DocumentExtract: AI řešení pro automatické vytěžování dokumentů

Jak dostat data z faktur, objednávek, účtenek nebo formulářů rychle do ERP, DMS či dalších firemních systémů bez ručního přepisování? Právě zde dnes začíná největší přínos AI vytěžování dokumentů.

Inspirace a aktuality

Firmy přijímají obrovské množství dokumentů v různých formátech, od faktur, jež přijdou e-mailem, přes objednávky, dodací listy, formuláře, které máme fyzicky, smlouvy ve Wordu až po účtenky vyfocené například mobilem. A přestože většina dokumentů už přichází digitálně, jejich zpracování je stále často manuální.

Data se přepisují do ERP, kontrolují v e-mailech, dohledávají v přílohách nebo validují ručně. Výsledkem jsou zbytečné chyby, pomalé procesy a lidé, kteří místo práce s informacemi tráví čas jejich přepisováním. Největší problém přitom často není samotný dokument uložit, ale dostat z něj správná data rychle a spolehlivě do dalších firemních systémů a procesů, a to bez ohledu na jejich formát či strukturu.

DocumentExtract: AI, které převádí dokumenty na data

DocumentExtract by Aricoma je univerzální AI řešení pro automatické vytěžování dat z dokumentů. Pomáhá firmám převádět nestrukturované dokumenty na strukturovaná data připravená pro další zpracování v ERP, DMS, workflow nebo jiných firemních systémech.

Celý princip je přitom velmi jednoduchý. Dokumenty stačí zaslat na definovanou sběrnou e-mailovou adresu. DocumentExtract následně pomocí AI automaticky rozpozná obsah dokumentu, vytěží požadovaná data, provede jejich validaci a připraví je pro export přes API do navazujících systémů a procesů.

Řešení je navrženo tak, aby zvládlo různé scénáře vytěžování bez ohledu na typ dokumentu nebo rozsah požadovaných dat. Firmy tak mohou automatizovat zpracování dokumentů bez nutnosti vytvářet specializované aplikace pro každý jednotlivý proces.

DocumentExtract zároveň nabízí administrátorské rozhraní pro správu scénářů, validací, AI modelů nebo provozních metrik. Díky tomu lze řešení jednoduše přizpůsobovat novým požadavkům a postupně rozšiřovat o další typy dokumentů a procesů.

Vytěží faktury, objednávky i vyfocené dokumenty

Jednou z největších výhod řešení DocumentExtract je jeho univerzálnost. Nástroj není omezený pouze na faktury nebo jeden konkrétní proces. Pomocí AI dokáže vytěžovat data z různých typů dokumentů a připravit je pro další firemní workflow.

Faktury a účetní dokumenty

DocumentExtract dokáže automaticky vytěžit klíčové údaje z přijatých faktur, jako jsou dodavatelé, částky, variabilní symboly, data splatnosti nebo jednotlivé položky. Data následně připraví pro ERP, schvalovací workflow nebo archivaci v DMS.

Účtenky či vyfocené dokumenty

DocumentExtract zvládne zpracovat i fotografie dokumentů pořízené mobilním telefonem, a to i v případě, že jsou otočené nebo jinak nekvalitně naskenované. Typickým scénářem jsou například účtenky, servisní protokoly nebo provozní formuláře zasílané e-mailem přímo z terénu.

Objednávky a dodací listy

Řešení lze využít také pro zpracování objednávek, dodacích listů nebo logistických dokumentů. AI si poradí i s různými formáty a layouty dokumentů od různých partnerů a dodavatelů.

Formuláře, smlouvy či jiné provozní dokumenty

Řešení je vhodné také pro vytěžování dat ze smluv, formulářů, příloh nebo dalších firemních dokumentů, kde je potřeba převést nestrukturovaný obsah na data připravená pro další zpracování.

Přizpůsobí prostředí i AI strategii firmy

DocumentExtract by Aricoma je navržený tak, aby zapadl do různých typů firemních architektur a bezpečnostních požadavků. Řešení může fungovat v cloudovém prostředí, on-premise infrastruktuře zákazníka i v hybridním režimu podle konkrétních potřeb organizace.

Velkou výhodou je také flexibilita při práci s AI modely. DocumentExtract není pevně navázaný pouze na jeden konkrétní LLM model nebo poskytovatele AI služeb. Firmy tak mohou využívat různé AI modely podle vlastních preferencí, bezpečnostních požadavků, výkonu nebo nákladovosti řešení.

Administrátoři zároveň mohou jednotlivé modely porovnávat nad stejnými dokumenty, vyhodnocovat kvalitu výstupů, přesnost extrakce i provozní náklady. Díky tomu lze průběžně optimalizovat scénáře vytěžování podle konkrétních procesů a typů dokumentů.

Důležitou součástí řešení je také možnost provozovat AI služby lokálně v zákaznickém prostředí. Citlivá data tak nemusí opouštět firemní infrastrukturu, což je zásadní například pro organizace s vysokými požadavky na bezpečnost, compliance nebo regulaci dat.

Proč potřebujete DocumentExtract s AI místo klasického OCR?

Mnoho firem stále využívá pro zpracování dokumentů klasické OCR technologie. Ty dokážou z dokumentu přečíst text a převést jej do digitální podoby. Jenže právě zde jejich možnosti často končí.

V praxi totiž nestačí dokument pouze „přečíst“. Firmy potřebují pochopit význam jednotlivých údajů, ověřit jejich správnost a připravit data pro další procesy v ERP, DMS nebo workflow systémech. A právě zde přichází rozdíl mezi tradičním OCR a AI přístupem, na kterém je postavený DocumentExtract.

Zatímco klasické OCR rozpozná text, DocumentExtract pomocí umělé inteligence chápe kontext dokumentu a jednotlivých dat. Dokáže rozpoznat, které údaje představují například číslo objednávky, datum splatnosti, dodavatele, částku nebo konkrétní položky dokumentu. Následně může data validovat podle definovaných pravidel a připravit je pro další automatizované zpracování.

Velkou výhodou je také schopnost pracovat s různými typy dokumentů a různými layouty bez nutnosti složitého šablonování nebo pevně definovaných struktur. To je zásadní například u dokumentů od různých dodavatelů, partnerů nebo dokumentů zasílaných z mobilních zařízení.

DocumentExtract tak nepomáhá pouze dokument digitalizovat, ale převádět jeho obsah na strukturovaná a využitelná data připravená pro reálné firemní procesy.

„Většina firem nemá problém s nedostatkem dokumentů. Problém je, že data v nich zůstávají uzamčená v PDF, vyfocených dokuementech, e-mailech či jejich přílohách a nedostanou se efektivně do procesů a systémů.
A právě s tím DocumentExtract by Aricoma pomáhá. Chápe kontext a převádí obsah dokumentů na strukturovaná data připravená pro další automatizaci a práci.“

Miroslav Pospíšil

Product Owner

Co vám přinese AI vytěžování dokumentů?

Největší přínos ve vytěžování dokumentů pomocí umělé inteligence není jen v samotné automatizaci přepisu dat. Skutečná hodnota vzniká ve chvíli, kdy dokážete výrazně zrychlit práci s dokumenty, omezit manuální zásahy a dostat data rychleji do navazujících procesů.

DocumentExtract vám pomůže snížit množství ruční práce při zpracování dokumentů, minimalizovat chybovost a zkrátit čas potřebný pro předání dat do ERP, DMS nebo workflow systémů. Zaměstnanci tak nemusí trávit čas přepisováním údajů z faktur, objednávek nebo formulářů a mohou se věnovat činnostem s vyšší přidanou hodnotou.

Velkou výhodou je také možnost postupného rozšiřování automatizace napříč dalšími dokumenty a procesy. Nejste tak omezeni pouze na jeden scénář, ale můžete stejný princip využít například pro účetní dokumenty, logistiku, nákup, HR nebo zákaznické procesy.

Díky API přístupu a možnosti integrace do stávající architektury se zároveň může DocumentExtract stát součástí širší digitální transformace firmy a základní vrstvou pro další automatizaci a AI workflow.

FAQ / Časté dotazy a odpovědi

Jaké dokumenty umí DocumentExtract vytěžovat?

DocumentExtract dokáže vytěžovat data z prakticky jakéhokoliv dokumentu. Například z faktur, objednávek, dodacích listů, účtenek, formulářů, smluv i dalších provozních dokumentů a je jedno, zda se jedná o PDF, Docx, JPEG nebo PNG.

Musí mít dokumenty pevně definovanou šablonu?

Nemusí. Řešení využívá umělou inteligenci, která dokáže pracovat i s různými layouty a strukturami dokumentů bez nutnosti složitého šablonování.

Kam se vytěžená data ukládají?

Data se ukládají do databáze a jsou připravena pro export přes API tam kam potřebujete (ERP, DMS, BPM, workflow nebo dalších podnikových systémů).

Lze řešení provozovat on-premise?

Ano. DocumentExtract může fungovat v cloudovém, hybridním i on-premise prostředí podle bezpečnostních a provozních požadavků zákazníka.

Jaké AI modely DocumentExtract podporuje?

Řešení není omezené na jeden konkrétní AI model nebo poskytovatele a umožňuje využívat různé LLM modely podle preferencí firmy.

Dokáže řešení validovat vytěžená data?

Ano. DocumentExtract umožňuje definovat validační pravidla a automaticky kontrolovat správnost vytěžených údajů.

Je možné přidávat nové scénáře vytěžování?

Ano. Administrátoři mohou sami a jednoduše vytvářet a upravovat nové scénáře, nastavovat pole, prompty, validace nebo AI modely.

Může DocumentExtract nahradit DMS nebo ERP systém?

Ne. DocumentExtract není náhradou za DMS, ERP nebo workflow platformu. Funguje jako doplněk k existujícím systémům, se kterými se integruje a automaticky jim připravuje vytěžená data z dokumentů. Celé řešení běží na pozadí a koncoví uživatelé o něm často ani nemusí vědět.

Sdílejte

NAPIŠTE SI O PŘEDVEDENÍ ŘEŠENÍ

Popište nám vaši situaci a domluvíme si společnou schůzku. Na ní předvedeme DocumentExtract a pobavíme se jak zapadne do vašeho firemního ekosystému včetně doporučení AI modelů.