Digitalizace správy smluv v US Methanol

US Methanol LLC je americký výrobce metanolu se sídlem v Charlestonu v Západní Virginii. Společnost byla založena v roce 2016 investiční skupinou KKCG – tedy skupinou, do které patří i Aricoma. Její závod Liberty One v Institute (Západní Virginie) zahájil výrobu v roce 2023; s kapacitou přibližně 200 000 tun metanolu ročně a investicí přes 250 milionů USD patří k významným průmyslovým projektům regionu. Metanol z Liberty One slouží jako klíčová surovina pro chemický průmysl na východním pobřeží USA.
 

US Methanol řešil dlouhodobý problém s evidencí smluv a kontraktů. Chyběl jednotný přehled o tom, které smlouvy jsou platné, od kdy do kdy platí a kdo je jejich vlastníkem – a především včasné upozornění, že se blíží konec platnosti a je potřeba smlouvu prolongovat dodatkem. Bez něj hrozilo, že expirace důležitého kontraktu jednoduše zapadne.

Zákazník zvažoval více variant řešení. Rozhodující byla tři kritéria: řešení musí být jednoduché, jeho tým si ho musí umět spravovat sám bez znalosti programování a nesmí přinést žádné dodatečné licenční náklady – musí tedy běžet ve stávajícím prostředí a ekosystému Microsoft 365, který už společnost vlastní. Přesně proto zvítězil low-code přístup navržený Aricoma: canvas aplikace Power Apps nad datovým modelem v SharePoint Online s automatizací v Power Automate. Svou roli sehrálo i to, že US Methanol a Aricoma patří do stejné skupiny KKCG.

Cílem projektu tedy bylo vybudovat jediný centrální registr smluv s řízeným přístupem, vizuálním hlídáním platnosti, automatickými notifikacemi před expirací a kompletní historií dokumentů včetně dodatků – bez zavádění dalšího samostatného systému.

Aricoma navrhla a dodala aplikaci Contract Management System – canvas aplikaci Microsoft Power Apps postavenou z moderních datových komponent Power Platform a nasazenou ve firemním brandingu US Methanol. Aplikace tvoří jednotné místo pro celý životní cyklus smlouvy: od založení návrhu přes aktivaci, správu dodatků a hlídání expirace až po archivaci. Uživatel bez oprávnění kontrakty prohlíží a vyhledává; administrátor navíc kontrakty zakládá, edituje, archivuje a přidává dodatky.

Datovou a dokumentovou vrstvu tvoří SharePoint Online: seznamy Contracts, ContractDocuments a NotificationRequests uchovávají metadata a vazby, knihovna dokumentů pak jednotlivé PDF soubory smluv a dodatků s automatickou jmennou konvencí. Oprávnění jsou řízena skupinami SharePoint/Microsoft 365 (administrátoři systému, správci smluv, přispěvatelé, čtenáři) – aplikace si role uživatele ověřuje automatizovaným tokem při přihlášení a podle nich zpřístupňuje funkce.
 

Automatizaci obsluhují čtyři cloud flows v Power Automate: import souborů, vyhodnocení uživatelských rolí a dvojice toků, které generují a rozesílají notifikace o blížící se expiraci smluv. Celé řešení je zabaleno jako Power Platform solution, což umožňuje řízené nasazování mezi vývojovým, testovacím a produkčním prostředím.

Implementace proběhla od dubna do července 2026, tedy za přibližně tři měsíce, včetně společného testování se zákazníkem. Zkušenosti z provozu potvrzují původní očekávání: zákazník oceňuje jednoduchou a přehlednou evidenci z jednoho místa, jasnou identifikaci vlastníků kontraktů, snadnou dohledatelnost díky fulltextovému vyhledávání a automatizaci, která hlídá platnost smluv za něj.