ELO Digital Mailroom: Inteligentná digitálna podateľňa

ELO Digital Mailroom centralizuje príjem dokumentov z e-mailov, dátových schránok, papierovej pošty aj ďalších kanálov. Pomocou AI ich automaticky rozpozná, vyťaží dáta a odovzdá na správne spracovanie.

Kontaktujte nás

Čo robíme Podnikové aplikácie Správa dokumentov

Všetka prichádzajúca komunikácia na jednom mieste

Každý deň do organizácie prichádzajú dokumenty z rôznych zdrojov, e-mailov, dátových schránok, papierovej pošty, formulárov alebo multifunkčných zariadení. Ich ručné triedenie, preposielanie a evidencia spomaľujú prácu a zvyšujú riziko chýb.

ELO Digital Mailroom centralizuje príjem dokumentov do jedného systému. Pomocou umelej inteligencie automaticky rozpozná typ dokumentu, vyťaží potrebné dáta, priradí ho ku správnemu procesu a odovzdá zodpovedným pracovníkom alebo nadväzujúcim workflow. Vďaka tomu výrazne zrýchlite spracovanie prichádzajúcej komunikácie, obmedzíte administratívu a získate plnú kontrolu nad celým procesom.

Ako ELO Digital Mailroom funguje

Každý prichádzajúci dokument predstavuje začiatok nejakého firemného procesu. ELO Digital Mailroom zaistí, aby tento proces prebehol automaticky, od prijatia dokumentu cez jeho inteligentné rozpoznanie a vyťaženie dát až po odovzdanie správnym ľuďom, nadväzujúcim workflow alebo bezpečnej archivácii.

Prečo zvoliť ELO Digital Mailroom

Príjem dokumentov predstavuje prvý krok takmer každého podnikového procesu. Presto je v mnohých organizáciách stále založený na ručnom triedení e-mailov, preposielaní dokumentov medzi oddeleniami alebo evidencii papierovej pošty. To vedie k zbytočným prieťahom, vyššej chybovosti aj obmedzenej kontrole nad tým, kde sa dokument práve nachádza.

ELO Digital Mailroom zjednocuje všetky vstupné kanály do jedného digitálneho procesu. Prichádzajúce dokumenty automaticky rozpozná, klasifikuje, vyťaží z nich potrebné dáta a odovzdá ich správnemu pracovníkovi alebo nadväzujúcemu workflow. Vďaka tomu sa zrýchli spracovanie prichádzajúcej komunikácie, zníži administratívna záťaž a organizácia získa úplný prehľad o životnom cykle každého dokumentu.

Riešenie je plne integrované do platformy ELO ECM Suite a môže slúžiť ako vstupná brána pre ďalšie podnikové procesy, napríklad spracovanie prijatých faktúr, správu zmlúv, personálnu agendu alebo elektronickú spisovú službu. Digitalizácia príjmu dokumentov sa tak stáva prirodzeným základom efektívnej správy podnikových informácií.

Jedna podateľňa pre všetky typy dokumentov

ELO Digital Mailroom zjednocuje príjem dokumentov naprieč celou organizáciou. Bez ohľadu na to, či dokument dorazí e-mailom, dátovou schránkou, v papierovej podobe alebo z iného digitálneho zdroja, vždy vstupuje do rovnakého riadeného procesu. Dokumenty sú automaticky rozpoznané, zaradené a odovzdané na ďalšie spracovanie.

Riešenie je možné využiť pre širokú škálu podnikových dokumentov, od prijatých faktúr a zmlúv cez objednávky, reklamácie alebo obchodnú korešpondenciu až po personálnu dokumentáciu či podania od zákazníkov a obchodných partnerov. Vďaka jednotnému spôsobu spracovania získate prehľad o celej prichádzajúcej komunikácii a eliminujete rozdielne postupy medzi jednotlivými oddeleniami.

Súčasť digitálnej správy dokumentov ELO

ELO Digital Mailroom nepredstavuje samostatnú aplikáciu, ale je prirodzenou vstupnou bránou do celej platformy ELO ECM Suite. Prichádzajúce dokumenty môžu automaticky nadväzovať na ďalšie podnikové procesy – napríklad schvaľovanie prijatých faktúr, správu zmlúv, personálnu agendu alebo centrálnu správu podnikových dokumentov.

Vďaka otvorenej architektúre je možné riešenie ľahko integrovať s podnikovými systémami ERP, CRM alebo ďalšími aplikáciami. ELO Digital Mailroom sa tak stáva kľúčovým prvkom digitalizácie dokumentových procesov naprieč celou organizáciou.

FAQ / Časté otázky a odpovede

Čo je digitálna podateľňa?

Digitálna podateľňa je systém na príjem, evidenciu a prvotné spracovanie prichádzajúcich dokumentov. Umožňuje zjednotiť dokumenty z rôznych zdrojov, automaticky ich roztriediť, odovzdať na spracovanie a zaistiť ich dohtoľadateľnosť v celom životnom cykle.

Aký je rozdiel medzi digitálnou a elektronickou podateľňou?

Elektronická podateľňa (spisová služba) je pojem používaný predovšetkým vo verejnej správe pre príjem elektronických podaní v súlade s legislatívou. Digitálna podateľňa má širší význam, okrem príjmu dokumentov zaisťuje aj ich automatickú klasifikáciu, vyťaženie dát, smerovanie do workflow a integráciu s podnikovými systémami.

Je digitálna podateľňa určená iba pre verejnú správu?

Nie. Pričom sa pojem podateľňa často spája s úradmi, digitálna podateľňa prináša významné prínosy aj súkromným spoločnostiam. Umožňuje efektívne spracovávať faktúry, zmluvy, objednávky, reklamácie, zákaznícku korešpondenciu aj ďalšie dokumenty prichádzajúce do organizácie.

Nahradzuje digitálna podateľňa spisovú službu?

Nie. Digitálna podateľňa zaisťuje príjem a prvotné spracovanie dokumentov. Spisová služba rieši ich evidenciu, správu, uchovávanie a skartačné konanie podľa legislatívnych požiadaviek. Obe riešenia sa navzájom dopĺňajú a často tvoria jeden nadväzujúci proces.

Aké dokumenty je možné prostredníctvom digitálnej podateľne spracovávať?

Riešenie podporuje spracovanie prakticky všetkých bežných typov dokumentov, od faktúr, zmlúv a objednávok cez dátové správy, e-maily, reklamácie, žiadosti a personálnu dokumentáciu až po bežnú obchodnú korešpondenciu.

Aký je rozdiel medzi digitálnou podateľňou a spracovaním prijatých faktúr?

Digitálna podateľňa predstavuje vstupný bod pre všetky prichádzajúce dokumenty. Riešenie na spracovanie prijatých faktúr je naopak špecializovanou aplikáciou zameranou iba na faktúry. V praxi digitálna podateľňa dokument rozpozná a následne ho automaticky odovzdá napríklad do ELO Invoice, kde pokračuje schvaľovací proces.

Je možné ELO Digital Mailroom prepojiť s ERP alebo CRM?

Áno. ELO Digital Mailroom je možné integrovať s podnikovými informačnými systémami, ako sú ERP, CRM alebo účtovné aplikácie. Dokumenty tak môžu po prijatí automaticky spúšťať nadväzujúce procesy bez nutnosti ručného prepisovania údajov.

Dokáže ELO Digital Mailroom spracovávať aj papierové dokumenty?

Áno. Papierové dokumenty je možné digitalizovať pomocou skenerov alebo multifunkčných zariadení. Po naskenovaní sú automaticky rozpoznané, zaradené do správneho procesu a pripravené na ďalšie spracovanie.

Zdieľať

Tlač do PDF