5 dôvodov, prečo vaša firma potrebuje moderné DMS riešenie

Vo svete moderného podnikania čelia firmy všetkých veľkostí výzvam v oblasti správy dokumentov.

Podľa prieskumu spoločnosti McKinsey zamestnanci strávia až 30 % svojho pracovného času hľadaním informácií. Čo keby ste tento čas mohli využiť užitočnejšie ako hľadanie stratených, nesprávne umiestnených alebo duplicitných dokumentov? To všetko vás stojí čas, a teda aj peniaze.

V tomto článku sa pozrieme na kľúčové výzvy spojené s dokumentmi a predstavíme možnosti moderných systémov správy dokumentov (DMS).

Potýkate sa s chaosom v správe dokumentov? Máte zmluvy uložené na zdieľaných diskoch, faktúry v elektronickej pošte a dôležité interné smernice v papierových priečinkoch? Táto situácia výrazne znižuje efektivitu vašej práce. Hľadanie správnej verzie dokumentu alebo dohľadávanie informácií v rôznych systémoch znižuje produktivitu celého tímu.

Centrálne úložisko, ktoré poskytuje aj náš DMS TreeINFO, umožňuje ukladať všetky dokumenty na jedno centralizované miesto, kde sú prehľadne usporiadané podľa typu, projektu alebo iných kritérií. Vďaka pokročilému vyhľadávaniu a automatickým štítkom nájdete potrebný dokument v priebehu niekoľkých sekúnd. Tento systém odstraňuje chaos a zvyšuje efektivitu práce v celej spoločnosti. Zamestnanci môžu venovať viac času hodnotným činnostiam.

Každá firma čelí riziku úniku citlivých dát a mnohé z nich podceňujú bezpečnosť svojich dokumentov. Únik citlivých informácií, ako sú zmluvy, osobné údaje alebo strategické plány, môže mať vážne právne a finančné následky. Mnohé organizácie stále uchovávajú dokumenty v nesprávne zabezpečených systémoch alebo na zdieľaných diskoch bez zabezpečenia primeranej ochrany. Tým sa vystavujú riziku, že budú nútené znášať dôsledky nesplnenia požiadaviek GDPR na precíznu ochranu osobných údajov.

Ste si istí, že sú vaše firemné dáta chránené pred neoprávneným prístupom?

Moderné DMS používajú bezpečnostné štandardy vrátane šifrovania dát, riadenia prístupu na základe rolí a pokročilých nástrojov na audit aktivít v systéme. Dokumenty sú nielen chránené pred neoprávneným zásahom, ale riešenie je aj v súlade s legislatívou, ako je napríklad spomínané nariadenie GDPR. Naše riešenie TreeINFO for Microsoft 365 využíva bezpečnostné štandardy Microsoft a umožňuje bezpečný prístup len oprávneným používateľom.

Práca na dokumentoch v tíme môže byť náročná, najmä ak sú jeho členovia na rôznych miestach. Častým problémom je práca na neaktuálnych verziách dokumentov, čo vedie k zmätkom, chybám a oneskoreniam v kľúčových procesoch.

Ako často sa vám stáva, že v tíme pracujete na nesprávnej verzii dokumentu alebo neviete, ktorá verzia je tá „správna“?

Vďaka riešeniu TreeINFO môžete spolupracovať na dokumentoch v reálnom čase, s prehľadnou históriou zmien a automatickou správou verzií. To znamená, že už nikdy nebudete musieť riešiť problémy s duplicitnými súbormi alebo stratenými úpravami, nech už pracujete odkiaľkoľvek.

Manuálne schvaľovanie zmlúv, faktúr alebo objednávok môže byť zdĺhavé. Často dochádza k chybám, oneskoreniam alebo dokonca k strate dokumentov.

Zamysleli ste sa niekedy nad tým, koľko času vaša firma stráca manuálnymi procesmi, ktoré by sa dali automatizovať?

DMS riešenie TreeINFO prináša automatizáciu rutinných procesov pomocou workflow, ktoré umožňujú rýchle a prehľadné schvaľovanie dokumentov. Systém automaticky priraďuje prijaté faktúry zodpovedným osobám podľa nastavenej schvaľovacej matice. Vďaka tomu všetky kroky procesu prebiehajú hladko a nič nie je vynechané.

V systéme pre správu dokumentov TreeINFO sú preddefinované nasledujúce moduly pre najčastejšie používané business a back-office procesy:

• Evidencia zmlúv
• Prijaté faktúry
• Schvaľovanie objednávok
• Interné požiadavky
• Interná dokumentácia

Mnohé spoločnosti majú problémy so správou dokumentov pri integrácii DMS s inými firemnými systémami, ktoré už používajú, a tiež bojujú so zložitosťou implementácie nových agend. Tieto problémy môžu výrazne spomaliť efektivitu práce a zvýšiť zbytočnú administratívnu záťaž.

Ako zvládnuť správne prepojenie všetkých systémov, rastúci počet dokumentov a zabezpečiť, aby váš systém ľahko reagoval na nové požiadavky?

Integrácia s ERP systémami a inými nástrojmi, ktoré už používate, minimalizuje manuálnu administratívu. S riešením TreeINFO for Microsoft 365 a jeho integráciou s ďalšími podnikovými nástrojmi ušetríte čas a znížite počet chýb.

TreeINFO ako moderné DMS je škálovateľné riešenie, ktoré sa prispôsobí rastu vašej firmy. Či už pridávate nové pobočky, produkty alebo procesy, systém zabezpečí, že správa dokumentov zostane efektívna a prehľadná.

Správa dokumentov nemusí byť zbytočne komplikovaná. Moderné DMS riešenia, ako napr. TreeINFO, vám pomôže zrýchliť prácu, zaistiť bezpečnosť dát, zlepšiť tímovú spoluprácu, automatizovať rutinné procesy a pripraviť vašu firmu na rast.

Popredné spoločnosti z rôznych odvetví sa spoliehajú na naše DMS riešenie TreeINFO pre efektívnu správu dokumentov, bezpečnosť dát a zlepšenie tímovej spolupráce. Pridajte sa k nim!