Vytěžování faktur a jiných dokumentů pomocí AI: Jak začít a uspět

Vytěžování faktur a jiných dokumentů pomocí AI šetří čas i nervy. Tam, kde dříve účetní přepisovali data ručně, dnes umělá inteligence zvládne fakturu přečíst, zkontrolovat a zaúčtovat – přesně, rychle a bez chyb.

Zveřejněno dne: 20. 11. 2025

Inspirace a aktuality

Každý, kdo někdy zpracovával faktury, ví, jak monotónní práce to dokáže být. Příchozí e-maily, PDF přílohy, ruční kontrola položek, párování s objednávkami a schvalování, které se vleče celé dny. Zatímco firmy investují do moderních ERP systémů, právě účtárna často zůstává „analogovým ostrovem“ uprostřed digitálního světa.
Přitom právě tady se denně rozhoduje o cash-flow, spolehlivosti dat i celkové efektivitě celé organizace.
Umělá inteligence dnes dokáže z těchto rutinních úkonů odstranit většinu manuální práce. Vytěžování faktur a jiných dokumentů pomocí AI přináší přesnost, kontrolu i klid do procesů, které dříve zaměstnávaly celé týmy lidí.

Proč je vytěžování faktur téma, které už nelze odkládat

Každá firma má své tempo. Jenže účtárna má jedno pravidlo: faktury nepočkají. Každý den zdržení znamená pozdější platby, napjaté cash-flow a stres před uzávěrkou. Zatímco obchod či výroba už dávno fungují v digitálním režimu, faktury často stále putují e-mailem, tisknou se, kontrolují a ručně přepisují.

Zní to povědomě? V mnoha firmách je proces zpracování faktur směsicí několika systémů, šablon a Excelů. Často funguje jen díky obětavosti účetních, kteří „to nějak zvládnou“. Ale cena za tuto improvizaci je vysoká: chyby, zpoždění, přetížení lidí a neviditelné náklady, které se sčítají měsíc po měsíci.

Právě tady přichází chvíle, kdy dává smysl začít uvažovat o vytěžování faktur a jiných dokumentů.
Ne proto, že to zní moderně. Ale proto, že každý den ruční práce je promarněný potenciál lidí i dat.

Jak funguje vytěžování pomocí AI

Ještě před pár lety znamenalo „automatické vytěžování“ jen to, že software dokázal přečíst text z naskenované faktury. Tzv. OCR technologie (Optical Character Recognition) převáděla obrázek na text – ale nerozuměla mu. Výsledkem bylo, že se účetní i tak museli probírat poli, kontrolovat částky a opravovat chyby.

Umělá inteligence tenhle svět posunula o několik úrovní dál. Dnešní systémy už nečtou text, ale rozumějí dokumentu. AI dokáže rozpoznat, kde je číslo faktury, co je variabilní symbol nebo DPH, i když se každý dodavatel vyjadřuje jinak a posílá úplně jiný formát.

Rozdíl je v pochopení kontextu – AI chápe význam, ne jen znaky. Umí ověřit data proti objednávce v ERP, spárovat dodací list, vyhodnotit nesrovnalosti a přehledně je vrátit ke schválení. Učí se z každé opravy a s časem je chytřejší.

Díky tomu se z účetní rutiny stává plynulý, spolehlivý proces. Faktura přijde e-mailem, přes EDI nebo přes evropskou síť PEPPOL, AI ji vytěží, zkontroluje, zaúčtuje a pošle do schvalovacího workflow. A pokud je vše v pořádku? Projde celým procesem bez jediného kliknutí.

Miroslav Pospíšil

Team Leader Vendor Invoice Management

Hlavní přínosy pro účetní a finanční týmy

Automatizace zpracování faktur už dávno není jen o rychlosti. Je o kontrole, přesnosti a klidu, který přináší, když čísla konečně dávají smysl. Umělá inteligence se z pomocníka účetních stává jejich neviditelným kolegou. Spolehlivým, rychlým a neúnavným.

Integrace s ERP a DMS jako klíč k úspěchu

Automatizace vytěžování faktur nikdy nefunguje „ve vzduchoprázdnu“.

Aby přinášela skutečné výsledky, musí zapadnout do prostředí, ve kterém už vaše firma žije. Do ERP, dokumentového systému i schvalovacího workflow. Jen tak se z vytěžování stane plynulý, bezdotykový proces a ne další samostatná aplikace, která přidělává práci.

Umělá inteligence není cíl, ale prostředek. Pomáhá propojit data, procesy i lidi tak, aby spolupracovali efektivněji než kdy dřív. Díky napojení na ERP a DMS systémy dokáže AI pracovat s živými informacemi, ověřuje čísla objednávek, páruje položky, kontroluje dodavatele a automaticky spouští schvalovací toky podle interních pravidel.
Zatímco účetní vidí fakturu schválenou a zaúčtovanou, IT tým ocení, že vše probíhá v rámci jejich stávající infrastruktury, bez nutnosti složitých integrací či změn v ERP.

Dokumenty se zároveň bezpečně ukládají do DMS nebo ECM řešení, jako je IBM FileNet, Newgen, OpenText nebo TreeINFO, a jsou kdykoli dohledatelné, s verzováním, historií a auditní stopou.

Není jedno nejvhodnější univerzální řešení.

To, co funguje výrobní firmě s desítkami tisíc faktur měsíčně, nebude vhodné pro menší servisní organizaci s pár stovkami dokladů. Proto je vždy důležité zvolit technologii, která respektuje vaši infrastrukturu, objemy i způsob práce.

Při návrhu řešení se ptáme na jednoduché, ale zásadní otázky:

Jaký ERP systém používáte – SAP (on-premise nebo SAP Public Cloud), Microsoft Dynamics 365, Business Central, či jinou platformu?
Jaký tech-stack a infrastrukturu provozujete – Microsoft 365, IBM, hybridní cloud, vlastní datové centrum?
Jaké objemy dokumentů potřebujete vytěžovat a jaké procesy nad nimi chcete automatizovat?
Jak máte dnes nastavené schvalovací procesy a kolik lidí se jich účastní?
Kolik uživatelů bude s dokumenty pracovat a jaké mají role a oprávnění?
Jaké jsou vaše požadavky na compliance, auditní dohledatelnost a datovou bezpečnost?

Právě odpovědi na tyto otázky rozhodují o tom, jaké řešení bude skutečně přínosem, a které technologie do sebe nejlépe zapadnou.

Příklady možných technologických kombinací v praxi

Každá firma má jiný IT ekosystém, proto je důležité vybrat technologii, která zapadne do vašeho prostředí a nebude vyžadovat složité změny.

Používáte M365 prostředí nebo Microsoft Business Central?
Pak vám do vašeho technologického ekosystému ideálně zapadne TreeINFO, řešení vyvinuté Aricomou, které rozšiřuje Microsoft 365 / SharePoint o inteligentní vytěžování faktur, schvalovací workflow i správu dokumentů.

Máte SAP – on-premise nebo SAP Public Cloud?
Pak si ideálně vybíráte ze SAP VIM (Vendor Invoice Management), SAP CIM (Central Invoice Management) nebo IBM FileNet s Datacapem, podle toho, zda potřebujete řešit pouze zpracování faktur, nebo kompletní DMS/ECM řešení pro celý podnik. Správná volba závisí i na tom, zda provozujete ERP v cloudu či on-premise.

Když nezáleží na konkrétním tech-stacku a chcete moderní AI řešení, které zvládne i BPM procesy?
Pak by vás mohl zaujmout Newgen, inteligentní platforma pro vytěžování faktur a jiných dokumentů, která kombinuje AI, workflow i procesní automatizaci v jednom řešení.

Každá z těchto variant má své místo – klíčem je vybrat technologii, která odpovídá vašemu objemu dokumentů, infrastruktuře i požadavkům na bezpečnost a compliance.

Vytěžování faktur a jiných dokumentů: krok k moderní účtárně

Digitalizace účetnictví není jen o automatizaci několika úkonů. Je to promyšlený posun směrem k procesům, které jsou rychlé, transparentní a pod kontrolou.

Vytěžování faktur a jiných dokumentů pomocí AI přináší jistotu, že čísla v systému opravdu odpovídají realitě, že se žádná faktura neztratí a že účetní tráví čas tam, kde mají přidanou hodnotu a tím není administrativa.
Pro finanční ředitele je to možnost, jak zrychlit uzávěrky a zlepšit přehled o cash-flow. Pro účetní týmy je to úleva. A pro vedení firmy jasný signál, že digitalizace začíná tam, kde se to nejvíc počítá, v datech a procesech, které drží firmu v chodu.

Zajímá vás, jak by vytěžování faktur fungovalo u vás?

Každá firma má jinou strukturu, objemy i systémy – a právě proto nabízíme nezávaznou konzultaci, kde vám ukážeme, jak by AI mohla pomoci právě ve vašem prostředí.
Rádi vám představíme možnosti integrace s vaším ERP, příklady úspor a přímé zkušenosti z projektů, které jsme realizovali pro střední i velké podniky.