Digitalizace a centrální správa dokumentů v CETIN: jednotný DMS na platformě IBM FileNet

Aricoma pomohla CETINu zrychlit práci s dokumenty a přejít na jednotnou digitální platformu. Nový DMS na IBM FileNet včetně migrace 5,5 mil. dokumentů i integrace na SAP a ESB přineslo vyšší efektivitu a bezpečnost.

Realizace 2016 – současnost

Případové studie

Profil zákazníka

CETIN je přední poskytovatel velkoobchodních telekomunikačních služeb v České republice. Spravuje a provozuje jednu z nejrozsáhlejších sítí pevné a mobilní infrastruktury v zemi, která slouží nejen operátorům skupiny PPF, ale i dalším komerčním partnerům. Zaměřuje se na modernizaci sítě, vysokorychlostní připojení a rozvoj 5G technologií.

Realizace projektu proběhla profesionálně a bez závad. Projekt se podařilo dokončit v termínu a systém naplnil očekávání naší společnosti.

Ing. Jan Vogel

projektový manažer

Výchozí situace, cíle projektu

Po oddělení infrastruktury od O2 Czech Republic využíval CETIN dočasné DMS prostředí původního provozovatele, kde byla data obou společností pouze technicky oddělena. Toto řešení však neumožňovalo samostatný rozvoj, moderní digitalizaci dokumentů ani robustní integrace do dalších systémů. Chyběla jednotná platforma pro řízenou správu dokumentů, efektivní podpora digitalizace, bezpečná dlouhodobá archivace i možnost dalšího rozšiřování.

Cílem projektu bylo proto vybudovat vlastní centrální DMS, který sjednotí dokumentové agendy a umožní moderní digitalizaci procesů. Součástí zadání byla migrace 5,5 milionu dokumentů z prostředí O2, vytvoření aplikací pro podatelnu, řízení dokumentace a spisovou službu, integrace se SAP a ESB a nahrazení původního řešení pro práci s PDF formuláři a konverzi dokumentů pro dlouhodobou archivaci.

Přínosy

Zrychlení klíčových procesů napříč organizací
Okamžitý přístup k důležitým informacím
Výrazné snížení manuální administrativy
Méně chyb a vyšší kvalita dat
Plná kontrola nad životním cyklem dokumentů
Bezpečné uložení a dlouhodobá archivace

Popis řešení

Aricoma (dříve Autocont) vybudovala pro CETIN samostatné a plně moderní prostředí pro správu dokumentů na platformě IBM FileNet P8. Implementace zahrnovala jak návrh architektury, tak vytvoření specializovaných aplikací v prostředí IBM Content Navigator – Podatelny, Řídící dokumentace a Spisovny. Tyto moduly zajišťují digitalizaci, validaci, schvalování i bezpečné uložení dokumentů v celém jejich životním cyklu a byly navrženy přesně podle potřeb jednotlivých útvarů společnosti.

Součástí dodávky bylo také nasazení Kofax Capture pro řízený sběr a zpracování dokumentů, integrace na SAP a integrační platformu ESB i implementace řešení Long Term Docs pro konverzi a dlouhodobou archivaci PDF formulářů. Projekt doplnila instalace nástrojů IBM BigFix a ILMT, které umožňují automatizovaný audit a správu licencí.

Klíčovým prvkem realizace byla komplexní migrace 5,5 milionu dokumentů z prostředí O2 Czech Republic. Pro zajištění přesnosti dat a návazností bylo vyvinuto vlastní exportní a importní řešení, které umožnilo provést několik iterací migrace a zajistit plnou konzistenci verzí i vazeb. Finální migrace proběhla bez výpadků provozu a vytvořila pevný základ pro samostatný dokumentový ekosystém CETINu.

Nově vybudovaný DMS dnes využívají téměř dva tisíce uživatelů a Aricoma poskytuje jeho dlouhodobý L2 a L3 support včetně kontinuálního rozvoje. Systém se tak stal stabilní platformou pro další kroky CETINu v oblasti digitalizace a standardizace interních procesů.