Volkswagen Slovakia inovuje riadenie ľudského kapitálu pomocou bezpapierovej personalistiky

Volkswagen Slovakia, a.s. je jednou z najsilnejších spoločností na Slovensku, kde pôsobí od roku 1991. Vo svojich závodoch zamestnáva tisíce zamestnancov, ktorí sú v segmente automobilovej výroby nenahraditeľní.

V bratislavskom závode vyrába špičkové osobné automobily ako Porsche Cayenne, Audi Q7, VW Touareg a v martinskom závode vyrába komponenty pre svoje automobily. Volkswagen Slovakia je súčasťou koncernu Volkswagen, najväčšieho európskeho a tretieho najväčšieho svetového výrobcu automobilov.

Volkswagen Slovakia chcel zmeniť prístup k manuálnemu spracovaniu nielen osobných spisov zamestnancov. Cieľom projektu bola digitalizácia procesov, zefektívnenie správy a práce s personálnymi dokumentmi, zníženie rizika straty a poškodenia dôležitých dokumentov a zvýšenie informačnej bezpečnosti.

Ukladanie personálnych dokumentov len v papierovej podobe v minulosti viedlo k ťažkostiam pri vyhľadávaní, archivácii a skartácii dokumentov. Preplnené archívy navyše sťažovali prácu s dokumentmi a znižovali prehľadnosť. Zabezpečenie súladu archívu s legislatívnymi požiadavkami, najmä s ohľadom na nariadenie GDPR, bolo náročné a komplikované. Ochrane prístupu k dokumentom zamestnancov chýbala systematická a efektívna štruktúra.

Celý projekt bol realizovaný pomocou štandardného riešenia OpenText Employee File Management, ktoré zabezpečuje prehľadnú organizáciu a okamžitú dostupnosť všetkých dôležitých personálnych dokumentov v elektronickom spise zamestnanca.

Počas analýzy požiadaviek sme riešenie rozšírili o inovatívne funkcie, najmä o využitie QR kódov na automatické ukladanie naskenovaných pracovných zmlúv. Táto "smart" funkcia výrazne zjednodušila proces archivácie dokumentov a odstránila potrebu ich manuálneho archivovania.

Súlad s legislatívou GDPR sme zabezpečili rozšírením riešenia o modul Records Management v roku 2020. Tento modul zabezpečil správu a skartáciu osobných údajov v personálnych dokumentoch v súlade s platnými predpismi.

Výsledkom projektu je bezpečný prístup k personálnym dokumentom odkiaľkoľvek vďaka centrálnemu elektronickému úložisku a dôkladnému nastaveniu oprávnení. QR kódy na formulároch generovaných systémom SAP umožňujú automatické ukladanie dokumentov, čo vedie k rýchlejšej dostupnosti a výraznému zníženiu administratívnej záťaže oddelenia ľudských zdrojov.

Náklady na fyzickú archiváciu sa výrazne znižujú, zatiaľ čo parametrické vyhľadávanie umožňuje rýchle a efektívne vyhľadávanie požadovaných dokumentov.