ELO ECM Suite: moderní systém pro elektronickou správu dokumentů

ELO ECM Suite poskytuje centrální místo pro ukládání, správu a sdílení dokumentů během celého jejich životního cyklu. Nabízí verzování, metadata, fulltextové vyhledávání, řízení přístupových oprávnění i bezpečnou spolupráci nad dokumenty. Zaměstnanci tak mají vždy přístup k aktuálním informacím bez zbytečného hledání nebo práce s neaktuálními verzemi.

Platforma umožňuje bezpečně archivovat dokumenty a podnikové informace v souladu s interními pravidly i legislativními požadavky. Podporuje dlouhodobou archivaci, auditní stopu, retenční pravidla i řízení přístupových práv. Organizace tak získávají jistotu, že jsou jejich data chráněna a kdykoliv dohledatelná.

ELO pomáhá digitalizovat a automatizovat dokumentové procesy, jako je schvalování smluv, faktur, žádostí nebo interních dokumentů. Workflow zajišťuje automatické předávání úkolů, notifikace, kontrolu termínů i transparentní sledování celého procesu. Díky tomu lze výrazně zkrátit dobu zpracování dokumentů a eliminovat manuální činnosti.

Součástí platformy jsou také funkce využívající umělou inteligenci, které usnadňují práci s dokumenty i podnikovými informacemi. AI pomáhá s vyhledáváním, analýzou obsahu, vytvářením souhrnů nebo zodpovídáním dotazů nad firemními dokumenty. Organizace tak mohou efektivněji využívat své znalosti a připravit se na nové scénáře využití generativní AI.

Platformu lze snadno propojit s ERP (např. SAP, Dynamics 365 Business Central ...) CRM systémy (např. Salesforce), Microsoft 365 i dalšími podnikovými aplikacemi. Dokumenty a informace tak zůstávají součástí každodenních procesů bez nutnosti přepínání mezi různými systémy a aplikacemi.

ELO umožňuje sledovat informace o dokumentech, procesech i aktivitách uživatelů prostřednictvím přehledných dashboardů a reportů. Díky tomu mohou organizace lépe vyhodnocovat efektivitu procesů, identifikovat úzká místa a získávat podklady pro další optimalizaci.

Uživatelé mohou s dokumenty pracovat odkudkoliv: z kanceláře, z domova i na cestách. Platforma podporuje bezpečný vzdálený přístup, spolupráci více uživatelů nad dokumenty i rychlé sdílení informací napříč organizací.

ELO ECM Suite roste společně s organizací. Platformu lze postupně rozšiřovat o nové moduly, procesy i oblasti využití: od správy smluv a digitalizace faktur přes HR dokumentaci až po pokročilé využití umělé inteligence. Díky tomu představuje dlouhodobou investici, která se přizpůsobuje měnícím se potřebám firmy.

Mějte celý životní cyklus smluv pod kontrolou: od přípravy návrhu přes připomínkování, schvalování a elektronický podpis až po bezpečnou archivaci. ELO pomáhá organizacím centralizovat smluvní dokumentaci, hlídat důležité termíny a zjednodušit spolupráci mezi právním, obchodním i finančním oddělením. 

Automatizujte zpracování přijatých faktur od jejich přijetí až po zaúčtování do ERP systému. Platforma podporuje digitalizaci faktur, jejich schvalování, sledování stavu i dlouhodobou archivaci. Díky integraci s podnikovými systémy lze výrazně zrychlit celý proces a snížit množství manuální administrativy. 

Zjednodušte správu personální dokumentace během celého životního cyklu zaměstnance. Elektronické osobní složky, nástupy, změny pracovních poměrů, předávání dokumentů i archivace HR agendy probíhají v jednom bezpečném prostředí s jasně definovanými přístupovými právy. 

Získejte kontrolu nad příchozí i odchozí dokumentací. ELO umožňuje evidenci, třídění, distribuci a sledování zpracování dokumentů bez ohledu na to, zda přicházejí e-mailem, datovou schránkou, poštou nebo jinými komunikačními kanály. 

Proměňte firemní dokumenty a know-how v dostupnou znalostní základnu. Zaměstnanci mohou snadno vyhledávat informace, sdílet zkušenosti, spolupracovat napříč týmy a využívat umělou inteligenci při práci s podnikovými znalostmi. 

Řiďte technickou, projektovou, výrobní nebo interní dokumentaci z jednoho místa. ELO podporuje verzování dokumentů, schvalovací procesy, řízení revizí i auditní stopu, což usnadňuje dodržování interních pravidel i požadavků norem a legislativy.

Jako ELO Certified Business Partner disponujeme odbornými znalostmi platformy ELO ECM Suite a současně zkušenostmi s její integrací do podnikových aplikací, jako jsou informační systémy Microsoft či SAP, CRM systémy nebo Microsoft 365. Díky tomu pomáháme zákazníkům vytvářet moderní dokumentová řešení, která přinášejí dlouhodobou hodnotu a mohou se společně s organizací dále rozvíjet.