IBM FileNet: enterprise riešenie pre správu a riadenie dokumentov

Hľadáte robustné a škálovateľné riešenie na správu firemného obsahu? IBM FileNet prináša kombináciu ECM, automatizácie workflow a bezpečnej archivácie. Je to ideálna voľba pre organizácie s vysokými nárokmi na compliance, bezpečnosť a integráciu do existujúcich systémov.

Kontaktujte nás

Čo robíme Podnikové aplikácie Správa dokumentov

Čo je IBM FileNet?

IBM FileNet je pokročilá enterprise platforma na správu dokumentov a digitálneho obsahu (ECM), ktorá organizáciám umožňuje efektívne riadiť celý životný cyklus dokumentov – od ich vzniku až po bezpečnú archiváciu.
FileNet je viac než len Document Management System. Kombinuje robustnú správu obsahu, automatizáciu biznis procesov (BPM) a riadenie prípadov pomocou workflow (case management). Vďaka tomu je ideálnym riešením pre organizácie pôsobiace v regulovaných odvetviach a spracúvajúce vysoké objemy dokumentov.

Benefity

Centrálna správa dokumentov naprieč organizáciou
Automatizácia procesov a schvaľovacích workflow
Zabezpečenie súladu s legislatívou (GDPR, GxP, SOX, eIDAS)
Bezpečnosť dát a kontrola prístupových práv
Možnosť integrácie s ERP systémami ako SAP, Oracle, Microsoft
Podpora on-premise aj cloudového nasadenia podľa potrieb

Kľúčové komponenty platformy:

Architektúra IBM FileNet je modulárna a vysoko škálovateľná. Tvoria ju tri hlavné komponenty, ktoré úzko spolupracujú a umožňujú úplnú kontrolu nad obsahom aj procesmi v organizácii.

Content Engine zabezpečuje každodennú prácu s dokumentmi – ich bezpečné ukladanie, triedenie, verziovanie aj rýchle vyhľadávanie. Vďaka nemu je možné pracovať s miliónmi dokumentov naprieč celou organizáciou a mať istotu, že sú vždy na správnom mieste a prístupné iba oprávneným používateľom.

Process Engine sa stará o automatizáciu biznis procesov a riadenie schvaľovacích workflow. Tento nástroj umožňuje vizuálne navrhovať procesy, nastavovať pravidlá a eskalácie a odbremeniť tímy od zdĺhavej rutiny – od jednoduchého schválenia faktúry až po komplexné riadenie prípadov. FileNet sa prispôsobí vašim interným postupom.

Application Engine umožňuje prepojenie FileNetu s okolitými systémami a tvorbu vlastných aplikácií. Práve vďaka nemu je možné celý systém prispôsobiť konkrétnym potrebám – či už potrebujete integráciu s ERP alebo užívateľské rozhranie šité na mieru rôznym rolám vo firme.

Tesná spolupráca jednotlivých komponentov dáva firmám jednotnú platformu, ktorá výrazne zvyšuje prevádzkovú efektivitu, minimalizuje riziká a znižuje náklady spojené s ručným spracovaním dokumentov. IBM FileNet prináša istotu, že informácie prúdia firmou bezpečne, rýchlo a v súlade s predpismi – od každodennej operatívy až po strategické riadenie obsahu v rámci celej organizácie.

Kompletná správa dokumentov (ECM)

Poskytuje pevný základ pre ECM. Umožňuje centrálnu správu firemných dokumentov počas celého ich životného cyklu – od vytvorenia, cez revízie a schvaľovanie až po archiváciu. Vďaka zabudovanému verziovaniu je možné sledovať každú zmenu a jednoducho obnoviť predchádzajúcu verziu dokumentu. Obsah možno vyhľadávať pomocou pokročilej indexácie a fulltextu. Metadata sú plne konfigurovateľné, takže organizácia si môže nastaviť vlastnú štruktúru triedenia a filtrovania dokumentov podľa svojich potrieb. Archivácia je riešená s ohľadom na právne predpisy a retenčné politiky a pomáha spĺňať legislatívne požiadavky, ako sú GDPR či zákon o účtovníctve.

Automatizácia procesov a workflow (BPM)

Obsahuje integrovaný nástroj na návrh a správu biznis procesov. Používatelia si môžu pomocou grafického rozhrania navrhovať vlastné workflow, ktoré odrážajú interné postupy – od jednoduchých schvaľovacích procesov až po komplexné riadenie prípadov (case management). Procesy môžu zahŕňať automatické rozhodnutia, pravidlá pre eskaláciu, notifikácie aj paralelné vetvenie. Všetko je navrhnuté tak, aby sa rutinné úlohy automatizovali a zásah človeka bol potrebný iba tam, kde má skutočnú pridanú hodnotu.

Bezpečnosť a compliance

Bezpečnosť je jedným z pilierov platformy. Prístup k dokumentom je riadený na základe rolí a oprávnení, čo zaručuje, že každý používateľ má prístup len k tomu, čo skutočne potrebuje. Všetky akcie sú auditovateľné – systém automaticky zaznamenáva, kto s dokumentom pracoval, čo upravil a kedy. Platforma je pripravená na prísne požiadavky v oblasti compliance a podporuje legislatívy ako GxP, SOX i eIDAS. Citlivé dáta sú chránené šifrovaním – pri prenose aj pri uložení. Citlivá data jsou chráněna šifrováním jak při přenosu, tak při uložení.

Integrácia a škálovateľnosť

IBM FileNet je otvorená a rozšíriteľná platforma. Vďaka štandardizovaným API a webovým službám ju možno jednoducho integrovať s ďalšími systémami, ERP, CRM, portálmi aj vlastnými internými aplikáciami. Podporuje prevádzku v on-premise prostredí, v cloude aj v hybridnom režime. Architektúra platformy umožňuje horizontálne škálovanie, a je preto vhodná aj pre organizácie s tisíckami používateľov a miliardami dokumentov. Beží nad bežne používanými databázami, ako sú DB2, Oracle či SQL Server, čo zaručuje kompatibilitu s väčšinou IT prostredí.

Pre koho je IBM FileNet vhodný?

IBM FileNet je navrhnutý pre organizácie, ktoré pracujú s veľkým množstvom dokumentov, potrebujú riadiť komplexné interné procesy a zároveň spĺňať prísne regulačné požiadavky.

Typicky ide o firmy, ktoré sa nemôžu spoliehať na jednoduché riešenia. Potrebujú systém, ktorý je flexibilný, bezpečný, auditovateľný a plne integrovateľný do ich IT prostredia. Práve v týchto oblastiach FileNet vyniká.

Je ideálny najmä pre:

Regulované odvetvia ako financie, zdravotníctvo, farmaceutický priemysel či energetika, kde je kľúčová prísna kontrola prístupu, uchovávanie dokumentácie podľa zákona a schopnosť doložiť auditnú stopu.
Veľké organizácie s vysokými objemami dokumentov: FileNet bez problémov zvláda milióny až miliardy dokumentov – od faktúr a zmlúv, cez projektovú dokumentáciu až po zdravotné záznamy.
Subjekty s komplexným schvaľovacím procesom, kde sa dokumenty presúvajú naprieč oddeleniami, vyžadujú viacúrovňové workflow a automatizované notifikácie.
Firmy s dôrazom na compliance, ktoré potrebujú preukázať súlad s normami ako GDPR, eIDAS, GxP či SOX a hľadajú platformu s natívnou podporou týchto štandardov.
Podniky s komplexným IT prostredím, kde je nutné prepojiť systém správy dokumentov s ERP, CRM alebo portálovým riešením. FileNet ponúka široké integračné možnosti aj podporu hybridnej prevádzky (on-premise/cloud).

Správa dokumentácie v bankovníctve a poisťovníctve

Finančné inštitúcie denne pracujú s obrovským množstvom dokumentov – od klientskych zmlúv cez úverové spisy až po interné predpisy. IBM FileNet umožňuje automatizáciu schvaľovacích workflow, centrálne ukladanie a zabezpečenie dát, ako aj jednoduchšie dodržiavanie regulácií ako AML, GDPR či zákon o ochrane spotrebiteľa.
Vďaka tomu zrýchľuje interné procesy, znižuje riziko ľudskej chyby a obmedzuje náklady spojené s manuálnym spracovaním.

Správa zdravotníckej dokumentácie a farmaceutických záznamov

V zdravotníctve a farmaceutickom priemysle pomáha FileNet riadiť elektronickú zdravotnícku dokumentáciu, laboratórne výsledky či validačné záznamy. Spĺňa prísne normy ako GxP a eIDAS, chráni citlivé údaje pred únikom a umožňuje presnú auditnú dohľadateľnosť každého dokumentu aj jeho zmien.
Platforma sa využíva aj pri riadení dokumentácie v klinických štúdiách alebo pri správe dokumentov potrebných na certifikácie a kontroly.

Digitalizácia procesov vo verejnej správe a samospráve

Vo verejnom sektore sa IBM FileNet osvedčuje ako platforma na digitalizáciu úradných agend, správu elektronických spisov, archiváciu dokumentov a automatizáciu schvaľovacích procesov (napr. žiadosti o dotácie, granty alebo správne konania).
Podporuje dlhodobé uchovávanie dokumentácie v súlade so zákonom a zároveň zvyšuje efektivitu verejnej správy bez kompromisov v oblasti bezpečnosti.

Riadenie technickej dokumentácie vo výrobných firmách

Výrobné a priemyselné podniky využívajú FileNet na riadenie technickej dokumentácie, pracovných postupov, kontrolných protokolov a revíznych správ. Vďaka integrácii s ERP systémami je možné dokumenty automaticky prepájať s produktmi, zákazkami alebo konkrétnymi projektmi.
Platforma podporuje automatizáciu interných procesov kvality (QMS) a pomáha dodržiavať štandardy ISO či IATF.

Systém na správu dokumentov pre energetiku a utility

V odvetviach ako energetika alebo vodohospodárstvo FileNet zabezpečuje správu projektovej dokumentácie, zmlúv, výkresov, revízií aj prevádzkových záznamov. Vďaka podpore decentralizovanej správy dokumentov umožňuje viacerým tímom pracovať s rovnakými dátami súčasne – aj v hybridnom prostredí (cloud/on-premise).
Platforma zároveň podporuje riadenie dokumentácie v kritickej infraštruktúre a plnenie požiadaviek zákonov a auditov.

Prečo Aricoma pre IBM FileNet?

Aricoma patrí medzi najskúsenejších implementačných partnerov IBM FileNet v strednej Európe. Naša hlboká znalosť platformy je podložená desiatkami úspešných projektov pre enterprise zákazníkov z regulovaných aj technicky náročných odvetví.

Klientom prinášame nielen technickú expertízu, ale aj schopnosť prepojiť správu dokumentov s biznis cieľmi a internými procesmi. Od počiatočnej analýzy a návrhu architektúry až po dlhodobú podporu a rozvoj – celý projekt vedieme s dôrazom na bezpečnosť, efektivitu a návratnosť investície.

Naše implementácie prebiehajú v súlade s metodikami, ktoré zaručujú hladký priebeh projektu aj bezproblémovú integráciu do komplexného IT prostredia. Kladieme dôraz na bezpečnú migráciu dát, testovanie kľúčových funkcií aj zaškolenie používateľov. Či už stojíte pred digitalizáciou zložitých procesov, migráciou z legacy systému alebo potrebujete riešiť auditovateľné workflow v rámci celej organizácie, sme pripravení pomôcť vám naplno využiť potenciál IBM FileNet.

Zistite viac o IBM FileNet

IBM FileNet je robustná platforma, ktorá organizáciám umožňuje zvládnuť aj tie najzložitejšie výzvy v oblasti správy dokumentov, riadenia procesov a plnenia regulačných požiadaviek. Vďaka našim skúsenostiam, technickému zázemiu a porozumeniu firemným procesom vám pomôžeme získať z tejto technológie maximálnu hodnotu – či už stojíte na začiatku digitálnej transformácie, alebo potrebujete rozvíjať už nasadený systém.

Radi s vami nezáväzne prejdeme vaše požiadavky, ukážeme reálne možnosti platformy v rámci bezplatnej konzultácie, prípadne pripravíme proof of concept alebo návrh roadmapy nasadenia a rozvoja.