OpenText Content Management – správa dokumentů bez kompromisů

• Exponenciální růst dat – až 80 % firemních informací je nestrukturovaných (e-maily, smlouvy, přílohy, reporty). OCM tyto informace centralizuje a dává jim pořádek.
• Compliance a regulace – GDPR, eIDAS, ISO či DoD 5015.2 vyžadují přesné řízení přístupu, verzí a archivace. OCM to řeší z jedné platformy.
• Efektivita procesů – místo zdlouhavého hledání nebo ručního schvalování vše probíhá digitálně a automatizovaně.
• AI a moderní UX – inteligentní vyhledávání, automatické tagování a přívětivé prostředí podporují rychlou adopci systému napříč firmou.

OpenText Content Management se nejčastěji používá pro správu smluv a důvěrných dokumentů. Firmy získají plnou kontrolu nad životním cyklem dokumentů – od jejich tvorby a schvalování až po bezpečné uložení a dlouhodobou archivaci. Díky jasně definovaným přístupovým právům a auditním stopám mají jistotu, že všechny smlouvy a citlivé informace jsou chráněny a dohledatelné.

Dalším častým scénářem je digitalizace faktur a automatizace účetních procesů. OCM propojený se SAP nebo jiným ERP umožňuje rychlé schvalování a účtování faktur bez manuálního přepisování. Tím se výrazně zkracuje doba zpracování, snižuje chybovost a zvyšuje efektivita celého finančního oddělení.

Silnou pozici má OpenText také v oblastech, kde je třeba pracovat s rozsáhlou dokumentací. Typickým příkladem je výrobní a inženýrská dokumentace, projektová dokumentace nebo konstrukční výkresy. OCM zajišťuje, že každý člen týmu pracuje s aktuální verzí dokumentu a že změny jsou řízeny standardizovaným procesem.

Řešení se uplatňuje i ve vysoce regulovaných sektorech, jako je farmacie, zdravotnictví, bankovnictví nebo veřejná správa. Zde OCM pomáhá firmám nejen splnit přísné normy a legislativní požadavky, ale také zajistit transparentnost a auditovatelnost všech klíčových procesů.

OpenText Content Management nabízí moderní a přizpůsobitelné uživatelské prostředí, které lze nakonfigurovat podle role či konkrétního uživatele. Úvodní stránku je možné personalizovat tak, aby každý viděl právě ty informace, které potřebuje ke své práci. Díky tomu je systém intuitivní a uživatelsky přívětivý i v prostředí velkých organizací.

Klíčovou funkcionalitou je tzv. Business Workspace, který poskytuje rychlý a intuitivní přístup k relevantním dokumentům, datům, lidem a úkolům spojeným s konkrétním projektem nebo obchodním cílem. V kombinaci s funkcí Smart View jde o role-based rozhraní, které zobrazuje pouze obsah důležitý pro danou činnost. To usnadňuje spolupráci, snižuje informační šum a zajišťuje, že týmy vždy pracují s aktuální verzí dokumentů.

Díky těmto technologiím se OpenText Content Management stává nejen silným nástrojem pro správu dokumentů, ale i platformou, která propojuje obsah s byznysem a podporuje digitální transformaci celé organizace.

DMS řeší ukládání a správu dokumentů. ECM (a dnes Content Management) jde dál – řídí celý životní cyklus obsahu, podporuje workflow a integruje se s podnikovými procesy.

OpenText Content Management obsahuje řízení práv, auditní stopy, řízení retence a archivace. Splňuje požadavky GDPR, eIDAS, ISO i oborové normy jako HIPAA.

Nejhlubší integrace je se SAP, dále s ERP systémy (Oracle, Microsoft Dynamics), Microsoft 365, Salesforce a dalšími podnikovými aplikacemi.

Díky funkcím jako inteligentní vyhledávání, automatické značkování nebo sumarizace dokumentů dokáže AI výrazně urychlit práci uživatelů.

Ano. OpenText Content Management funguje on-premise, v cloudu i hybridně. Podporuje i multicloud strategie velkých organizací.

OCM nabízí předkonfigurované moduly pro řízení životního cyklu dokumentů, revize, auditní záznamy i bezpečné workflow pro banky, pharma nebo státní správu.

Implementace obvykle začíná analýzou procesů a potřeb. Následuje konfigurace, integrace se SAP a dalšími systémy, migrace dat a školení uživatelů.

Cena se odvíjí od rozsahu implementace, počtu uživatelů a požadovaných modulů. Rádi Vám poskytuje konzultaci a návrh kompletního řešení včetně kalkulace.

OpenText je robustní enterprise platforma, určená pro velké organizace a regulovaná odvětví. Oproti lehčím DMS nabízí hlubší integrace, škálovatelnost a komplexní compliance.