Automatizace dokumentů v Business Central: Od EDI po AI vytěžování

Jak dostat faktury, objednávky, dodací listy i další dokumenty do Business Central bez zbytečného přepisování? Propojte EDI, AI klasifikaci, vytěžování a validaci do jednoho automatizovaného procesu.

Inspirace a aktuality

Digitalizované ERP ještě neznamená automatizovaný vstup dokumentů

Microsoft Dynamics 365 Business Central dnes firmám umožňuje automatizovat řadu finančních, obchodních, nákupních nebo logistických procesů. Samotný proces ale často nezačíná v informačním systému. Začíná dokumentem, který do firmy dorazí.
Může jít o faktury, objednávky, dodací listy i další obchodní nebo provozní dokumenty. Některé přicházejí e-mailem jako PDF, jiné jako skeny, soubory z portálů obchodních partnerů nebo v elektronické strukturované podobě. Každý z nich přitom může vyžadovat jiný další postup.

Právě mezi přijetím dokumentu a jeho zpracováním v ERP proto často vzniká množství manuální práce. Uživatel musí dokument otevřít, rozpoznat jeho typ, zkontrolovat obsah, přepsat potřebné údaje a rozhodnout, do jakého procesu patří. U většího množství dokumentů se z těchto jednotlivých úkonů stává významná administrativní zátěž, která zpomaluje procesy a vytváří prostor pro chyby.

Otázkou proto není jen, jak efektivně pracovat s dokumentem v podnikovém systému, ale především jak co nejvíce automatizovat jeho cestu od okamžiku přijetí až po vznik správného záznamu nebo navazujícího procesu.

Nejčistší cesta: strukturované dokumenty bez přepisování

Nejjednodušší situace nastává ve chvíli, kdy dokument nepřichází pouze jako obraz nebo PDF určené ke čtení člověkem, ale obsahuje data ve strukturované podobě. Ta lze mezi systémy předat elektronicky a rovnou je využít v navazujícím procesu, bez opětovného přepisování nebo vytěžování.

Právě na tomto principu funguje EDI (Electronic Data Interchange) a další formy elektronické výměny obchodních dokumentů. V prostředí Business Central lze tímto způsobem pracovat například s elektronickými fakturami a postupně také s dalšími typy dokumentů. Microsoft svůj framework E-Documents dále rozšiřuje právě s cílem omezovat manuální zadávání dat a podporovat širší elektronickou výměnu mezi firmami. Pro propojení s obchodními partnery lze využít také specializovaná rozšíření pro EDI. Jedním z nich je například E-Connect360, které rozšiřuje Business Central o elektronickou výměnu obchodních dokumentů.

Význam strukturovaných elektronických dokladů bude navíc dále růst. Evropská iniciativa ViDA zavádí od 1. července 2030 povinnou elektronickou fakturaci a digitální reporting pro přeshraniční B2B transakce v EU.
Pokud tedy data již existují ve strukturované podobě, nejefektivnější cestou je využít je přímo.

Ne každý dokument přichází ve strukturované podobě

V praxi ale nelze počítat s tím, že všechny obchodní dokumenty budou přicházet prostřednictvím EDI nebo jako strukturovaný elektronický doklad. Firmy stále dostávají velké množství dokumentů jako PDF přílohy e-mailů, naskenované dokumenty, obrázky nebo soubory stažené z portálů obchodních partnerů.

Typickým příkladem jsou přijaté faktury. Pro jejich automatizované zpracování se dlouhodobě využívají OCR a specializovaná řešení pro rozpoznávání a vytěžování údajů. V prostředí Business Central lze využít například specializované řešení Tungsten AP Essentials, které může být vhodnou cestou pro společnosti hledající standardizované zpracování přijatých faktur a rychlé zavedení automatizace tohoto konkrétního procesu. Business Central ale lze propojit také s dalšími externími službami pro zpracování dokladů. V praxi proto využíváme nejen hotová napojení, ale podle potřeby připravujeme i vlastní konektory, například na služby třetích stran, např. Doklado.

Tím ale problematika dokumentů nekončí. Do firmy přicházejí také dobropisy, objednávky zákazníků, dodací listy, účtenky, potvrzení objednávek, formuláře nebo různé provozní dokumenty. Liší se nejen jejich obsah a struktura, ale také to, jaká data z nich potřebujeme získat a co s nimi má informační systém následně udělat. Pokud chceme automatizovat práci s dokumenty ve větším rozsahu, nestačí proto řešit pouze otázku, jak z jednoho typu dokumentu přečíst údaje. Potřebujeme nejprve poznat, co do firmy skutečně dorazilo, a podle toho zvolit správný další postup.

Když nestačí dokument jen přečíst

A právě tady přichází hlavní výhoda moderních AI řešení. Nejde už jen o to dokument technicky přečíst a převést jeho obsah na text. Umělá inteligence dokáže pracovat také s významem a kontextem dokumentu, tedy poznat, co přišlo, určit, jaké informace z něj potřebujeme získat, a následně ověřit, zda jsou získaná data připravena pro další zpracování. V našem případě tuto roli plní DocumentExtract by Aricoma, který může celý proces rozdělit do tří navazujících kroků: klasifikace, extrakce a validace.

Klasifikace: co nám vlastně přišlo?

Pokud na jeden vstup přichází více typů dokumentů, systém je může nejprve automaticky rozpoznat a zařadit do správné kategorie, například jako fakturu, dobropis, objednávku, dodací list nebo jiný dokument. Klasifikace může zároveň určit, který další scénář se má použít. U vícestránkových PDF dokáže také rozpoznat, že jeden soubor obsahuje více samostatných dokumentů, rozdělit je a každý následně zpracovat zvlášť.

Extrakce: z každého dokumentu potřebujeme jiná data

Po rozpoznání typu dokumentu následuje samotné získání údajů. Každý scénář může přitom pracovat s jinou sadou informací. Z faktury potřebujeme například dodavatele, částku, datum nebo položky. Z objednávky zákazníka, objednané produkty, množství a termín dodání. Z dodacího listu zase číslo objednávky, skutečně dodané položky nebo množství. DocumentExtract umožňuje pro jednotlivé scénáře samostatně definovat vytěžovaná pole, datové typy, validační pravidla, prompty i použitý AI model.

Validace: jsou data připravena pro další krok?

Ještě před předáním údajů do ERP je možné jejich správnost automaticky kontrolovat. Systém může ověřovat například povinná pole, formát hodnot nebo jejich vzájemnou konzistenci. Pokud proces vyžaduje kontrolu člověkem, může proběhnout v samostatném prostředí DocumentExtract Validate, kde uživatel vidí původní dokument společně s vytěženými údaji a může je potvrdit nebo opravit. Alternativně může validace proběhnout až v cílovém informačním systému. Výsledkem celého procesu jsou strukturovaná data připravená pro další automatické zpracování v ERP.

Cílem není dokument vytěžit, ale dokončit celý proces

Klasifikací, extrakcí a validací práce s dokumentem nekončí. Skutečná automatizace vzniká až ve chvíli, kdy se získaná data dostanou do správného procesu v ERP a uživatel je nemusí znovu přepisovat nebo ručně zakládat. DocumentExtract předává výsledky zpracování ve strukturované podobě, například prostřednictvím API. Podle konkrétního scénáře tak mohou data pokračovat do Business Central nebo jiné navazující aplikace a stát se podkladem pro vytvoření odpovídajícího dokladu či dalšího procesního kroku.

Další postup se přitom může lišit podle typu dokumentu. U přijaté faktury může systém připravit data pro nákupní doklad, u objednávky zákazníka prodejní objednávku a u dodacího listu například údaje potřebné pro kontrolu skutečně dodaného množství. Právě propojení příjmu dokumentu, jeho automatického rozpoznání, získání dat a následného procesu v informačním systému rozhoduje o tom, kolik manuální práce se podaří skutečně odstranit.

Cílem tedy není pouze automaticky získat data z dokumentu, ale umožnit co největšímu podílu dokladů projít celým procesem bez zásahu uživatele a lidskou práci ponechat především pro řešení výjimek.

Kompletní cesta dokumentu: od přijetí až po informační systém

V jedné firmě mohou dokumenty přicházet různými cestami. Strukturované obchodní doklady lze zpracovat prostřednictvím EDI, například s využitím rozšíření E-Connect360 pro Business Central. PDF, skeny nebo další nestrukturované dokumenty může naopak převzít DocumentExtract, který je klasifikuje, vytěží potřebná data a podle potřeby zajistí jejich validaci.

Obě cesty se tak mohou v jednom podnikovém prostředí vzájemně doplňovat. Firma nemusí rozhodovat mezi EDI, OCR nebo AI jako mezi vzájemně se vylučujícími technologiemi. Pro každý typ vstupu lze zvolit způsob, který dává největší smysl, a výsledná data následně využít ve společných procesech ERP.

Výsledkem může být jednotný dokumentový proces, ve kterém se pro každý vstup využije nejvhodnější cesta, ale všechna potřebná data nakonec pokračují do správného procesu v ERP.

Největší přínos vidíme v kombinaci více přístupů: strukturované dokumenty zpracovat přímo přes EDI a nestrukturované vstupy doplnit o AI klasifikaci a vytěžování. Vhodnou kombinací těchto nástrojů tak dokážeme v Business Central postupně automatizovat prakticky všechny běžné dokumentové scénáře.

Erik Pohl

Dynamics 365 Business Central Team Leader

FAQ / Časté dotazy a odpovědi

Je PDF faktura totéž co elektronická faktura?

Ne. PDF je sice digitální dokument, ale z pohledu automatizovaného zpracování obvykle neobsahuje data ve strukturované podobě. Skutečná elektronická faktura je vytvořena a předána ve strukturovaném formátu, který umožňuje její automatické načtení do informačního systému bez ručního přepisování. Typickým příkladem je formát využívaný v síti Peppol.

Lze automatizaci dokumentů zavádět postupně?

Ano. Není nutné automatizovat všechny dokumentové procesy najednou. Vhodné je začít scénářem s dostatečným objemem dokumentů a jasně definovaným procesem, například přijatými fakturami, objednávkami nebo dodacími listy. Po ověření výsledků lze stejný princip postupně rozšiřovat na další typy dokumentů a zvyšovat podíl těch, které procházejí bez ručního zásahu.

Dokáže Business Central zabránit duplicitnímu zpracování elektronických dokladů?

Ano, u příchozích e-dokumentů obsahuje Business Central kontrolu duplicit. Při hromadném importu nevytvoří nový elektronický dokument, pokud již existuje doklad se stejným dodavatelem, externím číslem dokladu a datem. Automatizace by ale měla počítat i s dalšími kontrolami podle konkrétního procesu.

Lze příchozí fakturu automaticky spárovat s nákupní objednávkou?

Ano. Business Central umožňuje pracovat s příchozími elektronickými doklady a jejich napojením na nákupní proces. Business Central nabízí také funkce využívající Copilot, které mohou pomoci s párováním řádků elektronických faktur na existující nákupní objednávky podle popisu, množství, měrných jednotek nebo částek. Výsledné přiřazení je vhodné před potvrzením zkontrolovat.

Jak důležitá jsou pro automatizaci kvalitní kmenová data?

Velmi. Automatizace nekončí rozpoznáním hodnot z dokumentu. Systém musí získaná data správně přiřadit například ke konkrétnímu dodavateli, zákazníkovi, položce nebo měrné jednotce. Microsoft proto při nastavení elektronických dokumentů počítá s využitím kmenových dat pro identifikaci obchodních partnerů a položek. Čím kvalitnější jsou, tím více kroků lze automatizovat.

Vyřeší automatizované zpracování dokumentů také jejich archivaci?

Ne nutně. Automatizace zpracování a dlouhodobé uchovávání dokumentů jsou dvě rozdílné oblasti. Je proto potřeba rozhodnout, kde bude uložen originální dokument, jak dlouho se má uchovávat a jaké legislativní požadavky se na něj vztahují. Business Central například umožňuje nastavit retenční pravidla pro data a logy elektronických dokumentů, konkrétní archivační strategii je ale vhodné řešit v kontextu celé podnikové architektury.

Co si připravit před zavedením automatizace dokumentů?

Nejlepší je nezačínat výběrem technologie, ale konkrétním procesem. Je vhodné znát typy a objemy příchozích dokumentů, jejich zdroje, údaje, které z nich potřebujeme získat, cílový proces v ERP a situace, které dnes vyžadují ruční rozhodnutí. Praktické je připravit také reprezentativní vzorky dokumentů. Teprve nad nimi lze určit, co může probíhat zcela automaticky, kde budou potřeba validační pravidla a které výjimky mají zůstat uživatelům.

Lze na automatické zpracování dokumentů navázat také jejich schvalováním?

Ano. Po vytvoření příslušného dokladu lze v Business Central využít schvalovací workflow a dokument předat odpovědnému uživateli podle nastavených pravidel. U nákupních dokumentů lze pracovat například se schvalovateli, finančními limity, zastupováním nebo notifikacemi. Pro složitější procesy lze standardní možnosti ERP dále rozšířit, například pomocí Power Automate. Automatizace tak nemusí skončit načtením dat do systému. Může pokračovat také navazujícím schválením a dalšími kroky podle interních procesů firmy.

Sdílejte

PROBERME AUTOMATIZACI DOKUMENTŮ

Napište nám, jak dnes dokumenty do ERP dostáváte a zpracováváte. Podíváme se, kde lze omezit přepisování, ruční třídění a kontrolu a posunout proces k vyšší míře automatizace.