IBM FileNet: enterprise řešení pro správu a řízení dokumentů
Hledáte robustní a škálovatelné řešení pro správu firemního obsahu? IBM FileNet nabízí kombinaci ECM, automatizace workflow a bezpečné archivace. Ideální volba pro organizace s vysokými nároky na compliance, bezpečnost a integraci do stávajících systémů.
Co je IBM FileNet?
FileNet je více než jen Dokument Management System, kombinuje robustní správu obsahu, automatizaci obchodních procesů (BPM) a workflow řízení případů (case management). Díky tomu je ideálním řešením pro organizace působící v regulovaných odvětvích a zpracovávající vysoké objemy dokumentů.
Přínosy
- Centrální správa dokumentů napříč organizací
- Automatizace procesů a schvalovacích workflow
- Zajištění souladu s legislativou (GDPR, GxP, SOX, eIDAS)
- Bezpečnost dat a kontrola přístupových práv
- Možnost integrace s ERP systémy jako SAP, Oracle, Microsoft
- Podpora on-premise i cloudového nasazení podle potřeb
Klíčové komponenty platformy:
Každodenní práci s dokumenty, jejich bezpečné ukládání, třídění, verzování i rychlé vyhledávání zajišťuje Content Engine, výkonný nástroj pro správu obsahu a metadat. Díky němu lze pracovat s miliony dokumentů napříč celou organizací, a přitom mít jistotu, že jsou vždy na správném místě a přístupné jen oprávněným uživatelům.
Automatizaci obchodních procesů a řízení schvalovacích workflow obstarává Process Engine. Tento nástroj umožňuje navrhovat procesy vizuálně, nastavovat pravidla a eskalace a zbavit týmy zdlouhavé rutiny. Od jednoduchého schválení faktury až po komplexní řízení případů. FileNet se přizpůsobí vašim interním postupům.
Propojení FileNetu s okolními systémy a tvorbu vlastních aplikací umožňuje Application Engine. Právě díky němu lze celý systém přizpůsobit konkrétním potřebám, ať už potřebujete integrovat s ERP nebo vytvořit uživatelské rozhraní šité na míru různým rolím ve firmě.
Díky těsné spolupráci jednotlivých komponent získávají firmy jednotnou platformu, která výrazně zvyšuje provozní efektivitu, minimalizuje rizika a snižuje náklady spojené s ručním zpracováním dokumentů. IBM FileNet přináší jistotu, že informace proudí firmou bezpečně, rychle a v souladu s předpisy, ať už jde o každodenní operativu nebo strategické řízení obsahu v rámci celé organizace.
Kompletní správa dokumentů (ECM)
Poskytuje silný základ pro ECM. Umožňuje centrální správu firemních dokumentů během celého životního cyklu, od vytvoření přes revize a schvalování až po archivaci. Díky vestavěnému verzování lze sledovat každou změnu a snadno obnovit předchozí verzi dokumentu. Obsah lze vyhledat pomocí pokročilé indexace a fulltextu. Metadata jsou plně konfigurovatelná, takže organizace může nastavit vlastní strukturu třídění a filtrování dokumentů podle svých potřeb. Archivace je řešena s ohledem na právní předpisy a retenční politiky, pomáhá naplnit požadavky legislativy, jako jsou GDPR nebo zákon o účetnictví.
Automatizace procesů a workflow (BPM)
Obsahuje integrovaný nástroj pro návrh a správu obchodních procesů. Uživatelé si mohou pomocí grafického rozhraní navrhovat vlastní workflow, které reflektují interní postupy od jednoduchých schvalovacích procesů až po komplexní řízení případů (case management). Procesy mohou zahrnovat automatická rozhodnutí, pravidla pro eskalaci, notifikace i paralelní větvení. Vše je navrženo tak, aby se rutinní úkoly automatizovaly a lidský zásah byl potřebný pouze tam, kde má skutečnou přidanou hodnotu.
Bezpečnost a compilance
Bezpečnost je jedním z pilířů platformy. Přístup k dokumentům je řízen na základě rolí a oprávnění, což zajišťuje, že každý uživatel má přístup jen k tomu, co skutečně potřebuje. Všechny akce jsou auditovatelné – systém automaticky zaznamenává, kdo s dokumentem pracoval, co upravil a kdy. Platforma je připravena na náročné požadavky v oblasti compliance, podporuje legislativy jako GDPR, GxP, SOX i eIDAS. Citlivá data jsou chráněna šifrováním jak při přenosu, tak při uložení.
Integrace a škálovatelnost
IBM FileNet je otevřená a rozšiřitelná platforma. Díky standardizovaným API a webovým službám jej lze snadno integrovat s dalšími systémy, ERP, CRM, portály i vlastními interními aplikacemi. Podporuje provoz jak v on-premise prostředí, tak i v cloudu nebo hybridním režimu. Architektura platformy umožňuje horizontální škálování, a je tak vhodná i pro organizace s tisíci uživateli a miliardami dokumentů. Běží nad běžně používanými databázemi jako DB2, Oracle nebo SQL Server, což zajišťuje kompatibilitu s většinou IT prostředí.
Pro koho je IBM FileNet vhodný?
Typicky jde o firmy, které nemohou spoléhat na jednoduchá řešení. Potřebují systém, který je flexibilní, bezpečný, auditovatelný a zároveň plně integrovatelný do jejich IT prostředí. Právě v těchto oblastech FileNet vyniká.
Je ideální zejména pro:
- Regulovaná odvětví jako jsou finance, zdravotnictví, farmaceutický průmysl nebo energetika, kde je klíčová důsledná kontrola přístupu, uchovávání dokumentace dle zákona a schopnost doložit auditní stopu.
- Velké organizace s vysokými objemy dokumentů: FileNet bez problémů zvládá miliony i miliardy dokumentů, ať už jde o faktury, smlouvy, projektovou dokumentaci nebo zdravotní záznamy.
- Subjekty s komplexním schvalovacím procesem, kde se dokumenty pohybují napříč odděleními, potřebují víceúrovňové workflow a automatizované notifikace.
- Firmy se silnou orientací na compliance, které potřebují doložit soulad s normami jako jsou GDPR, eIDAS, GxP nebo SOX a hledají platformu, která tyto standardy podporuje nativně.
- Podniky s komplexním IT prostředím, kde je třeba provázat systém správy dokumentů s ERP, CRM nebo portálovým řešením. FileNet nabízí široké integrační možnosti i podporu hybridního provozu (on-premise/cloud).
Správa dokumentace v bankovnictví a pojišťovnictví
Finanční instituce denně pracují s obrovským množstvím dokumentů, od klientských smluv přes úvěrové složky až po interní předpisy. IBM FileNet zde umožňuje automatizaci schvalovacích workflow, centrální ukládání a zabezpečení dat a také zjednodušení compliance s regulacemi jako AML, GDPR nebo zákon o ochraně spotřebitele.Díky tomu zrychluje interní procesy, omezuje rizika lidské chyby a snižuje náklady spojené s ručním zpracováním.
Správa zdravotnické dokumentace a farmaceutických záznamů
Ve zdravotnictví a farmaceutickém průmyslu pomáhá FileNet řídit elektronickou zdravotnickou dokumentaci, laboratorní výsledky nebo validační záznamy. Splňuje přísné normy jako GxP a eIDAS, chrání citlivá data před únikem a umožňuje precizní auditní dohledatelnost každého dokumentu i jeho změn.Platforma se také využívá při řízení dokumentace v klinických studiích nebo při správě dokumentů potřebných pro certifikace a kontroly.
Digitalizace procesů ve státní správě a samosprávě
Ve veřejném sektoru se IBM FileNet osvědčuje jako platforma pro digitalizaci úředních agend, správu elektronických spisů, archivaci dokumentů a automatizaci schvalovacích procesů (např. žádostí o dotace, granty nebo správní řízení).Podporuje dlouhodobé uchovávání dokumentace v souladu se zákonem a zároveň zvyšuje efektivitu veřejné správy bez kompromisů v oblasti bezpečnosti.
Řízení technické dokumentace ve výrobních firmách
Výrobní a průmyslové podniky používají FileNet pro řízení technické dokumentace, pracovních postupů, kontrolních protokolů a revizních zpráv. Díky integraci s ERP systémy je možné dokumenty automaticky propojit s produkty, zakázkami nebo konkrétními projekty.Platforma podporuje automatizaci interních procesů kvality (QMS) a pomáhá dodržovat standardy ISO nebo IATF.
Systém na správu dokumentů pro energetiku a utility
V odvětvích jako je energetika nebo vodohospodářství FileNet zajišťuje správu projektové dokumentace, smluv, výkresů, revizí i záznamů z provozu. Díky podpoře decentralizované správy dokumentace umožňuje více týmům pracovat na stejných datech současně, a to i v hybridním prostředí (cloud/on-premise).Platforma podporuje také řízení dokumentace v kritické infrastruktuře a plnění požadavků zákonů a auditů.
Zákazníci, jež nám důvěřují
Zjistěte více o IBM FileNet
Rádi s vámi nezávazně projdeme vaše požadavky, ukážeme reálné možnosti platformy v rámci konzultace zdarma, případně připravíme proof of concept nebo návrh roadmapy zavedení a rozvoje.
Tisk do PDF
-
Digitalizujeme správu dokumentů s řešením TreeINFO pro Metrostav
-
Jednotný proces zpracování faktur pro všechny trhy Zentivy díky Vendor Invoice Managementu
-
Realizovali jsme archivaci zákaznických dat SAP ECC pro Tatravagónku -
Zabezpečení business kontinuity centrálního úložiště pro klíčové systémy skupiny E.ON v ČR
-
Volkswagen Slovakia inovuje řízení lidského kapitálu pomocí bezpapírové personalistiky
-
Snižujeme manuální práce a zrychlujeme oběh faktur a smluv pro Heineken Slovensko
-
Automatizace přinesla HR oddělení Home Credit bezpapírovou personalistiku
-
Elektronická správa příchozích faktur v SAP a schvalování v OpenText pro OKD -
Komplexní řešení pro dopravu, spedici a logistiku pro O.K. Trans Praha, spol s r.o. -
OS&D System eviduje vadné výrobky ve výrobě Hyundai Motor Manufacturing Czech -
Konsolidace a migrace systému pro správu dokumentů pro O2 CR -
Informační systém Sinpro 3.0 pro českou agenturu na podporu obchodu Czech Trade -
Aplikace pro řízení vzniku dokumentů včetně schvalování pro společnost NITTO -
Zabezpečení softwarové infrastruktury pro vývoj mobilní aplikace a portálu pro zákazníky ČEPRO -
Digitalizace řízení životního cyklu smluv pro PPL -
AGC Flat Glass Czech využívá digitalizaci ke zpracování zpráv z datových schránek -
Řešení schvalování faktur a správa obchodních i interních dokumentů s platformou OpenText -
Tristone Flowtech automatizuje přijaté faktury v ERP systému SAP -
Automatizace a správa a přijatých faktur v ERP systému SAP ve společosti ModusLink -
Xella přechází na automatizaci zpracování příchozích faktur v SAP -
Synthomer urychluje zpracování přijatých faktur v propojení s ERP systémem SAP
NEVÁHEJTE, KONTAKTUJTE NÁS.
Máte zájem o další informace nebo o nabídku pro vaši konkrétní situaci?