Bezpapírová personalistika a digitální HR

Digitalizace HR dokumentů a procesů pokrývá celý životní cyklus zaměstnance – od náboru až po odchod z firmy. Bezpapírová personalistika usnadňuje práci s osobními spisy, urychluje schvalování a přináší jednotný a přehledný přístup k agendám napříč organizací.

Všechny smlouvy, dodatky, mzdové dokumenty či školení uložené na jednom místě. Přehledný a bezpečný přístup pro HR i zaměstnance s jasně nastavenými právy a retencí.

Generujte pracovní smlouvy a nabídky automaticky, využijte elektronické podpisy a shromažďujte dokumenty online. Zkraťte dobu nástupu a zjednodušte proces pro nové kolegy.

Rychlé a transparentní zpracování mzdových výměr, změn pozic či úvazků. Digitalizované procesy minimalizují chyby a zajišťují konzistenci v celé organizaci.

Snadné vyřízení žádostí o benefity, relokace nebo rodičovské dovolené. Standardizované workflow urychlí schválení a přináší zaměstnancům lepší uživatelský komfort.

Zajistěte kompletní elektronickou dokumentaci při odchodu zaměstnance. Automatické checklisty pro vrácení vybavení a ukončení přístupů snižují rizika a šetří čas HR týmu.

Umožněte zaměstnancům přístup k šablonám, žádankám a základním HR dokumentům online. Podpoříte samoobslužný přístup a odlehčíte HR oddělení od rutinní administrativy.

Digitální personalistika propojuje všechny kroky práce s HR dokumenty do jednoho plynulého procesu. Dokumenty mohou vznikat přímo z formulářů nebo být zachyceny z e-mailů, mobilních zařízení či naskenovaných podkladů. Následně jsou automaticky klasifikovány, doplněny o metadata a předány do schvalovacího workflow. Pracovní smlouvy, výměry či žádosti je možné schválit a podepsat elektronicky, čímž se celý proces výrazně urychlí. Hotové dokumenty se bezpečně ukládají do digitálního archivu s jasně nastavenou retencí a řízeným přístupem, takže je lze kdykoliv snadno dohledat a prokázat jejich původ i platnost.

V personalistice je nezbytné, aby všechny smlouvy, dohody a další dokumenty byly právně uznatelné, bezpečně uložené a kdykoliv dohledatelné. Moderní bezpapírová personalistika proto umožňuje podepisovat pracovní smlouvy, mzdové výměry nebo dodatky elektronicky s využitím lokálních i evropských poskytovatelů podpisových služeb. Každý dokument má jasně zaznamenanou historii schválení a úprav, což zajišťuje plnou auditovatelnost a snadné prokázání souladu při interních i externích kontrolách. Veškeré HR dokumenty jsou navíc ukládány do důvěryhodného digitálního archivu s řízeným přístupem a definovanou retenční politikou. Díky tomu je zajištěna jejich dlouhodobá uchovatelnost, ochrana citlivých osobních údajů i bezpečnost celé personální agendy.

Univerzální low-code platforma, která spojuje správu dokumentů, workflow a automatizaci procesů. Vhodná pro organizace, které chtějí digitalizovat kompletní HR životní cyklus od náboru po offboarding a zároveň mít možnost přizpůsobit řešení i pro jiné agendy než HR.

Řešení navržené přímo pro prostředí SAP SuccessFactors. Umožňuje spravovat dokumenty zaměstnanců přímo v rozhraní SuccessFactors, generovat smlouvy a další dokumenty a řídit jejich retenci i přístupová práva. Ideální pro firmy, které již využívají SAP pro své HR procesy.

Rozšíření Microsoft 365 vyvinuté Aricomou. Umožňuje rychle nasadit elektronické osobní spisy a HR workflow přímo v prostředí SharePointu a Teams. Výhodou je jednoduché zapojení do stávající M365 infrastruktury a příznivé licencování založené na organizaci, nikoli na počtu uživatelů.