ELO HR: Elektronická správa zamestnancov a HR dokumentov

Personálne oddelenia spravujú počas pracovného pomeru každého zamestnanca desiatky rôznych dokumentov, od pracovných zmlúv a ich dodatkov cez mzdové podklady, lekárske prehliadky, kvalifikačné certifikáty a záznamy o školeniach až po hodnotenie zamestnancov alebo ďalšiu personálnu dokumentáciu. Pokiaľ sú tieto dokumenty uložené na rôznych miestach alebo v papierovej podobe, ich správa je časovo náročná, zvyšuje riziko chýb a komplikuje plnenie legislatívnych aj interných požiadaviek. 

Riešenie ELO Personnel File poskytuje elektronickú osobnú zložku zamestnanca, v ktorej sú všetky personálne dokumenty bezpečne uložené a prehľadne usporiadané po celú dobu pracovného pomeru. Personalisti aj oprávnení vedúci pracovníci majú okamžitý prístup ku kompletnej dokumentácii podľa nastavených prístupových práv, zatiaľ čo systém automaticky eviduje históriu zmien, podporuje retenčné pravidlá a pomáha zaistiť súlad s požiadavkami GDPR. 

Elektronická osobná zložka je pritom oveľa viac než digitálny archív dokumentov. Vďaka workflow je možné automatizovať schvaľovanie dokumentov, sledovať ich platnosť, upozorňovať na končiace lekárske prehliadky alebo certifikácie a zaistiť, že všetky dôležité personálne informácie budú vždy dostupné na jednom mieste. Organizácie tak získavajú vyšší prehľad, bezpečnejšiu správu citlivých údajov a výrazne efektívnejšiu každodennú prácu personálneho oddelenia.

Úspešný nábor zamestnancov začína dlho pred podpisom pracovnej zmluvy. Personálne oddelenie musí efektívne spravovať životopisy, koordinovať výberové konania, plánovať pohovory, zdieľať informácie s manažérmi a súčasne zaistiť bezpečné spracovanie osobných údajov uchádzačov v súlade s požiadavkami GDPR. 

Riešenie ELO Recruiting pomáha celý proces digitalizovať a zjednotiť do jedného prostredia. Umožňuje evidovať uchádzačov, spravovať životopisy a motivačné listy, riadiť jednotlivé fázy výberového konania, automatizovať komunikáciu s kandidátmi aj schvaľovanie nových pracovných pozícií. Personalisti aj vedúci pracovníci tak majú kedykoľvek k dispozícii aktuálne informácie o priebehu náboru a môžu ľahko spolupracovať pri výbere najvhodnejších kandidátov. 

Po prijatí nového zamestnanca je navyše možné jeho dokumentáciu plynulo previesť do elektronickej osobnej zložky ELO Personnel File, čím vzniká jednotné digitálne prostredie pokrývajúce celý proces od prvého kontaktu s uchádzačom až po jeho nástup do spoločnosti.

Rozvoj zamestnancov nekončí absolvovaním vstupného školenia. Organizácia musí priebežne plánovať povinné aj odborné školenia, sledovať platnosť certifikácií, evidovať získané kvalifikácie a zaistiť, aby zamestnanci mali vždy prístup k aktuálnym vzdelávacím materiálom. S rastúcim počtom zamestnancov sa však ručná evidencia školení rýchlo stáva neprehľadnou a administratívne náročnou. 

Riešenie ELO Learning centralizuje správu školení a vzdelávacích aktivít do jedného prostredia. Umožňuje plánovať školenia, evidovať ich priebeh aj výsledky, sledovať platnosť oprávnení alebo certifikácií a automaticky upozorňovať na blížiace sa termíny ich obnovenia. Personalisti aj vedúci pracovníci tak majú vždy aktuálny prehľad o kvalifikácii jednotlivých zamestnancov aj celých tímov. 

Pretože je ELO Learning úzko prepojené s elektronickou osobnou zložkou zamestnanca, sú absolvované školenia, certifikáty aj ďalšie dokumenty automaticky súčasťou jeho personálnej dokumentácie. Organizácie tak získavajú jednotný prehľad o rozvoji zamestnancov a môžu efektívne plánovať ďalšie vzdelávanie aj profesijný rast.

Každá organizácia postupne vytvára rozsiahlu znalostnú základňu: interné smernice, pracovné postupy, metodiky, návody, šablóny, často kladené otázky alebo skúsenosti získané pri realizácii projektov. Pokiaľ sú tieto informácie uložené na rôznych sieťových diskoch, v e-mailoch alebo iba v hlavách skúsených zamestnancov, ich vyhľadávanie aj odovzdávanie novým kolegom býva zložité a neefektívne. 

Riešenie ELO Knowledge Management umožňuje vytvoriť centralizovanú znalostnú bázu, v ktorej sú všetky dôležité informácie prehľadne organizované, ľahko dohľadateľné a bezpečne zdieľané naprieč organizáciou. Zamestnanci tak majú rýchly prístup k aktuálnym dokumentom, pracovným postupom aj osvedčeným postupom (best practices), čo uľahčuje onboarding nových kolegov aj každodennú prácu skúsených tímov. 

Prepojením s ostatnými HR modulmi ELO vzniká prostredie, v ktorom na seba prirodzene nadväzujú nábor, vzdelávanie aj zdieľanie znalostí. Organizácie tak nie len efektívne spravujú personálnu dokumentáciu, ale súčasne podporujú rozvoj zamestnancov, uchovávajú firemné know-how a znižujú riziko straty kľúčových znalostí pri odchode skúsených pracovníkov.

Jednotlivé HR procesy prebiehajú podľa vopred definovaných pravidiel. Systém automaticky odovzdáva úlohy zodpovedným osobám, sleduje ich plnenie a eliminuje ručnú administratívu.

ELO automaticky upozorňuje na končiacu platnosť školení, certifikácií, lekárskych prehliadok, zmlúv alebo ďalších personálnych dokumentov a pomáha predchádzať administratívnym aj legislatívnym rizikám.

Pracovné zmluvy, dodatky, personálne zmeny alebo ďalšie HR dokumenty môžu prechádzať elektronickým schvaľovacím procesom s jasne definovanými pravidlami, históriou zmien a auditnou stopou.

HR procesy často zasahujú aj do ďalších útvarov spoločnosti. ELO umožňuje koordinovať činnosti personálneho oddelenia, IT, facility managementu, bezpečnosti aj priamych nadriadených v rámci jedného workflow.

Každá zmena dokumentu, schválenie alebo prístup k citlivým údajom je zaznamenaný. Vďaka detailnej auditnej stope a riadeniu prístupových práv je správa personálnych dokumentov transparentná a v súlade s požiadavkami GDPR.

ELO je možné prepojiť s ERP, HRIS, mzdovými a dochádzkovými systémami, adresárovými službami aj ďalšími podnikovými aplikáciami. Informácie sa tak medzi jednotlivými systémami prenášajú automaticky a nie je nutné ich zadávať opakovane.