Spisová služba pro Lesy ČR: jednotný systém pro desetitisíce dokumentů ročně

Lesy České republiky, s. p. jsou státní podnik spravující přibližně polovinu lesů v České republice. Zajišťují trvale udržitelné hospodaření v lesích, správu vodních toků a plnění dalších funkcí ve veřejném zájmu. Podnik má rozsáhlou organizační strukturu s desítkami krajských a oblastních jednotek a zaměstnává přes 3 000 pracovníků po celé republice.

Lesy České republiky provozovaly vlastní systém spisové služby, který bylo nutné nahradit moderním řešením v souladu s aktuální legislativou. Cílem projektu bylo zavést nový systém elektronické spisové služby (ESSL) na platformě ACTA, který by zajistil jednotnou správu dokumentů v celé organizaci, včetně jejich evidence, oběhu a dlouhodobé archivace. Klíčovým požadavkem byla také integrace na vybrané podnikové aplikace, zajištění souladu s legislativou (zákon o archivnictví a spisové službě) a následná možnost využití kvalifikovaných služeb dle evropského nařízení eIDAS.
 

Aricoma (dříve Autocont) pro Lesy České republiky navrhla a realizovala kompletní systém elektronické spisové služby (ESSL) na platformě ACTA. Řešení zahrnovalo analýzu stávajícího stavu, návrh architektury, konfiguraci systému i integraci s okolními systémy.

Systém pokrývá celý životní cyklus dokumentů, od jejich příjmu přes oběh až po archivaci. Díky centralizaci a standardizaci procesů došlo k výraznému zjednodušení práce s dokumenty a zvýšení jejich dohledatelnosti. Součástí dodávky byla i elektronická podatelna, evidence pošty a řízení interního oběhu dokumentů, což umožnilo rychlejší a transparentní schvalovací procesy.

Řešení bylo integrováno na personální systém, SAP, IDM a datové schránky, což přineslo menší chybovost, úsporu času a snazší správu oprávnění. Významnou součástí byla také migrace dat z původního systému, která zajistila kontinuitu práce a zachování vazeb mezi dokumenty. Nechybělo ani školení uživatelů a zpracování dokumentace, což usnadnilo přechod na nový systém bez výpadků provozu.

V roce 2021 byla ESSL rozšířena o podporu kvalifikovaných služeb dle eIDAS – implementací modulu SecuSign pro elektronické podepisování a napojením na důvěryhodný archiv O2. To přineslo právní jistotu a plnou elektronizaci vybraných dokumentových agend.

Systém dnes využívá více než 2 500 uživatelů napříč organizací. Aricoma navíc zajišťuje dlouhodobý aplikační a metodický support, optimalizaci provozu i průběžné úpravy v souladu s měnící se legislativou. Řešení tak umožňuje Lesům ČR efektivně řídit dokumenty v digitální podobě, snížit administrativní zátěž a splnit veškeré zákonné požadavky.