Konsolidácia a migrácia systému na správu dokumentov pre spoločnosť O2 Czech Republic a.s.

O2 Czech Republic a.s. patrí medzi najväčších integrovaných poskytovateľov telekomunikačných služieb v Česku. Spravuje takmer osem miliónov mobilných a pevných liniek a radí sa medzi popredných európskych operátorov, ktorí ponúkajú plne konvergentné služby pre domácnosti aj firmy.

O2 Czech Republic prevádzkovala desiatky úložísk pre systémy SAP a zároveň využívala dva rôzne systémy na správu dokumentov. Takéto prostredie bolo náročné na správu, náklady aj bezpečnosť. Na základe internej analýzy prevádzkovej efektivity padlo rozhodnutie centralizovať ukladanie dokumentov do jednotného systému. O2 si zvolila riešenie IBM FileNet P8 ako strategickú platformu, do ktorej boli postupne migrované všetky potrebné dáta. Cieľom projektu bolo výrazne znížiť náklady na licencie, údržbu a prevádzku a zároveň zjednodušiť IT infraštruktúru a aplikácie napojené na SAP.

Aricoma (predtým AUTOCONT) v spolupráci so spoločnosťou O2 Czech Republic vykonala komplexnú analýzu existujúceho prostredia a navrhla jeho konsolidáciu a optimalizáciu. Na základe návrhu následne realizovala migráciu dokumentov a kľúčových aplikácií do nového jednotného systému na správu dokumentov. Výsledkom bola redukcia 43 pôvodných úložísk na len štyri.       

Okrem samotných úložísk bolo nevyhnutné nahradiť aj množstvo zastaraných aplikácií naviazaných na staré systémy – napríklad LiveLink Archive, DocuLink for SAP Solution či OpenText Imaging a ďalšie nástroje na zobrazovanie a správu dokumentov.

Centrálnym prvkom novej infraštruktúry sa stal systém IBM FileNet P8, ktorý bol plne integrovaný s prostredím SAP. Všetok obsah – skenované dokumenty, elektronické faktúry či archivované dáta – bol premigrovaný do FileNetu so zachovaním úplnej väzby na objekty v SAP. Nové dokumenty sa teraz ukladajú do úložiska automatizovane v reálnom čase.

Migrácia sa týkala piatich SAP inštancií (ERP, SRM, RMCA, LOS a BW) a zahŕňala všetkých 43 pôvodných archívov. Po dokončení projektu sú z pohľadu SAP prevádzkované už len štyri konsolidované úložiská.
V rámci náhrady systému LiveLink bol navrhnutý aj nový spôsob zobrazovania rozsiahlych tlačových zostáv. Štandardné SAP nástroje totiž nezvládali efektívnu prácu s výstupmi väčšími než 2 GB. Aricoma preto vyvinula vlastný modul ALFviewer, integrovaný do SAP GUI, ktorý umožňuje nielen zobrazovanie, ale aj vyhľadávanie v rozsiahlych dátových zostavách.

Súčasťou riešenia je aj vlastný nástroj P8 Document Pipelines, ktorý zabezpečuje dávkové importy dokumentov z rôznych zdrojov – od skenovaných faktúr, cez e-maily a dátové schránky, až po dokumenty od súdov či inkasných agentúr. V rámci importu je zabezpečená aj automatická konverzia vybraných dokumentov do PDF formátu pomocou Adobe LiveCycle.

V nadväzujúcom projekte sa využitie nástroja P8 Document Pipelines rozšírilo aj na migráciu vystavených faktúr z ďalších, historických úložísk. Kým v minulosti bolo potrebné pre každé legacy úložisko vyvíjať vlastné napojenie na SAP, dnes sú všetky dokumenty do systému pripájané jednotným a štandardizovaným spôsobom.
Celkovo migrácia pokrývala takmer pol miliardy dokumentov, čo z nej robí jeden z najrozsiahlejších projektov svojho druhu v Česku. Proces hromadného skenovania papierových dodávateľských faktúr bol zároveň presmerovaný do systému Kofax Capture, čím sa ich spracovanie automatizovalo a zefektívnilo.

Z hľadiska dlhodobej archivácie bola implementovaná aj platforma O2 STA, ktorá slúži ako dôveryhodné úložisko pre elektronické dokumenty označené elektronickou pečaťou a časovou pečiatkou, plne v súlade s legislatívnymi požiadavkami.

Vďaka komplexnému prístupu, technickej expertíze a úzkej spolupráci medzi spoločnosťou Aricoma a tímom O2 vzniklo robustné, bezpečné a udržateľné riešenie pre správu dokumentov. Výsledkom je zjednotená a efektívna platforma, ktorá podporuje digitalizáciu a dlhodobú stratégiu O2 v oblasti prevádzkovej efektivity a modernizácie IT infraštruktúry.