukladanie zmlúv: Všetky zmluvy sú uložené štruktúrovaným spôsobom podľa partnera, typu zmluvy, platnosti alebo zodpovedných osôb.
• Automatizované workflow: Príprava, kontrola, schvaľovanie a konečná archivácia prebiehajú v prehľadnom digitálnom prostredí s jasne stanovenými zodpovednosťami.
• Sledovanie termínov a upozornenia: DMS vás upozorňuje na blížiace sa uplynutie platnosti, výpovedné lehoty alebo potrebu obnovenia.
• Verzovanie a audit: Každá zmena je zaznamenaná, sledovateľná a dokument má jasnú históriu úprav a schválení.

Aké sú hlavné výhody integrácie DMS s Microsoft Dynamics 365?

Integráciou DMS s Microsoft Dynamics 365 získate jednotné prostredie, v ktorom sú dokumenty priamo prepojené s agendami ERP – fakturáciou, nákupom, dátami o zákazníkoch a zmluvami. Tým sa urýchli obeh dokumentov, zvýši transparentnosť, posilní bezpečnosť a zníži počet chýb a manuálnu pracovnú záťaž.

Ako dlho trvá implementácia DMS?

Doba implementácie závisí od rozsahu projektu, zvolenej technológie a zložitosti interných procesov. U menších riešení postavených na SharePointe to môže trvať niekoľko týždňov, v prípade rozsiahlych podnikových projektov (napr. s OpenText alebo Newgen) počítajte s horizontom 3–9 mesiacov, vrátane analýzy, integrácie a školenia.

Aká je návratnosť investície (ROI)?

Závisí to od konkrétnych procesov, objemu dokumentov a miery automatizácie. Zvyčajne sa to prejavuje úsporou času, znížením chybovosti, rýchlejším schvaľovacím cyklom a lepšou kontrolou nad dokumentáciou. Ak nám poskytnete základné vstupné dáta, pripravíme pre vás orientačný výpočet ROI na mieru.

Ako DMS pomáha s dodržovaním predpisov a regulácií?

DMS systémy obsahujú nástroje pre auditné záznamy, správu verzií, správu prístupových práv a správu životného cyklu dokumentov. To výrazne uľahčuje dodržiavanie predpisov, ako je GDPR, ISO 27001, SOX alebo interných compliance politík – najmä vo finančnom, verejnom alebo farmaceutickom sektore.

Je možné DMS prispôsobiť našim procesom?

Áno. Moderné DMS riešenia sú navrhnuté tak, aby vám umožnili definovať vlastný workflow, metadátové štruktúry alebo prístupové pravidlá podľa špecifík danej organizácie. Vždy navrhujeme riešenia na mieru – s ohľadom na vaše špecifické potreby a mapu procesov.