Elektronické podpisy a důvěryhodné dokumenty

Tradiční způsoby podpisu (papír, osobní doručení, skenování) zpomalují podnikový provoz, zvyšují chybovost a omezují dohledatelnost. Ve velkých organizacích tak může docházet k tisícům ztracených hodin ročně, vysokým nákladům a zbytečným právním rizikům.

Digitální podpisové řešení přináší konkrétní přínosy. Statistiky ukazují, že elektronické podpisy mohou zkrátit dobu potřebnou k uzavření smluv a fakturaci až o 28 % a zároveň nabídnout až o 26 % větší úsporu nákladů a o 19 % vyšší výnosy. Dále až 80 % smluv je díky elektronickému podpisu dokončeno během jednoho dne a 44 % z nich během pouhých 15 minut.

Naše řešení elektronických podpisů staví na osvědčených standardech a splňují nejpřísnější požadavky evropské i lokální legislativy. Díky hladké integraci do existující enterprise infrastruktury, včetně systémů pro správu dokumentů, či ERP získáte:

• právně závazné podpisy, akceptované v celé EU,
• plnou auditovatelnost a bezpečnost, důležitou pro compliance a interní řízení,
• výrazné zrychlení procesů mezi odděleními, lokacemi i partnery,
• měřitelné úspory nákladů a času, zejména při zpracování tisíců až milionů dokumentů měsíčně.

Ve velkých firmách a institucích není digitalizace podpisových procesů jen o nasazení nové technologie. Jde o komplexní změnu, která naráží na řadu překážek – od robustních legacy systémů přes složité compliance požadavky až po vysoké nároky na výkon a škálovatelnost.

Jedním z hlavních problémů bývá samotný objem dokumentů. Organizace pracující s miliony smluv, objednávek, faktur nebo personálních dokumentů čelí obtížím s udržením konzistence, bezpečnosti a dohledatelnosti napříč celým cyklem dokumentu od vytvoření přes podepsání až po archivaci. Tradiční procesy nezřídka spoléhají na papír nebo manuální kroky, které prodlužují celé workflow a zvyšují chybovost.

Další výzvou je integrace elektronických podpisů do stávajících systémů. Mnoho organizací pracuje s kombinací různých platforem od ERP přes DMS, spisové služby, SharePoint až po vlastní portály či aplikace a potřebuje, aby se elektronické podpisy staly jejich přirozenou součástí, nikoliv izolovaným nástrojem.

Rostoucí tlak regulátorů přináší také potřebu plné auditovatelnosti, právní nezpochybnitelnosti a dlouhodobé uchovatelnosti dokumentů. Splnění směrnic jako eIDAS, GDPR nebo zákonů o spisové službě je nezbytné nejen pro právní oddělení, ale také pro budování důvěry mezi partnery, zákazníky a občany.

V neposlední řadě hraje roli škálovatelnost. Řešení, které funguje pro malou firmu, často selhává v prostředí, kde je třeba zpracovat statisíce transakcí denně a zároveň zajistit dostupnost i v krizových situacích. Pro enterprise prostředí je proto klíčová robustní architektura, vysoká dostupnost a možnost paralelního provozu více podpisových toků napříč organizací.