Čo je ELO ECM Suite?

Správa dokumentov dnes nie je len o ukladaní súborov. Je o tom, aby boli správne informácie v správnom čase dostupné správnym ľuďom, bezpečne prepojené s firemnými procesmi a pripravené na efektívnu spoluprácu naprieč celou organizáciou. Práve na tomto princípe je postavená platforma ELO ECM Suite.

ELO ECM Suite je moderná ECM platforma (DMS systém), ktorá pomáha organizáciám digitalizovať prácu s dokumentmi, automatizovať procesy a efektívne riadiť podnikové informácie počas celého ich životného cyklu. V jednej platforme prepája správu dokumentov, digitálnu archiváciu, workflow, spoluprácu používateľov aj inteligentné vyhľadávanie, vďaka čomu zjednodušuje každodennú prácu zamestnancov a zvyšuje efektivitu firemných procesov.

Za platformou stojí nemecká spoločnosť ELO Digital Office, ktorá už viac ako 30 rokov patrí medzi popredných európskych dodávateľov riešení pre správu dokumentov a digitalizáciu podnikových procesov. Vďaka tisícom implementácií po celom svete predstavuje ELO overenú a dlhodobo rozvíjanú technológiu pre stredne veľké aj veľké organizácie.

Veľkou prednosťou platformy je jej otvorenosť a flexibilita. ELO ECM Suite sa ľahko integruje s podnikovými aplikáciami, ako sú ERP SAP, Dynamics 365 Business Central, CRM systémy alebo samotnou platformou Microsoft 365, a súčasne podporuje využitie umelej inteligencie. Tá pomáha napríklad s vyhľadávaním informácií, analýzou obsahu dokumentov, automatickým spracovaním dokumentov alebo vytváraním súhrnov a odpovedí nad firemnými dátami. Vďaka tomu je ELO pripravené nie len na súčasné požiadavky digitálnej správy dokumentov, ale aj na budúci rozvoj organizácií.

Kľúčové funkcie platformy ELO ECM Suite

ELO ECM Suite prepája správu dokumentov, automatizáciu procesov a moderné nástroje pre prácu s podnikovými informáciami do jednej platformy. Vďaka modulárnej architektúre je možné riešenie prispôsobiť konkrétnym potrebám organizácie a postupne ho rozširovať o ďalšie funkcie podľa rastu firmy aj požiadaviek jednotlivých oddelení.

Správa dokumentov

ELO ECM Suite poskytuje centrálne miesto pre ukladanie, správu a zdieľanie dokumentov počas celého ich životného cyklu. Ponúka verziovanie, metadáta, fulltextové vyhľadávanie, riadenie prístupových oprávnení aj bezpečnú spoluprácu nad dokumentmi. Zamestnanci tak majú vždy prístup k aktuálnym informáciám bez zbytočného hľadania alebo práce s neaktuálnymi verziami.

Digitálna archivácia dokumentov

Platforma umožňuje bezpečne archivovať dokumenty a podnikové informácie v súlade s internými pravidlami aj legislatívnymi požiadavkami. Podporuje dlhodobú archiváciu, auditnú stopu, retenčné pravidlá aj riadenie prístupových práv. Organizácie tak získavajú istotu, že sú ich dáta chránené a kedykoľvek dohľadateľné.

Workflow a automatizácia procesov

ELO pomáha digitalizovať a automatizovať dokumentové procesy, ako je schvaľovanie zmlúv, faktúr, žiadostí alebo interných dokumentov. Workflow zaisťuje automatické odovzdávanie úloh, notifikácie, kontrolu termínov aj transparentné sledovanie celého procesu. Vďaka tomu je možné výrazne skrátiť čas spracovania dokumentov a eliminovať manuálne činnosti.

Umelá inteligencia

Súčasťou platformy sú aj funkcie využívajúce umelú inteligenciu, ktoré uľahčujú prácu s dokumentmi aj podnikovými informáciami. AI pomáha s vyhľadávaním, analýzou obsahu, vytváraním súhrnov alebo odpovedaním na otázky nad firemnými dokumentmi. Organizácie tak môžu efektívnejšie využívať svoje znalosti a pripraviť sa na nové scenáre využitia generatívnej AI.

Škálovateľné pre budúci rozvoj

ELO ECM Suite rastie spoločne s organizáciou. Platformu je možné postupne rozširovať o nové moduly, procesy aj oblasti využitia: od správy zmlúv a digitalizácie faktúr cez HR dokumentáciu až po pokročilé využitie umelej inteligencie. Vďaka tomu predstavuje dlhodobú investíciu, ktorá sa prispôsobuje meniacim sa potrebám firmy.

Oblasti využitia ELO ECM Suite

ELO ECM Suite nie je len systém na správu dokumentov. Vďaka otvorenej architektúre a širokým možnostiam konfigurácie predstavuje platformu, na ktorej je možné digitalizovať jednotlivé podnikové agendy aj komplexné procesy naprieč celou organizáciou. Riešenie je možné postupne rozširovať podľa potrieb firmy, od digitalizácie jednotlivých oddelení až po celopodnikovú správu dokumentov a informácií.

Správa zmlúv

Majte celý životný cyklus zmlúv pod kontrolou: od prípravy návrhu cez pripomienkovanie, schvaľovanie a elektronický podpis až po bezpečnú archiváciu. ELO pomáhá organizáciám centralizovať zmluvnú dokumentáciu, strážiť dôležité termíny a zjednodušiť spoluprácu medzi právnym, obchodným aj finančným oddelením.

Zistiť viac o správe zmlúv

Invoice Management

Automatizujte spracovanie prijatých faktúr od ich prijatia až po zaúčtovanie do ERP systému. Platforma podporuje digitalizáciu faktúr, ich schvaľovanie, sledovanie stavu aj dlhodobú archiváciu. Vďaka integrácii s podnikovými systémami je možné výrazne zrýchliť celý proces a znížiť množstvo manuálnej administratívy.

Zistiť viac o automatizácii faktúr

Digitálna personálna agenda

Zjednodušte správu personálnej dokumentácie počas celého životného cyklu zamestnanca. Elektronické osobné zložky, nástupy, zmeny pracovných pomerov, odovzdávanie dokumentov aj archivácia HR agendy prebiehajú v jednom bezpečnom prostredí s jasne definovanými prístupovými právami.

Zistiť viac o digitálnej personálnej agende

Digitálna podateľňa

Získajte kontrolu nad prichádzajúcou aj odchádzajúcou dokumentáciou. ELO umožňuje evidenciu, triedenie, distribúciu a sledovanie spracovania dokumentov bez ohľadu na to, či prichádzajú e-mailom, dátovou schránkou, poštou alebo inými komunikačnými kanálmi.

Zistiť viac o digitálnej podateľni s AI

Firemní znalostní báze

Proměňte firemní dokumenty a know-how v dostupnou znalostní základnu. Zaměstnanci mohou snadno vyhledávat informace, sdílet zkušenosti, spolupracovat napříč týmy a využívat umělou inteligenci při práci s podnikovými znalostmi.

Zistit více o firemním znalostním hubu

Pre koho je ELO ECM Suite vhodné?

ELO ECM Suite je ideálnou voľbou pre stredné a väčšie organizácie, ktoré hľadajú modernú európsku platformu pre správu dokumentov, digitalizáciu podnikových procesov a dlhodobú správu firemných informácií. Vďaka otvorenej architektúre a modulárnemu prístupu je možné riešenie prispôsobiť konkrétnym potrebám organizácie a postupne ho rozširovať o ďalšie procesy aj funkcie. Platformu je možné prevádzkovať v cloudovom, on-premise aj hybridnom prostredí a ľahko ju integrovať so stávajúcimi podnikovými systémami. Flexibilný licenčný model zároveň umožňuje efektívne pokryť potreby organizácií s rôznymi typmi používateľov, od zamestnancov, ktorí s dokumentmi aktívne pracujú, až po široký okruh používateľov, ktorí ich potrebujú predovšetkým rýchlo vyhľadávať, zobrazovať a zdieľať.

Prečo implementovať ELO ECM Suite s Aricomou?

Úspešná digitalizácia dokumentov nie je len o výbere správnej technológie, ale predovšetkým o skúsenostiach s návrhom riešenia, implementáciou a dlhodobým rozvojom. V Aricome sa správe dokumentov, digitalizácii podnikových procesov a ECM platformám venujeme už viac ako 30 rokov. Vďaka skúsenostiam s realizáciou projektov naprieč rôznymi odvetviami dokážeme navrhnúť riešenie, ktoré zodpovedá nie len aktuálnym potrebám organizácie, ale aj jej budúcim plánom.

Dlhodobo zastávame technologicky agnostický prístup. Neprosadzujeme jednu platformu za každú cenu, ale vždy odporúčame riešenie, ktoré najlepšie zodpovedá požiadavkám zákazníka, jeho procesom, technologickému prostrediu aj stratégii rozvoja. Vedľa ELO máme rozsiahle skúsenosti aj s platformami IBM, OpenText, Microsoft alebo Newgen, čo nám umožňuje objektívne posúdiť, ktorá technológia je pre konkrétnu organizáciu najvhodnejšia.

Ako ELO Certified Business Partner disponujeme odbornými znalosťami platformy ELO ECM Suite a súčasne skúsenosťami s jej integráciou do podnikových aplikácií, ako sú informačné systémy Microsoft či SAP, CRM systémy alebo Microsoft 365. Vďaka tomu pomáhame zákazníkom vytvárať moderné dokumentové riešenia, ktoré prinášajú dlhodobú hodnotu a môžu sa spoločne s organizáciou ďalej rozvíjať.

FAQ / Časté otázky a odpovede

Je ELO ECM Suite možné integrovať so SAP?

Áno. ELO ECM Suite ponúka štandardné integračné možnosti pre prostredie SAP a umožňuje prepojiť správu dokumentov s podnikovými procesmi, ako je spracovanie faktúr, správa zmlúv alebo zákazníckej dokumentácie. Dokumenty sú dostupné priamo z prostredia SAP bez nutnosti prepínania medzi aplikáciami.

Podporuje ELO integráciu s Dynamics 365 Business Central?

Áno. Platformu je možné integrovať s Microsoft Dynamics 365 Business Central a ďalšími ERP systémami. Dokumenty je možné automaticky prepojiť s obchodnými prípadmi, zákazníkmi, objednávkami alebo faktúrami, čo zjednodušuje prácu používateľov a eliminuje duplicitné ukladanie informácií.

Je možné ELO prepojiť s Microsoft 365?

Áno. ELO ECM Suite podporuje integráciu s Microsoft 365, vrátane aplikácií Outlook, Teams alebo Office. Používatelia môžu dokumenty ukladať, vyhľadávať a spravovať priamo z prostredia, ktoré bežne používajú, bez toho aby museli prechádzať medzi rôznymi aplikáciami.

Aký je rozdiel medzi ELO ECM Suite a Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint je primárne platforma pre tímovú spoluprácu, zdieľanie dokumentov a správu obsahu v prostredí Microsoft 365. ELO ECM Suite je komplexná ECM platforma zameraná na správu dokumentov počas celého ich životného cyklu, digitálnu archiváciu, workflow a integráciu s podnikovými systémami. Organizáciám, ktoré chcú zostať v prostredí Microsoft 365 a rozšíriť možnosti SharePointu o pokročilú správu dokumentov a procesov, môže byť vhodným riešením napríklad aplikačná nadstavba TreeINFO.

Je možné ELO ECM Suite prevádzkovať v cloude aj on-premise?

Áno. Platforma podporuje cloudové, on-premise aj hybridné nasadenie. Organizácie si tak môžu zvoliť spôsob prevádzky podľa svojich bezpečnostných, legislatívnych aj prevádzkových požiadaviek.

Má ELO zastúpenie v Českej republike?

Áno. ELO pôsobí na českom trhu prostredníctvom lokálneho zastúpenia a siete certifikovaných partnerov. Zákazníci tak majú k dispozícii obchodnú, implementačnú aj technickú podporu v českom jazyku.

Je možné ELO ECM Suite prispôsobiť našim procesom?

Áno. ELO ECM Suite je modulárna platforma, ktorú je možné konfigurovať podľa potrieb organizácie. Umožňuje vytvárať vlastné workflow, formuláre, metadáta aj integračné scenáre a postupne rozširovať riešenie o ďalšie procesy alebo oddelenia bez nutnosti meniť celú platformu.

Ako dlho trvá implementácia ELO ECM Suite?

Dĺžka implementácie závisí od rozsahu projektu, počtu integrovaných systémov aj požadovaných procesov. Mnohé organizácie začínajú digitalizáciou jednej konkrétnej agendy, napríklad správou zmlúv alebo spracovaním prijatých faktúr, a platformu následne postupne rozširujú do ďalších oblastí. Tento prístup umožňuje rýchle dosiahnutie prvých prínosov a súčasne vytvára priestor pre ďalší rozvoj.

Zdieľať

Tlač do PDF

ELO ECM Suite: Moderný systém pre elektronickú správu dokumentov