Digitálne HR – najčastejšie otázky a odpovede

Áno. Ak je vedený v dôveryhodnom digitálnom úložisku a spĺňa požiadavky na uchovávanie dokumentov, je právne plnohodnotný.

Doba uchovávania vychádza z pracovnoprávnej legislatívy a interných smerníc. Digitálne úložisko umožňuje nastaviť retenčné politiky, ktoré dodržiavanie týchto lehôt automaticky kontrolujú.

Áno, pokiaľ je počas celej povinnej doby archivácie zabezpečená integrita a dostupnosť dokumentu. Digitálne riešenia bežne pokrývajú aj tieto typy HR dokumentácie.

Typicky pracovné zmluvy, dodatky, dohody o vykonaní práce a pracovnej činnosti, mzdové výmery či školiace protokoly.

Áno. Podpisy spĺňajúce požadovanú úroveň podľa eIDAS majú rovnakú právnu váhu ako vlastnoručný podpis.

Áno. Napríklad jednoduchý podpis pre interné dokumenty a kvalifikovaný podpis pre pracovné zmluvy či citlivé dokumenty.

Áno. OpenText je určený pre SAP SuccessFactors, TreeINFO pre Microsoft 365 a Newgen HR sa jednoducho integruje s akýmkoľvek prostredím aj ďalšími aplikáciami.

Digitálne HR riešenia sa integrujú aj s mzdovými a dochádzkovými systémami. Umožňujú tak zjednotiť dokumenty a procesy bez ohľadu na zdroj dát.

TreeINFO využíva Microsoft 365, OpenText je určený pre SAP SuccessFactors a Newgen ponúka univerzálnu low-code platformu pre end-to-end HR procesy.

Áno. Ukladajú sa do zabezpečených úložísk s riadeným prístupom, šifrovaním a pravidelnými zálohami.

Systém uchováva všetky zmeny aj prístupy k dokumentu. Každý krok je dohľadateľný, čo zabezpečuje plnú auditovateľnosť.

Áno. Moderné riešenia zodpovedajú požiadavkám eIDAS a bezpečnostným normám, ako je ISO 27001.

Firmy zvyčajne ušetria desiatky percent času HR oddelenia, skrátia dobu podpisovania dokumentov a znížia administratívne náklady.

Elektronický podpis a workflow skracujú celý proces z týždňov na dni, v niektorých prípadoch dokonca na hodiny.

Áno. Zamestnanci získajú samoobslužný prístup k dokumentom a formulárom, čo im výrazne zjednoduší každodennú administratívu.

Menšie agendy je možné spustiť v priebehu niekoľkých týždňov, komplexné riešenia zvyčajne v rámci niekoľkých mesiacov.

Nie vždy. Záleží od zvolenej technológie – niektoré fungujú nad Microsoft 365 alebo SAP, iné pracujú ako samostatná cloudová platforma.

Dodávateľ poskytuje servisnú podporu, aktualizácie a možnosť rozvoja systému podľa vašich budúcich potrieb.