Elektronické podpisy a dôveryhodné dokumenty

Tradičné spôsoby podpisovania (papier, osobné doručenie, skenovanie) spomaľujú obchodné operácie, zvyšujú chybovosť a obmedzujú dohľadateľnosť. Vo veľkých organizáciách to môže viesť k strate tisícov hodín ročne, vysokým nákladom a zbytočným právnym rizikám.

Digitálne podpisové riešenia prinášajú hmatateľné výhody. Štatistiky ukazujú, že elektronické podpisy môžu skrátiť čas potrebný na uzatvorenie zmlúv a fakturáciu až o 28 %, pričom ponúkajú úspory nákladov až do výšky 26 % a zvýšenie príjmov až o 19 %. Okrem toho sa vďaka elektronickým podpisom až 80 % zmlúv uzatvára do jedného dňa a 44 % z nich dokonca do 15 minút.

Naše riešenia elektronických podpisov sú založené na osvedčených štandardoch a spĺňajú najprísnejšie požiadavky európskej a lokálnej legislatívy. Vďaka hladkej integrácii do existujúcej podnikovej infraštruktúry, vrátane systémov správy dokumentov a ERP, získate:

• právne záväzné podpisy, akceptované v celej EÚ,
• plnú auditovateľnosť a bezpečnosť, dôležitú pre compliance a interné riadenie,
• výrazné zrýchlenie procesov medzi oddeleniami, lokalitami a partnermi,
• merateľné úspory nákladov a času, najmä pri spracovaní tisícov až miliónov dokumentov mesačne.

Vo veľkých spoločnostiach a inštitúciách digitalizácia procesov podpisovania nie je len o zavádzaní nových technológií. Ide o komplexnú zmenu, ktorá čelí mnohým prekážkam – od robustných starších systémov a zložitých požiadaviek na dodržiavanie predpisov až po vysoké nároky na výkon a škálovateľnosť.

Jedným z hlavných problémov je obrovský objem dokumentov. Organizácie, ktoré pracujú s miliónmi zmlúv, objednávok, faktúr alebo personálnych dokumentov, čelia ťažkostiam pri udržiavaní konzistentnosti, bezpečnosti a sledovateľnosti počas celého cyklu dokumentov, od ich vytvorenia a podpísania až po archiváciu. Tradičné procesy sa často spoliehajú na papierové alebo manuálne kroky, čo predlžuje celé workflow a zvyšuje mieru chybovosti.

Ďalšou výzvou je integrácia elektronických podpisov do existujúcich systémov. Mnohé organizácie pracujú s kombináciou rôznych platforiem, od ERP a DMS po systémy správy dokumentov, SharePoint a vlastné portály alebo aplikácie, a potrebujú, aby sa elektronické podpisy stali prirodzenou súčasťou týchto systémov, a nie izolovaným nástrojom.

Zvyšujúci sa tlak zo strany regulačných orgánov so sebou prináša aj potrebu úplnej kontrolovateľnosti, právnej nespochybniteľnosti a dlhodobého uchovávania dokumentov. Dodržiavanie smerníc, ako sú eIDAS, GDPR alebo zákony o správe záznamov, je nevyhnutné nielen pre právne oddelenia, ale aj pre budovanie dôvery medzi partnermi, zákazníkmi a občanmi.

V neposlednom rade zohráva úlohu aj škálovateľnosť. Riešenie, ktoré funguje pre malé podniky, často zlyháva v prostredí, kde je potrebné spracovávať stovky tisíc transakcií denne a zároveň zabezpečiť dostupnosť aj v krízových situáciách. Pre enterprise prostredia je preto kľúčová robustná architektúra, vysoká dostupnosť a možnosť spúšťať viacero podpisových tokov paralelne v rámci celej organizácie.