Proč potřebujete DMS, i když máte Microsoft Dynamics 365: komplexní řešení pro správu dokumentů

Microsoft Dynamics 365 skvěle pokrývá ERP, ale se správou dokumentů si poradí lépe ve spojení se specializovaným DMS. Integrace posílí kontrolu, zvýší efektivitu a zajistí soulad s předpisy.

Zveřejněno dne: 11. 09. 2025

Inspirace a aktuality

Microsoft Dynamics 365 patří mezi nejrozšířenější ERP platformy pro střední a velké firmy. Pomáhá řídit finance, obchod, servis nebo výrobu v jednom propojeném ekosystému. Mnoho firem jej proto využívá jako hlavní nástroj pro klíčové agendy napříč organizací.

Ačkoliv Dynamics 365 nabízí základní možnosti práce s dokumenty, při větším objemu dat, komplexních schvalovacích procesech nebo požadavcích na auditní stopu začíná narážet na své limity. Chybí mu například pokročilé řízení verzí, automatizované workflow, notifikace při blížících se termínech či robustní řízení přístupových práv.

Proto je vhodné doplnit prostředí Microsoft 365 o specializovaný Document Management System, který dokáže se správou dokumentů pracovat systematicky, bezpečně a v souladu s regulatorními požadavky.

Synergie ERP a DMS: Klíčové výhody integrace

Důležité je si uvědomit, že DMS není konkurencí pro Microsoft Dynamics 365, ale jeho přirozeným rozšířením. Zatímco ERP řeší transakční logiku firemních procesů, DMS přináší strukturu, kontrolu a automatizaci do práce s dokumenty, které tyto procesy doprovází. Výsledkem je vyšší efektivita, bezpečnost a transparentnost napříč celou organizací.

Zvýšená bezpečnost a dodržování předpisů

V prostředí, kde jsou dokumenty distribuovány napříč různými systémy, je velmi složité efektivně řídit přístupová práva, kontrolovat verze nebo plnit legislativní povinnosti (např. GDPR, ISO, interní compliance). DMS nabízí pokročilý systém oprávnění, auditní stopu a nástroje pro správu citlivých údajů, které pomáhají s naplněním regulatorních i interních požadavků.

Automatizace zpracování faktur

Většina firem přijímá stovky až tisíce faktur měsíčně – ruční zpracování je časově náročné a náchylné k chybám. DMS tento proces výrazně zjednodušuje:

Digitalizace a extrakce dat: Skenované nebo e-mailové faktury lze automaticky převádět na strukturovaná data pomocí OCR a strojového učení.
Automatické párování a validace: DMS propojené s ERP dokáže spárovat fakturu s objednávkou nebo dodacím listem, a upozornit na nesrovnalosti.
Workflow schvalování: Faktury lze automaticky směrovat k odpovědným osobám podle částky, typu nákladu nebo střediska.
Integrace s finančními systémy: Po schválení se dokumenty automaticky zapisují do účetního deníku nebo systému závazků.

Správa smluv

DMS řeší mnohé výzvy, které přináší evidence a životní cyklus smluv. Zejména v právních nebo nákupních týmech:

Centralizované úložiště smluv: Všechny smlouvy jsou uložené strukturovaně podle partnerů, typu smlouvy, platnosti nebo odpovědných osob.
Automatizované workflow: Příprava, revize, schvalování i finální archivace probíhá v přehledném digitálním prostředí s jasnou odpovědností.
Sledování termínů a upozornění: DMS upozorní na blížící se expirace, výpovědní lhůty nebo potřebu prolongace.
Verzování a audit: Každá změna je zaznamenána, dohledatelná a dokument má jasnou historii úprav i schválení.

Prvním krokem je definice jasné strategie a cílů. Je důležité vědět, které dokumentové agendy je potřeba digitalizovat jako první (např. fakturace, smlouvy, provozní dokumentace) a jaký přínos od implementace očekáváte, zda zrychlení zpracování dokumentů, zvýšení bezpečnosti, transparentnost nebo např. compliance s předpisy.

Následuje zapojení klíčových stakeholderů. DMS zasahuje do různých oddělení, od financí přes nákup až po právní nebo HR tým. Klíčové je získat podporu vedoucích pracovníků a včas začlenit jejich požadavky do návrhu řešení. Jen tak lze předejít zbytečným úpravám v pozdější fázi.

Poté přichází na řadu výběr vhodného řešení. Neexistuje jedno univerzální DMS, výběr závisí na požadavcích na integraci, objemu dokumentů, požadovaném workflow, legislativních požadavcích nebo preferovaném technologickém stacku. V Aricomě pracujeme s pokročilými technologiemi jako OpenText, Newgen nebo vlastní nadstavbou nad Microsoft SharePoint. Výběr řešení proto vždy navrhujeme s ohledem na konkrétní potřeby a možnosti klienta.

Další fází je plán adopce a školení. Jakýkoliv nový nástroj bude úspěšný jen tehdy, pokud jej zaměstnanci přijmou za svůj. Dobře připravené onboardingové materiály, školení a konzultace jsou zásadní pro hladké nasazení do běžného provozu a efektivní využití všech funkcionalit, které nové DMS nabízí.

Získejte plnou kontrolu nad dokumenty v prostředí Dynamics 365

I když Microsoft Dynamics 365 efektivně pokrývá klíčové ERP agendy, práce s dokumenty zůstává v mnoha firmách roztříštěná, manuální a obtížně kontrolovatelná. Integrací specializovaného DMS do prostředí M365 však můžete tyto problémy jednoduše překonat – získat centrální přehled, automatizovat schvalovací workflow, zvýšit bezpečnost i naplnit regulatorní požadavky.

Díky zkušenostem s různými DMS platformami i s prostředím Microsoft Dynamics 365 vám v Aricomě pomůžeme navrhnout řešení, které zapadne do vašich procesů a přinese reálný přínos. Řekněte si o nezávaznou konzultaci či DEMO.

Sdílejte