ELO Contract: elektronická správa smluv a jejich životního cyklu
Kolik stojí firmu špatná či zapomenutá smlouva? ELO Contract pomáhá řídit celý životní cyklus smluv, od přípravy a schvalování přes elektronický podpis až po hlídání důležitých termínů, dodatků a závazků.
Když jsou smlouvy rozptýlené, roste riziko i administrativa
Ve většině organizací vznikají smlouvy napříč obchodem, nákupem, právním oddělením, HR i dalšími útvary. Postupem času se ukládají na sdílené disky, do e-mailových schránek nebo různých aplikací, takže dohledat aktuální verzi dokumentu bývá stále složitější. S rostoucím počtem smluv pak přibývá nejen administrativy, ale také riziko chyb, přehlédnutých termínů nebo nejasně definovaných odpovědností.
Řada firem proto řeší stejné problémy. Schvalování smluv probíhá prostřednictvím e-mailů, důležité termíny a výpovědní lhůty se hlídají ručně a dodatky nebo související dokumenty jsou uloženy na různých místech. Zaměstnanci tráví zbytečně mnoho času hledáním správných informací a vedení společnosti často nemá okamžitý přehled o smluvních závazcích ani o tom, v jaké fázi se jednotlivé smlouvy právě nacházejí.
Moderní správa smluv proto není pouze elektronickou evidencí dokumentů. Jejím cílem je řídit celý životní cyklus smlouvy od její přípravy a schvalování přes elektronický podpis až po sledování platnosti, dodatků, závazků nebo automatických prodloužení. Díky tomu mají všechny zainteresované osoby vždy k dispozici aktuální informace a organizace získává větší kontrolu nad smluvní agendou.
Řada firem proto řeší stejné problémy. Schvalování smluv probíhá prostřednictvím e-mailů, důležité termíny a výpovědní lhůty se hlídají ručně a dodatky nebo související dokumenty jsou uloženy na různých místech. Zaměstnanci tráví zbytečně mnoho času hledáním správných informací a vedení společnosti často nemá okamžitý přehled o smluvních závazcích ani o tom, v jaké fázi se jednotlivé smlouvy právě nacházejí.
Moderní správa smluv proto není pouze elektronickou evidencí dokumentů. Jejím cílem je řídit celý životní cyklus smlouvy od její přípravy a schvalování přes elektronický podpis až po sledování platnosti, dodatků, závazků nebo automatických prodloužení. Díky tomu mají všechny zainteresované osoby vždy k dispozici aktuální informace a organizace získává větší kontrolu nad smluvní agendou.
Elektronická správa smluv s ELO Contract
ELO Contract rozšiřuje platformu ELO ECM Suite o specializované řešení pro elektronickou správu smluv. Na jednom místě propojuje smlouvy, dodatky, přílohy, metadata, odpovědné osoby, důležité termíny, schvalovací procesy i související dokumenty. Firmám tak pomáhá efektivně řídit celý životní cyklus smlouvy od její přípravy až po ukončení smluvního vztahu.
Na rozdíl od běžného ukládání dokumentů na sdílené disky nebo do složek pracují uživatelé s kompletním digitálním smluvním spisem. Kromě aktuální verze smlouvy mají vždy k dispozici historii změn, dodatky, přílohy, související komunikaci, odpovědné osoby i navazující úkoly. Veškeré informace jsou přehledně uspořádané, snadno dohledatelné a dostupné pouze oprávněným uživatelům.
Elektronická správa smluv tak není jen o bezpečné evidenci dokumentů. Pomáhá organizacím zrychlit schvalování smluv, snížit administrativní zátěž, lépe řídit smluvní závazky a mít jistotu, že důležité termíny ani klíčové informace nezůstanou bez povšimnutí.
Na rozdíl od běžného ukládání dokumentů na sdílené disky nebo do složek pracují uživatelé s kompletním digitálním smluvním spisem. Kromě aktuální verze smlouvy mají vždy k dispozici historii změn, dodatky, přílohy, související komunikaci, odpovědné osoby i navazující úkoly. Veškeré informace jsou přehledně uspořádané, snadno dohledatelné a dostupné pouze oprávněným uživatelům.
Elektronická správa smluv tak není jen o bezpečné evidenci dokumentů. Pomáhá organizacím zrychlit schvalování smluv, snížit administrativní zátěž, lépe řídit smluvní závazky a mít jistotu, že důležité termíny ani klíčové informace nezůstanou bez povšimnutí.
Co s ELO Contract získáte
Každá smlouva prochází během své existence řadou kroků, od přípravy přes schvalování a elektronický podpis až po její plnění, změny nebo ukončení. ELO Contract propojuje celý životní cyklus smlouvy do jednoho řízeného procesu, ve kterém jsou všechny dokumenty, odpovědnosti i důležité termíny přehledně uspořádané a snadno dohledatelné.
Všechny smlouvy na jednom místě
Veškeré smlouvy, dodatky, přílohy i související dokumenty jsou uloženy v jednom digitálním smluvním spisu. Uživatelé tak vždy pracují s aktuálními informacemi a nemusí je vyhledávat v e-mailech nebo sdílených složkách.
Jistotu správné verze
ELO Contract uchovává historii změn a jednotlivé verze dokumentů. Je tak vždy zřejmé, která verze smlouvy je aktuální, kdo provedl změny a jak se dokument v průběhu času vyvíjel.
Rychlejší schvalování
Automatizované workflow předává smlouvy jednotlivým účastníkům podle nastavených pravidel. Každý krok schvalovacího procesu je zaznamenán a kdykoliv dohledatelný.
Podepisování bez papíru
Po schválení lze smlouvu předat do navazujícího řešení pro elektronické podepisování. Podepsaná verze se automaticky uloží zpět do smluvního spisu společně s ostatní dokumentací.
Žádné přehlédnuté termíny
Systém průběžně sleduje platnost smluv, výpovědní lhůty, automatická prodloužení i další důležitá data. Odpovědné osoby jsou včas upozorněny, aby mohly přijmout potřebná rozhodnutí.
Přehled o celé smluvní agendě
Dashboardy poskytují rychlý přehled o stavu smluv, důležitých termínech i odpovědných osobách. Přístupová práva současně zajišťují, že citlivé informace jsou dostupné pouze oprávněným uživatelům.
Proč potřebujete řídit smlouvy systematicky
S rostoucím počtem smluv přestává být jejich evidence ve sdílených složkách nebo tabulkách dlouhodobě udržitelná. Zaměstnanci tráví více času hledáním dokumentů, schvalování se prodlužuje a důležité informace zůstávají rozptýlené mezi jednotlivými odděleními. Přitom právě smlouvy představují základ obchodních vztahů, závazků i odpovědností celé organizace.
Elektronická správa smluv přináší pořádek do celého procesu. Všechny smlouvy, dodatky, přílohy i související dokumenty jsou dostupné na jednom místě, schvalovací procesy probíhají podle předem nastavených pravidel a systém automaticky upozorňuje na blížící se termíny nebo další důležité události. Organizace tak získává větší přehled, snižuje administrativní zátěž a omezuje riziko lidských chyb.
Řešení, jako je ELO Contract, navíc nepředstavuje pouze centrální úložiště smluv. Stává se součástí podnikových procesů a propojuje smluvní agendu s dalšími dokumenty, odpovědnými osobami i podnikovými systémy. Díky tomu mají uživatelé vždy k dispozici aktuální informace a vedení společnosti získává lepší podklady pro řízení obchodních vztahů i plnění smluvních závazků.
Elektronická správa smluv přináší pořádek do celého procesu. Všechny smlouvy, dodatky, přílohy i související dokumenty jsou dostupné na jednom místě, schvalovací procesy probíhají podle předem nastavených pravidel a systém automaticky upozorňuje na blížící se termíny nebo další důležité události. Organizace tak získává větší přehled, snižuje administrativní zátěž a omezuje riziko lidských chyb.
Řešení, jako je ELO Contract, navíc nepředstavuje pouze centrální úložiště smluv. Stává se součástí podnikových procesů a propojuje smluvní agendu s dalšími dokumenty, odpovědnými osobami i podnikovými systémy. Díky tomu mají uživatelé vždy k dispozici aktuální informace a vedení společnosti získává lepší podklady pro řízení obchodních vztahů i plnění smluvních závazků.
Nejen smlouva, ale celý obchodní kontext
Smlouva zpravidla nepředstavuje začátek ani konec obchodního vztahu. Předchází jí nabídky, poptávky nebo objednávky, po jejím podpisu naopak vznikají faktury, předávací protokoly, projektová dokumentace, servisní záznamy nebo další dokumenty související s plněním smluvních závazků. Pokud jsou tyto informace uložené v různých systémech, stává se jejich vyhledávání zdlouhavým a práce se smlouvou ztrácí potřebný kontext.
Díky platformě ELO ECM Suite lze propojit smluvní dokumentaci s dalšími podnikovými procesy i aplikacemi. ELO Contract je možné integrovat s ERP, CRM, účetními nebo personálními systémy a vytvořit jednotné prostředí, ve kterém uživatelé pracují s aktuálními informacemi bez ohledu na to, ve kterém systému vznikly. Smlouva se tak stává přirozenou součástí každodenních firemních procesů, nikoliv izolovaným dokumentem uloženým v archivu.
Součástí řešení mohou být také návazné procesy, jako je elektronické podepisování dokumentů, automatizace zpracování přijatých faktur, řízená správa dokumentů nebo digitalizace dalších podnikových agend. Organizace tak získává jednotnou platformu pro správu dokumentů, automatizaci procesů i efektivní řízení informací napříč celou společností.
Díky platformě ELO ECM Suite lze propojit smluvní dokumentaci s dalšími podnikovými procesy i aplikacemi. ELO Contract je možné integrovat s ERP, CRM, účetními nebo personálními systémy a vytvořit jednotné prostředí, ve kterém uživatelé pracují s aktuálními informacemi bez ohledu na to, ve kterém systému vznikly. Smlouva se tak stává přirozenou součástí každodenních firemních procesů, nikoliv izolovaným dokumentem uloženým v archivu.
Součástí řešení mohou být také návazné procesy, jako je elektronické podepisování dokumentů, automatizace zpracování přijatých faktur, řízená správa dokumentů nebo digitalizace dalších podnikových agend. Organizace tak získává jednotnou platformu pro správu dokumentů, automatizaci procesů i efektivní řízení informací napříč celou společností.
FAQ / Časté dotazy a odpovědi
Tisk do PDF
-
Digitalizujeme správu dokumentů s řešením TreeINFO pro Metrostav
-
Zefektivnili jsme správu digitálního obsahu pomocí AI pro Letiště Praha
-
Dokumenty pod kontrolou. PRO-DOMA digitalizuje faktury a dodací listy s pomocí Aricomy
-
ECHO - nový intranet pro Českou spořitelnu
-
Zabezpečení business kontinuity centrálního úložiště pro klíčové systémy skupiny E.ON v ČR
-
B:TECH modernizuje podnikové agendy a zkvalitňuje HR i další interní procesy
-
Digitalizace schvalování smluv a podpisů napříč skupinou HP TRONIC
-
Konsolidace a migrace systému pro správu dokumentů pro O2 Czech Republic a.s.
-
Jednotný proces zpracování faktur pro všechny trhy Zentivy díky Vendor Invoice Managementu
-
Realizovali jsme archivaci zákaznických dat SAP ECC pro Tatravagónku -
Nová IT infrastruktura s technologiemi DELL pro Nemocnici Prachatice s maximální výkonem
-
Volkswagen Slovakia inovuje řízení lidského kapitálu pomocí bezpapírové personalistiky
-
Snižujeme manuální práce a zrychlujeme oběh faktur a smluv pro Heineken Slovensko
-
Automatizace přinesla HR oddělení Home Credit bezpapírovou personalistiku
-
Elektronická správa příchozích faktur v SAP a schvalování v OpenText pro OKD -
Komplexní řešení pro dopravu, spedici a logistiku pro O.K. Trans Praha, spol s r.o. -
OS&D System eviduje vadné výrobky ve výrobě Hyundai Motor Manufacturing Czech -
Informační systém Sinpro 3.0 pro českou agenturu na podporu obchodu Czech Trade -
Aplikace pro řízení vzniku dokumentů včetně schvalování pro společnost NITTO -
Zabezpečení softwarové infrastruktury pro vývoj mobilní aplikace a portálu pro zákazníky ČEPRO -
Digitalizace řízení životního cyklu smluv pro PPL
Chcete zjednodušit správu smluv?
Napište si o nezávaznou konzultaci. Společně projdeme způsob správy smluv ve vaší organizaci, představíme možnosti ELO Contract a navrhneme řešení odpovídající vašim procesům i používaným systémům.