aricoma logo avatar

#1 v podnikovom IT

ELO Contract: Elektronická správa zmlúv a ich životného cyklu

Koľko stojí firmu zlá či zabudnutá zmluva? ELO Contract pomáha riadiť celý životný cyklus zmlúv, od prípravy a schvaľovania cez elektronický podpis až po stráženie dôležitých termínov, dodatkov a záväzkov.

Kontaktujte nás
Čo robíme Podnikové aplikácie Správa dokumentov

Keď sú zmluvy rozptýlené, rastie riziko aj administratíva

Vo väčšine organizácií vznikajú zmluvy naprieč obchodom, nákupom, právnym oddelením, HR aj ďalšími útvarmi. Postupom času sa ukladajú na zdieľané disky, do e-mailových schránok alebo rôznych aplikácií, takže doľadať aktuálnu verziu dokumentu býva stále zložitejšie. S rastúcim počtom zmlúv potom pribúda nie len administratívy, ale aj riziko chýb, prehliadnutých termínov alebo nejasne definovaných zodpovedností.

Rada fariem preto rieši rovnaké problémy. Schvaľovanie zmlúv prebieha prostredníctvom e-mailov, dôležité termíny a výpovedné lehoty sa strážia ručne a dodatky alebo súvisiace dokumenty sú uložené na rôznych miestach. Zamestnanci trávia zbytočne veľa času hľadaním správnych informácií a vedenie spoločnosti často nemá okamžitý prehľad o zmluvných záväzkoch ani o tom, v akej fáze sa jednotlivé zmluvy práve nachádzajú.

Moderná správa zmlúv preto nie je iba elektronickou evidenciou dokumentov. Jej cieľom je riadiť celý životný cyklus zmluvy od jej prípravy a schvaľovania cez elektronický podpis až po sledovanie platnosti, dodatkov, záväzkov alebo automatických predĺžení. Vďaka tomu majú všetky zainteresované osoby vždy k dispozícii aktuálne informácie a organizácia získava väčšiu kontrolu nad zmluvnou agendou.

Chcete získať kontrolu nad zmluvami? 
Dohodnite si nezáväznú konzultáciu. Spoločne prejdeme spôsob správy zmlúv vo vašej organizácii, ukážeme možnosti ELO Contract a navrhneme riešenie zodpovedajúce vašim procesom.

Dohodnúť konzultáciu

Elektronická správa zmlúv s ELO Contract

ELO Contract rozširuje platformu ELO ECM Suite o špecializované riešenie pre elektronickú správu zmlúv. Na jednom mieste prepája zmluvy, dodatky, prílohy, metadata, zodpovedné osoby, dôležité termíny, schvaľovacie procesy aj súvisiace dokumenty. Firmám tak pomáha efektívne riadiť celý životný cyklus zmluvy od jej prípravy až po ukončenie zmluvného vzťahu.

Na rozdiel od bežného ukladania dokumentov na zdieľané disky alebo do priečinkov pracujú používatelia s kompletným digitálnym zmluvným spisom. Okrem aktuálnej verzie zmluvy majú vždy k dispozícii históriu zmien, dodatky, prílohy, súvisiacu komunikáciu, zodpovedné osoby aj nadväzujúce úlohy. Všetky informácie sú prehľadne usporiadané, ľahko dohtoľadateľné a dostupné iba oprávneným používateľom.

Elektronická správa zmlúv tak nie je len o bezpečnej evidencii dokumentov. Pomáha organizáciám zrýchliť schvaľovanie zmlúv, znížiť administratívnu záťaž, lepšie riadiť zmluvné záväzky a mať istotu, že dôležité termíny ani kľúčové informácie nezostanú bez povšimnutia.

Čo s ELO Contract získate

Každá zmluva prechádza počas svojej existencie radom krokov, od prípravy cez schvaľovanie a elektronický podpis až po jej plnenie, zmeny alebo ukončenie. ELO Contract prepája celý životný cyklus zmluvy do jedného riadeného procesu, v ktorom sú všetky dokumenty, zodpovednosti aj dôležité termíny prehľadne usporiadané a ľahko dohtoľadateľné.

Vedľa samotného riadenia procesu ponúka ELO Contract rad funkcií, ktoré zjednodušujú každodennú prácu so zmluvami, zvyšujú kontrolu nad zmluvnou agendou a pomáhajú obmedziť administratívnu záťaž.

Všetky zmluvy na jednom mieste

Všetky zmluvy, dodatky, prílohy aj súvisiace dokumenty sú uložené v jednom digitálnom zmluvnom spise. Používatelia tak vždy pracujú s aktuálnymi informáciami a nemusia ich vyhľadávať v e-mailoch alebo zdieľaných priečinkoch.

Istotu správnej verzie

ELO Contract uchováva históriu zmien a jednotlivé verzie dokumentov. Je tak vždy zrejmé, ktorá verzia zmluvy je aktuálna, kto vykonal zmeny a ako sa dokument v priebehu času vyvíjal.

Rýchlejšie schvaľovanie

Automatizované workflow odovzdáva zmluvy jednotlivým účastníkom podľa nastavených pravidiel. Každý krok schvaľovacieho procesu je zaznamenaný a kedykoľvek dohtoľadateľný.

Podpisovanie bez papiera

Po schválení je možné zmluvu odovzdať do nadväzujúceho riešenia pre elektronické podpisovanie. Podpísaná verzia sa automaticky uloží späť do zmluvného spisu spoločne s ostatnou dokumentáciou.

Žiadne prehliadnuté termíny

Systém priebežne sleduje platnosť zmlúv, výpovedné lehoty, automatické predĺženia aj ďalšie dôležité dátumy. Zodpovedné osoby sú včas upozornené, aby mohli prijať potrebné rozhodnutia. 

Prehľad o celej zmluvnej agende

Dashboardy poskytujú rýchly prehľad o stave zmlúv, dôležitých termínoch aj zodpovedných osobách. Prístupové práva súčasne zaisťujú, že citlivé informácie sú dostupné iba oprávneným používateľom.

Riešite správu zmlúv vo firme? 
Radi vám predstavíme možnosti riešenia ELO Contract, prediskutujeme vaše požiadavky a odporučíme optimálny spôsob digitalizácie zmluvnej agendy.

Dohodnúť konzultáciu

Prečo potrebujete riadiť zmluvy systematicky

S rastúcim počtom zmlúv prestáva byť ich evidencia v zdieľaných priečinkoch alebo tabuľkách dlhodobo udržateľná. Zamestnanci trávia viac času hľadaním dokumentov, schvaľovanie sa predlžuje a dôležité informácie zostávajú rozptýlené medzi jednotlivými oddeleniami. Pritom práve zmluvy predstavujú základ obchodných vzťahov, záväzkov aj zodpovedností celej organizácie.

Elektronická správa zmlúv prináša poriadok do celého procesu. Všetky zmluvy, dodatky, prílohy aj súvisiace dokumenty sú dostupné na jednom mieste, schvaľovacie procesy prebiehajú podľa vopred nastavených pravidiel a systém automaticky upozorňuje na blížiace sa termíny alebo ďalšie dôležité udalosti. Organizácia tak získava väčší prehľad, znižuje administratívnu záťaž a obmedzuje riziko ľudských chýb.

Riešenie, ako je ELO Contract, navyše nepredstavuje iba centrálne úložisko zmlúv. Stáva sa súčasťou podnikových procesov a prepája zmluvnú agendu s ďalšími dokumentmi, zodpovednými osobami aj podnikovými systémami. Vďaka tomu majú používatelia vždy k dispozícii aktuálne informácie a vedenie spoločnosti získava lepšie podklady pre riadenie obchodných vzťahov aj plnenie zmluvných závazkov.

Nie len zmluva, ale celý obchodný kontext

Zmluva spravidla nepredstavuje začiatok ani koniec obchodného vzťahu. Predchádzajú jej ponuky, dopyty alebo objednávky, po jej podpise naopak vznikajú faktúry, odovzdávacie protokoly, projektová dokumentácia, servisné záznamy alebo ďalšie dokumenty súvisiace s plnením zmluvných záväzkov. Ak sú tieto informácie uložené v rôznych systémoch, stáva sa ich vyhľadávanie zdĺhavým a práca so zmluvou stráca potrebný kontext.

Vďaka platforme ELO ECM Suite je možné prepojiť zmluvnú dokumentáciu s ďalšími podnikovými procesmi aj aplikáciami. ELO Contract je možné integrovať s ERP, CRM, účtovnými alebo personálnymi systémami a vytvoriť jednotné prostredie, v ktorom používatelia pracujú s aktuálnymi informáciami bez ohľadu na to, v ktorom systéme vznikli. Zmluva sa tak stáva prirodzenou súčasťou každodenných firemných procesov, nie izolovaným dokumentom uloženým v archíve.

Súčasťou riešenia môžu byť aj nadväzujúce procesy, ako je elektronické podpisovanie dokumentov, automatizácia spracovania prijatých faktúr, riadená správa dokumentov alebo digitalizácia ďalších podnikových agend. Organizácia tak získava jednotnú platformu pre správu dokumentov, automatizáciu procesov aj efektívne riadenie informácií naprieč celou spoločnosťou.

Chcete prepojiť zmluvy s firemnými procesmi? 
Spoločne prejdeme vašu zmluvnú agendu, predstavíme možnosti ELO Contract a navrhneme riešenie prepojené s vašimi podnikovými systémami aj procesmi.

Dohodnúť konzultáciu

FAQ / Časté otázky a odpovede

Je možné do ELO Contract previesť naše existujúce zmluvy?

Áno. Súčasťou implementácie môže byť migrácia zmlúv zo zdieľaných diskov, sieťových úložísk alebo iných DMS systémov. Podľa dostupných dát je možné previesť aj metadata, štruktúru priečinkov alebo väzby medzi zmluvami a súvisiacimi dokumentmi.

Podporuje ELO Contract elektronické podpisy?

Áno. ELO Contract je možné prepojiť s riešeniami pre elektronické podpisovanie dokumentov. Po podpise sa zmluva automaticky vráti späť do zmluvného spisu, kde zostáva uložená spoločne s históriou celého procesu.

Je možné ELO Contract prepojiť s ERP alebo CRM?

Áno. ELO Contract je súčasťou platformy ELO ECM Suite a je možné ho integrovať s ERP, CRM, účtovnými, personálnymi aj ďalšími podnikovými systémami. Používatelia tak pracujú s aktuálnymi informáciami bez nutnosti ich ručného prepisovania alebo vyhľadávania v rôznych aplikáciách.

Je ELO Contract vhodný iba pre obchodné zmluvy?

Nie. Riešenie je možné využiť pre správu dodávateľských, odberateľských, nájomných, servisných, rámcových, pracovnoprávnych zmlúv. Celý proces je možné prispôsobiť konkrétnym potrebám organizácie aj jednotlivých oddelení.

Je možné ELO Contract prevádzkovať on-premise aj v cloude?

Áno. ELO Contract podporuje ako nasadenie vo vlastnej infraštruktúre spoločnosti (on-premise), tak cloudové prostredie. Voľba spôsobu prevádzky závisí od bezpečnostných, legislatívnych aj prevádzkových požiadaviek organizácie.

Využíva ELO Contract umelú inteligenciu?

Áno. Najnovšia verzia ELO Contract využíva funkcie umelej inteligencie, napríklad pre automatické zhrnutie obsahu zmlúv, rýchle vyhľadávanie informácií alebo prácu s dokumentmi pomocou prirodzeného jazyka. To používateľom uľahčuje orientáciu v zmluvnej dokumentácii a urýchľuje rozhodovanie.

Zdieľať

Tlač do PDF

Referencie

Chcete zjednodušiť správu zmlúv?

Napíšte si o nezáväznú konzultáciu. Spoločne prejdeme spôsob správy zmlúv vo vašej organizácii, predstavíme možnosti ELO Contract a navrhneme riešenie zodpovedajúce vašim procesom aj používaným systémom.

Odoslaním formulára vyhlasujem, že som sa oboznámil s informáciami o spracovaní osobných údajov v spoločnosti ARICOMA.

Na vašom súkromí nám záleží

Používame identifikátory súborov cookie, ktoré sú potrebné pre funkčnosť webových stránok. Kliknutím na tlačidlo "Rozumiem" súhlasíte s používaním aj ďalších typov súborov cookie na štatistické meranie návštevnosti alebo na prispôsobenie obsahu a marketingové zacielenie podľa toho, čo vás zaujíma.

Svoj súhlas môžete neskôr kedykoľvek odvolať alebo upraviť podľa svojich preferencií. Môžete tak urobiť výberom možnosti "Podrobné nastavenie", kde nájdete aj podrobnejšie informácie k celej problematike.

Rozumiem Podrobné nastavenie Odmietnuť všetko