aricoma logo avatar

#1 v podnikovém IT

Automatizace zpracování příchozích faktur s IBM FileNet a Datacap

IBM FileNet a Datacap přinášejí kompletní automatizaci zpracování příchozích faktur. Od vytěžení dat a schvalovacího workflow až po archivaci a napojení na ERP systémy – rychle, přesně a bez zbytečné administrativy.

Kontaktujte nás
Co děláme Podnikové aplikace Automatizace zpracování příchozích faktur

Co je řešení IBM pro automatizaci příchozích faktur

Řešení postavené na IBM FileNet Content Manager a IBM Datacap umožňuje firmám digitalizovat a plně automatizovat proces zpracování příchozích faktur. Faktury přijaté e-mailem, v papírové podobě nebo prostřednictvím EDI jsou okamžitě digitalizovány, vytěženy a zařazeny do schvalovacího workflow. Celý proces od přijetí dokumentu až po jeho zaúčtování a archivaci probíhá v jednom prostředí, se zachováním transparentní auditní stopy.

Díky využití inteligentního vytěžování (OCR a AI) dokáže systém pracovat jak se strukturovanými, tak nestrukturovanými fakturami, průběžně se učí a zvyšuje přesnost rozpoznávání. V kombinaci s IBM Business Automation Workflow lze nastavit pravidla schvalování, párování s objednávkami i automatické validace, čímž se výrazně snižuje potřeba manuálních zásahů.

Výsledkem je rychlejší a přesnější proces účtování, úspora nákladů, lepší kontrola nad cash-flow a snížení rizika chyb či zpoždění plateb. Řešení IBM zároveň podporuje integraci s klíčovými ERP systémy (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics aj.), takže se snadno přizpůsobí stávající firemní architektuře.
 

Přínosy

  • Inteligentní vytěžování dat z faktur
  • Automatizované workflow schvalování a účtování
  • Transparentní auditní stopa a reporting
  • Úspora času i provozních nákladů
  • Integrace s ERP a dalšími systémy
  • Soulad s legislativou a e-fakturací

Jak IBM řešení funguje v praxi

Zpracování faktury začíná jejím přijetím – ať už jde o papírový dokument, PDF zaslané e-mailem nebo elektronickou fakturu přes EDI. IBM Datacap fakturu okamžitě digitalizuje, vytěží z ní potřebná data a uloží ji do IBM FileNet s kompletními metadaty.

Následně se faktura zařadí do automatizovaného workflow řízeného pomocí IBM Business Automation Workflow. Ten ji směruje ke správnému schvalovateli, kontroluje párování s objednávkou a provádí validace. Účetní tým má celý proces pod kontrolou, ale bez zbytečné manuální práce.

Jakmile je faktura schválena, systém ji předá do ERP (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics aj.) k zaúčtování a úhradě. Celý proces je transparentní, opatřený auditní stopou a monitorovaný v reálném čase. Výsledkem je rychlejší schvalování, méně chyb a nižší náklady na administrativu.
 

Automatizované workflow

Faktury jsou automaticky směrovány ke schválení, párovány s objednávkami a účtovány v ERP. Účetní týmy tak získávají rychlejší a konzistentní proces zpracování.


Integrace a rozšiřitelnost

Řešení se bez problémů napojí na SAP, Oracle či Microsoft Dynamics. Lze jej rozšířit o elektronické podpisy, DMS nebo další nástroje IBM Automation.


Inteligentní vytěžování

IBM Datacap využívá OCR a AI k automatickému čtení faktur v různých formátech. Díky strojovému učení se přesnost vytěžování průběžně zvyšuje a snižuje se potřeba manuálních zásahů.

Plná kontrola a compliance

Každý dokument je snadno dohledatelný, opatřený auditní stopou a sledovaný v reálném čase. Řešení podporuje legislativní požadavky na e-fakturaci a usnadňuje audity.


Silné zázemí pro vaši digitální transformaci

Implementace řešení pro automatizaci příchozích faktur není jen o technologii. Jde o změnu, která ovlivňuje finanční procesy, spolupráci mezi odděleními i celkovou efektivitu firmy. Díky našim zkušenostem a hluboké znalosti IBM ekosystému vám pomůžeme, aby tato transformace přinesla reálné výsledky – úspory času, vyšší přesnost i lepší kontrolu nad financemi.

Jsme IBM Platinum Partner a máme za sebou desítky úspěšných projektů digitalizace a automatizace dokumentů. Náš silný tým s dlouholetou zkušeností kombinuje odborníky na FileNet, Datacap, workflow i integrace s ERP systémy. Díky tomu dokážeme zajistit komplexní podporu v každé fázi projektu – od analýzy a návrhu řešení až po implementaci, školení uživatelů a dlouhodobý servis.

Naše kompetence v oblasti IBM zahrnují:
  • Implementace IBM FileNet a Datacap pro zpracování příchozích faktur.
  • Analýzy a optimalizace procesů v účtárně a finance operations.
  • Integrace s ERP systémy (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics).
  • Rozšíření o e-podpisy, DMS či RPA pro kompletní digitalizaci procesů.
  • Servis a rozvoj řešení včetně převzetí od jiného dodavatele.

Ať už řešíte první krok k digitalizaci faktur, nebo chcete stávající systém posunout na vyšší úroveň, s námi máte jistotu partnera, který rozumí jak technologii, tak i vašemu byznysu.
 
Foto autora, Viktor Machek

Viktor Machek

Director of ECM FileNet Division

Časté dotazy (FAQ):

Je IBM řešení vhodné pouze tehdy, když používáme IBM ekosystém?

Ne. IBM FileNet a Datacap lze integrovat se širokou škálou ERP systémů (SAP, Oracle, Microsoft Dynamics aj.). Není tedy nutné mít plně IBM prostředí – řešení se přizpůsobí vaší architektuře.

Pro jaký druh firem je IBM řešení vhodné?

Hodí se pro střední a velké společnosti s vysokým objemem příchozích faktur, které potřebují zrychlit schvalování, snížit chybovost a mít plnou kontrolu nad závazky. Často jej využívají firmy ve výrobě, retailu, bankovnictví, energetice či veřejném sektoru.

Jak dlouho trvá implementace?

Záleží na rozsahu projektu a integracích s ERP. Standardní nasazení trvá 3–6 měsíců, pilotní projekty mohou být hotové ještě dříve. Díky cloudovým komponentám je nasazení výrazně rychlejší než u tradičních DMS systémů.

Podporuje řešení legislativní požadavky na e-fakturaci?

Ano. IBM řešení je připravené na lokální i mezinárodní regulace (např. eIDAS) a poskytuje kompletní auditní stopu, aby byla zajištěna compliance při auditech i daňových kontrolách.

Umí IBM řešení pracovat s různými formáty faktur?

Ano. Systém zpracuje papírové faktury (po naskenování), PDF, e-faktury i dokumenty přijaté přes EDI. Využívá strojové učení, takže zvládá jak strukturované, tak nestrukturované formáty.

Jak IBM řešení přispívá k úsporám?

Automatizace snižuje náklady na manuální zpracování, eliminuje chyby a umožňuje využít slevy za včasné platby. Studie ukazují, že digitalizace faktur může snížit náklady na jednu fakturu až o 60–70 %.

Můžete převzít řešení od jiného dodavatele?

Ano. Aricoma má zkušenosti s převzetím a stabilizací již běžících implementací FileNetu a Datacapu. Umíme provést audit, doporučit optimalizace a zajistit dlouhodobou podporu i rozvoj.

Chcete vědět víc o IBM řešení?

Automatizace příchozích faktur s IBM FileNet a Datacap přináší rychlost, úspory a plnou kontrolu nad finančními procesy.

Domluvte si nezávaznou konzultaci

Správa faktur je jen začátek. IBM FileNet umožňuje digitalizovat i další agendy – smlouvy, HR dokumenty nebo celé schvalovací procesy.

Objevte další možnosti IBM FileNet

Sdílejte

Tisk do PDF

Reference

NEVÁHEJTE, KONTAKTUJTE NÁS.

Máte zájem o další informace nebo o nabídku pro vaši konkrétní situaci?

Odesláním formuláře prohlašuji, že jsem se seznámil s informacemi o zpracování osobních údajů v ARICOMA.

Na vašem soukromí nám záleží

Používáme identifikátory cookies, které jsou nezbytné pro funkčnost webových stránek. Kliknutím na tlačítko „Rozumím“ souhlasíte s využitím i dalších typů cookies pro statistické měření návštěvnosti či přizpůsobování obsahu a cílení marketingu dle toho, co vás zajímá.

Takto udělený souhlas lze později kdykoliv odvolat či nastavit dle svých preferencí. To nabízí volba „Podrobné nastavení“, kde jsou i podrobnější informace k celé problematice.

Rozumím Podrobné nastavení Odmítnout vše