Nestačí vám reporty v Business Central? Propojte data s Power BI

Business Central spolehlivě eviduje, co se ve firmě stalo. Pro řízení firmy ale potřebujete čísla porovnávat, zasazovat do souvislostí a rychle poznat, čemu věnovat pozornost.

Inspirace a aktuality

Microsoft Dynamics 365 Business Central je především transakční systém. Zajišťuje, aby byly správně zaúčtované doklady, vedené pohledávky, zachycené pohyby zásob a dohledatelné obchodní operace. Manažerská analytika má jiný úkol: spojit tato data do ukazatelů, ukázat jejich vývoj a umožnit hledat příčiny odchylek.

Proto ani dobře nastavený Microsoft Dynamics 365 Business Central nemusí sám odpovědět na všechny otázky vedení. Finanční ředitel potřebuje porovnávat skutečnost s rozpočtem a minulým obdobím, obchodní ředitel sledovat marži podle zákazníků a sortimentu a CEO vidět vztah mezi prodejem, pohledávkami, zásobami a likviditou. Data pro tyto odpovědi už ve firmě často existují. Chybí však společný model, který je propojí a bude všem rolím ukazovat čísla stejným způsobem.

Jednou z možností je vytvořit vlastní řešení v Power BI od datového rozhraní až po jednotlivé ukazatele. Druhou cestou je využít připravený analytický základ pro Business Central a upravit jej podle potřeb firmy. Volba mezi oběma přístupy závisí na otázkách, které chcete nad daty řešit, kvalitě nastavení Business Central a požadavcích na vlastní ukazatele, datové zdroje či přístupová pravidla

Kdy už sestavy a Excel nestačí

Standardní sestavy Business Central mají své místo: poskytují detail transakcí, respektují kontext konkrétní agendy a pomáhají v každodenní práci. Excel je zase přirozený pro jednorázový rozbor. Slabina se objeví ve chvíli, kdy stejný přehled vzniká každý týden, závisí na konkrétním člověku nebo vyžaduje spojování více oblastí.

Varovným signálem jsou rozdílné definice stejného ukazatele. Finance počítají marži z účetních položek, obchod z fakturovaných řádků a vedení vidí dvě správně vypadající, ale odlišná čísla. Dalším signálem je nemožnost rychle přejít od souhrnu k příčině: například od poklesu marže ke konkrétní kategorii zboží, zákazníkovi či středisku.

BI vrstva dává smysl také tehdy, když firma potřebuje sledovat více společností stejnou optikou. Nejde jen o sečtení výsledků. Musí být jasné, které společnosti jsou zahrnuté, v jaké měně se čísla zobrazují a zda mají společně používané dimenze srovnatelný význam.

Řešením je rozšíření Analytics Suite pro Business Central

Analytics Suite je rozšíření instalované přímo do Microsoft Dynamics 365 Business Central. Vybraná účetní a provozní data zpřístupňuje prostřednictvím vlastního aplikačního programového rozhraní (API), ze kterého je načítá připravený datový model a report v Power BI. Uživatelé tak nemusí od začátku vytvářet datové rozhraní, vazby ani základní analytické ukazatele.

Analytics Suite pokrývá finance, bankovní účty, pohledávky a závazky, prodej, nákup a zásoby. Uživatel může pracovat s hotovými stránkami a nad stejným modelem vytvářet vlastní analýzy. Hlavní přínos nespočívá ve větším množství grafů, ale ve sjednocené interpretaci ukazatelů a možnosti filtrovat je stejnými atributy a dimenzemi.

Report se může zobrazit v češtině, slovenštině, němčině nebo angličtině podle jazyka uživatele.

Finance a likvidita v jednom kontextu

Pro finanční řízení není rozhodující jen stav hlavní knihy, ale vztahy mezi skutečností, rozpočtem, pohledávkami, závazky a peněžními prostředky. Analytics Suite umožňuje sledovat výnosy, náklady a marži v čase, porovnávat skutečnost s rozpočtem a minulým obdobím nebo pracovat s účetními schématy připravenými v Business Central.

U pohledávek a závazků je důležitý pohled „k datu“, stárnutí položek a rozdělení podle splatnosti. Vedení tak nemusí pracovat pouze s dnešním saldem, ale může hodnotit vývoj platební morálky. Jednoduchý pohled na cash flow propojuje zůstatky bankovních účtů s budoucími příjmy a výdaji z otevřených položek podle data splatnosti.

Prodej, nákup a zásoby ukážou souvislosti

Stejná data mají pro různé role jiný význam. Vedení sleduje trend prodeje a marže, obchod zase zákazníky a sortiment, nákup potřebuje porovnat náklady a dodavatele a provoz řeší peníze v zásobách. Jednotný model umožní přecházet mezi těmito pohledy bez vytváření nové tabulky pro každou otázku.

V prodeji lze analyzovat čistý prodej, náklady, marži, slevy, množství nebo vývoj zákaznických segmentů. Nákupní pohledy pracují s dodavateli, náklady, množstvím a meziročním srovnáním. U zásob se propojuje množství, hodnota a obrátka. To pomáhá odlišit položku, která je jen objemná, od položky, v níž zůstává dlouho vázaný kapitál.

Více společností vyžaduje společná pravidla

Analytics Suite může pracovat s jednou společností i s více společnostmi vybranými v prostředí Business Central. Každý záznam nese informaci o společnosti, takže uživatel může pohled filtrovat nebo společnosti sčítat. Pro skupiny, které dnes připravují přehledy za jednotlivé firmy odděleně, je to významné zjednodušení.

Technické spojení ale nevyřeší rozdíly v datech. Analytics Suite zpracovává dimenze 1–8 podle jejich pořadí v nastavení financí. Pokud jedna společnost používá dimenzi „Středisko“ pro pobočku a druhá pro tým, společný graf bude zavádějící. Částky se navíc načítají v lokální měně každé společnosti, takže souhrn firem s různou měnou bez převodu nedává smysl. Před nasazením je proto vhodné porovnat účetní osnovy, kategorie zboží, měny, kalendáře a význam klíčových dimenzí. Skutečnou konsolidaci včetně eliminací a převodů měn nelze zaměňovat s prostým souhrnem společností.

Kdy je Analytics Suite správným nástrojem?

Analytics Suite dává smysl firmám, které chtějí nad daty z Business Central rychle získat opakovatelný reporting a nebudovat celé analytické řešení od začátku. Největší hodnotu přinese tam, kde účetní osnova, dimenze, kategorie zboží nebo rozpočty odpovídají tomu, jak firma skutečně sleduje své finance, prodej a zásoby. Analytické rozšíření totiž data zpřehlední a zasadí do souvislostí, nemůže však nahradit jejich správnou evidenci.

Pokud jsou pro rozhodování zásadní také data z výroby, projektů, servisu, neúčtovaných dokladů nebo externích systémů, je potřeba ověřit, zda postačí standardní rozsah Analytics Suite, nebo bude vhodné řešení dále doplnit. Podobně je tomu u specifického plánování, konsolidace více společností nebo individuálně nastavených ukazatelů.

Prvním krokem by proto neměl být seznam požadovaných grafů, ale několik konkrétních otázek, na které dnes vedení obtížně hledá odpověď. Konzultace nad těmito otázkami pomůže určit, co lze pokrýt hotovým řešením a kde má smysl uvažovat o úpravě či navazujícím vývoji.

FAQ / Časté dotazy a odpovědi

Nahrazuje Analytics Suite standardní sestavy Business Central?

Ne. Standardní sestavy zůstávají vhodné pro transakční detail, kontrolní výstupy a každodenní práci v konkrétní agendě. Analytics Suite přidává manažerský a analytický pohled v Power BI, který usnadňuje srovnávání trendů a oblastí.

Jsou data v reportu v reálném čase?

Ne v přesném smyslu slova. Report pracuje se stavem dat při posledním obnovení datové sady v Power BI. Vhodný interval se nastavuje podle potřeby firmy a na stránkách je vidět čas poslední aktualizace.

Lze nad připraveným modelem vytvářet vlastní reporty?

Ano. Hotový datový model využít i pro vlastní reporty a analýzy. Před úpravami je vhodné stanovit, kdo spravuje definice ukazatelů a jak se budou změny testovat a nasazovat.

Zahrnuje řešení otevřené prodejní a nákupní objednávky?

Standardní rozsah řešení pracuje s účtovanými daty; neúčtované objednávky a nabídky nezobrazuje. Pokud jsou zásadní pro výhled prodeje, nákupu nebo likvidity, je potřeba rozsah doplnění posoudit samostatně.

Mohou různí uživatelé vidět jen svou společnost nebo zákazníky?

Takové omezení je možné v Power BI řešit zabezpečením na úrovni řádků, ale nelze je považovat za automatickou součást každého modelu. Požadované role, skupiny a výjimky proto definujte před nasazením a výsledné pohledy otestujte za jednotlivé role.

Co rozhoduje o délce nasazení?

Vedle technické instalace hlavně připravenost dat, počet společností, shoda dimenzí, pravidla přístupu a rozsah požadovaných úprav. Nejrychlejší bývá nasazení standardního modelu a definice požadovaných změn na základě jeho používání.

Co je potřeba pro provoz řešení?

Business Central s nainstalovaným rozšířením Analytics Suite, účet s odpovídajícími oprávněními v Business Central, pod kterým se data v Power BI obnovují, licence Power BI pro autory i čtenáře reportů podle zvoleného způsobu sdílení. U skupiny firem se navíc v Business Central označí společnosti, které mají být v Power BI zahrnuté.

Sdílejte

Chcete z Business Central vytěžit víc?

Popište nám, co dnes v reportingu nebo práci s daty řešíte. Ozveme se vám a společně projdeme, jaké možnosti dávají smysl právě ve vašem prostředí.