aricoma logo avatar

#1 v podnikovém IT

Digitální HR – nejčastější otázky a odpovědi

Řešíte digitalizaci personalistiky a hledáte odpovědi? Připravili jsme pro vás přehled nejčastějších dotazů k digitálnímu HR, které vám pomohou zorientovat se v možnostech.

Kontaktujte nás
Co děláme Podnikové aplikace Bezpapírová personalistika a digitální HR
Digitalizace HR přináší firmám rychlejší procesy, méně administrativy a lepší dostupnost dokumentů. Přesto kolem ní vyvstává řada praktických dotazů – od právní uznatelnosti po technologie a bezpečnost. Připravili jsme odpovědi na nejčastější otázky, které vám pomohou zorientovat se v problematice bezpapírové personalistiky.

Chcete zjednodušit HR a zbavit se papírování?
Ukážeme vám, jak digitalizace personalistiky pomáhá šetřit čas, zvyšuje přehled a zlepšuje zkušenost zaměstnanců i HR týmu.

Domluvit konzultaci k digitální personalistice

Legislativa a právní uznatelnost

Je digitální osobní spis zaměstnance uznán úřady?

Ano. Pokud je veden v důvěryhodném digitálním úložišti a splňuje požadavky na uchovávání dokumentů, je právně plnohodnotný.

Jak dlouho musíme HR dokumenty uchovávat v elektronické podobě?

Doba uchovávání vychází z pracovněprávní legislativy a vnitropodnikových směrnic. Digitální úložiště umožňuje nastavit retenční politiky, které dodržování těchto lhůt automaticky hlídají.

Lze elektronicky vést dokumenty o školení BOZP nebo zdravotní prohlídky?

Ano, pokud je zajištěna integrita a dostupnost dokumentu po celou dobu povinné archivace. Digitální řešení běžně pokrývá i tyto typy HR dokumentace.

Elektronické podpisy a dokumenty

Jaké HR dokumenty lze podepisovat elektronicky?

Typicky pracovní smlouvy, dodatky, dohody o provedení práce a činnosti, mzdové výměry nebo školící protokoly.

Je elektronický podpis stejně závazný jako podpis na papíře?

Ano. Podpisy splňující požadovanou úroveň podle eIDAS mají stejnou právní váhu jako podpis vlastnoruční.

Můžeme využívat více úrovní podpisů?

Ano. Například jednoduchý podpis pro interní dokumenty a kvalifikovaný pro pracovní smlouvy či citlivé dokumenty.

Technologie a integrace

Lze digitální HR napojit na SAP nebo Microsoft 365?

Ano. OpenText je určen pro SAP SuccessFactors, TreeINFO pro Microsoft 365 a Newgen HR se snadno propojí s jakýmkoliv prostředím i dalšími aplikacemi.

Co když část HR procesů běží v jiném systému, třeba ve mzdovém softwaru?

Digitální HR řešení se integrují i s mzdovými a docházkovými systémy. Umožňují tak sjednotit dokumenty a procesy bez ohledu na zdroj dat.

Jaké jsou rozdíly mezi TreeINFO, OpenText a Newgen pro HR?

TreeINFO využívá Microsoft 365, OpenText je určen pro SAP SuccessFactors a Newgen nabízí univerzální low-code platformu pro end-to-end HR procesy.

Bezpečnost a compliance

Jsou elektronické HR dokumenty bezpečné proti ztrátě nebo úniku?

Ano. Ukládají se do zabezpečených úložišť s řízeným přístupem, šifrováním a pravidelnými zálohami.

Jak fungují auditní záznamy a historie změn?

Systém uchovává veškeré změny a přístupy k dokumentu. Každý krok je dohledatelný, což zajišťuje plnou auditovatelnost.

Splňuje digitální HR řešení evropské standardy?

Ano. Moderní řešení odpovídají požadavkům eIDAS a bezpečnostním normám jako ISO 27001.

Praktické přínosy a náklady

Jaké úspory přináší digitalizace personalistiky?

Firmy typicky šetří desítky procent času HR oddělení, zkracují dobu podepisování dokumentů a snižují administrativní náklady.

Jak se zrychlí proces náboru a podpisu smluv?

Elektronický podpis a workflow zkracují proces z týdnů na dny, v některých případech i na hodiny.

Pomůže digitalizace HR i zaměstnancům mimo HR oddělení?

Ano. Zaměstnanci získají samoobslužný přístup k dokumentům a formulářům, čímž se zjednoduší jejich každodenní administrativa.

Implementace a provoz

Jak dlouho trvá zavést digitální HR?

Menší agendy lze spustit v řádu týdnů, komplexní řešení obvykle během několika měsíců.

Musíme mít připravenou infrastrukturu?

Ne vždy. Záleží na zvolené technologii – některé běží nad Microsoft 365 nebo SAP, jiné fungují jako samostatná cloudová platforma.

Jak je řešena podpora po nasazení?

Dodavatel poskytuje servisní podporu, aktualizace i možnost rozvoje systému podle vašich budoucích potřeb.

Jak začít s digitalizací HR?

Tento FAQ je pouze rychlý průvodce nejčastějšími otázkami. Pokud vás zajímá, jak digitalizovat HR ve vaší firmě, připravíme pro vás doporučení na míru a pomůžeme s výběrem technologie i nastavením procesů.

Domluvit konzultaci k digitální personalistice
Zpět na technologie pro digitální HR

Sdílejte

Tisk do PDF

Reference

NEVÁHEJTE, KONTAKTUJTE NÁS.

Máte zájem o další informace nebo o nabídku pro vaši konkrétní situaci?

Odesláním formuláře prohlašuji, že jsem se seznámil s informacemi o zpracování osobních údajů v ARICOMA.

Na vašem soukromí nám záleží

Používáme identifikátory cookies, které jsou nezbytné pro funkčnost webových stránek. Kliknutím na tlačítko „Rozumím“ souhlasíte s využitím i dalších typů cookies pro statistické měření návštěvnosti či přizpůsobování obsahu a cílení marketingu dle toho, co vás zajímá.

Takto udělený souhlas lze později kdykoliv odvolat či nastavit dle svých preferencí. To nabízí volba „Podrobné nastavení“, kde jsou i podrobnější informace k celé problematice.

Rozumím Podrobné nastavení Odmítnout vše