ELO Digital Mailroom: inteligentní digitální podatelna

ELO Digital Mailroom centralizuje příjem dokumentů z e-mailů, datových schránek, papírové pošty i dalších kanálů. Pomocí AI je automaticky rozpozná, vytěží data a předá ke správnému zpracování.

Kontaktujte nás

Co děláme Podnikové aplikace Správa dokumentů

Veškerá příchozí komunikace na jednom místě

Každý den do organizace přicházejí dokumenty z různých zdrojů, e-mailů, datových schránek, papírové pošty, formulářů nebo multifunkčních zařízení. Jejich ruční třídění, přeposílání a evidence zpomalují práci a zvyšují riziko chyb.

ELO Digital Mailroom centralizuje příjem dokumentů do jednoho systému. Pomocí umělé inteligence automaticky rozpozná typ dokumentu, vytěží potřebná data, přiřadí jej ke správnému procesu a předá odpovědným pracovníkům nebo navazujícím workflow. Díky tomu výrazně zrychlíte zpracování příchozí komunikace, omezíte administrativu a získáte plnou kontrolu nad celým procesem.

Jak ELO Digital Mailroom funguje

Každý příchozí dokument představuje začátek nějakého firemního procesu. ELO Digital Mailroom zajistí, aby tento proces proběhl automaticky¨, od přijetí dokumentu přes jeho inteligentní rozpoznání a vytěžení dat až po předání správným lidem, navazujícím workflow nebo bezpečné archivaci.

Proč zvolit ELO Digital Mailroom

Příjem dokumentů představuje první krok téměř každého podnikového procesu. Přesto je v mnoha organizacích stále založen na ručním třídění e-mailů, přeposílání dokumentů mezi odděleními nebo evidenci papírové pošty. To vede ke zbytečným prodlevám, vyšší chybovosti i omezené kontrole nad tím, kde se dokument právě nachází.

ELO Digital Mailroom sjednocuje všechny vstupní kanály do jednoho digitálního procesu. Příchozí dokumenty automaticky rozpozná, klasifikuje, vytěží z nich potřebná data a předá je správnému pracovníkovi nebo navazujícímu workflow. Díky tomu se zrychlí zpracování příchozí komunikace, sníží administrativní zátěž a organizace získá úplný přehled o životním cyklu každého dokumentu.

Řešení je plně integrováno do platformy ELO ECM Suite a může sloužit jako vstupní brána pro další podnikové procesy, například zpracování přijatých faktur, správu smluv, personální agendu nebo elektronickou spisovou službu. Digitalizace příjmu dokumentů se tak stává přirozeným základem efektivní správy podnikových informací.

Jedna podatelna pro všechny typy dokumentů

ELO Digital Mailroom sjednocuje příjem dokumentů napříč celou organizací. Bez ohledu na to, zda dokument dorazí e-mailem, datovou schránkou, v papírové podobě nebo z jiného digitálního zdroje, vždy vstupuje do stejného řízeného procesu. Dokumenty jsou automaticky rozpoznány, zařazeny a předány k dalšímu zpracování.

Řešení lze využít pro širokou škálu podnikových dokumentů, od přijatých faktur a smluv přes objednávky, reklamace nebo obchodní korespondenci až po personální dokumentaci či podání od zákazníků a obchodních partnerů. Díky jednotnému způsobu zpracování získáte přehled o celé příchozí komunikaci a eliminujete rozdílné postupy mezi jednotlivými odděleními.

Součást digitální správy dokumentů ELO

ELO Digital Mailroom nepředstavuje samostatnou aplikaci, ale je přirozenou vstupní branou do celé platformy ELO ECM Suite. Příchozí dokumenty mohou automaticky navazovat na další podnikové procesy – například schvalování přijatých faktur, správu smluv, personální agendu nebo centrální správu podnikových dokumentů.

Díky otevřené architektuře lze řešení snadno integrovat s podnikovými systémy ERP, CRM nebo dalšími aplikacemi. ELO Digital Mailroom se tak stává klíčovým prvkem digitalizace dokumentových procesů napříč celou organizací.

FAQ / Časté dotazy a odpovědi

Co je digitální podatelna?

Digitální podatelna je systém pro příjem, evidenci a prvotní zpracování příchozích dokumentů. Umožňuje sjednotit dokumenty z různých zdrojů, automaticky je roztřídit, předat ke zpracování a zajistit jejich dohledatelnost v celém životním cyklu.

Jaký je rozdíl mezi digitální a elektronickou podatelnou?

Elektronická podatelna (spisová služba) je pojem používaný především ve veřejné správě pro příjem elektronických podání v souladu s legislativou. Digitální podatelna má širší význam, kromě příjmu dokumentů zajišťuje také jejich automatickou klasifikaci, vytěžení dat, směrování do workflow a integraci s podnikovými systémy.

Je digitální podatelna určena pouze pro veřejnou správu?

Ne. Přestože se pojem podatelna často spojuje s úřady, digitální podatelna přináší významné přínosy i soukromým společnostem. Umožňuje efektivně zpracovávat faktury, smlouvy, objednávky, reklamace, zákaznickou korespondenci i další dokumenty přicházející do organizace.

Nahrazuje digitální podatelna spisovou službu?

Ne. Digitální podatelna zajišťuje příjem a prvotní zpracování dokumentů. Spisová služba řeší jejich evidenci, správu, uchovávání a skartační řízení podle legislativních požadavků. Obě řešení se vzájemně doplňují a často tvoří jeden navazující proces.

Jaké dokumenty lze prostřednictvím digitální podatelny zpracovávat?

Řešení podporuje zpracování prakticky všech běžných typů dokumentů, od faktur, smluv a objednávek přes datové zprávy, e-maily, reklamace, žádosti a personální dokumentaci až po běžnou obchodní korespondenci.

Jaký je rozdíl mezi digitální podatelnou a zpracováním přijatých faktur?

Digitální podatelna představuje vstupní bod pro všechny příchozí dokumenty. Řešení pro zpracování přijatých faktur je naopak specializovanou aplikací zaměřenou pouze na faktury. V praxi digitální podatelna dokument rozpozná a následně jej automaticky předá například do ELO Invoice, kde pokračuje schvalovací proces.

Lze ELO Digital Mailroom propojit s ERP nebo CRM?

Ano. ELO Digital Mailroom lze integrovat s podnikovými informačními systémy, jako jsou ERP, CRM nebo účetní aplikace. Dokumenty tak mohou po přijetí automaticky spouštět navazující procesy bez nutnosti ručního přepisování údajů.

Dokáže ELO Digital Mailroom zpracovávat i papírové dokumenty?

Ano. Papírové dokumenty lze digitalizovat pomocí skenerů nebo multifunkčních zařízení. Po naskenování jsou automaticky rozpoznány, zařazeny do správného procesu a připraveny k dalšímu zpracování.

Sdílejte

Tisk do PDF