Povinná e-fakturace v EU od roku 2030: Co znamená ViDA a jak se připravit?

Přichází zásadní změna, Evropská unie zavádí povinnou e-fakturaci v rámci iniciativy ViDA. Co to znamená pro vaši firmu a jak se na digitální transformaci připravit včas a efektivně?

Zveřejněno dne: 16. 10. 2025

Inspirace a aktuality

Revoluce ve fakturaci se blíží. Je vaše firma připravená?

Od 1. července 2030 zavádí Evropská unie v rámci iniciativy ViDA (VAT in the Digital Age) povinnou elektronickou fakturaci pro přeshraniční B2B transakce. Do roku 2035 se tento požadavek pravděpodobně rozšíří i na tuzemské faktury ve všech členských státech.

To znamená, že papírové doklady a nestrukturované PDF soubory přestanou být akceptovány z hlediska DPH. Novým standardem se stane strukturovaná elektronická faktura, která umožňuje automatizované zpracování dat, napojení na ERP a zajištění auditovatelnosti.

Cílem ViDA není jen digitalizace, ale zásadní transformace, která propojuje daňové systémy napříč EU, zvyšuje transparentnost, zjednodušuje kontrolu a snižuje prostor pro podvody a úniky na DPH. Pro firmy jde o klíčovou změnu, kterou nelze odkládat na poslední chvíli.

Proč EU zavádí ViDA?

Iniciativa ViDA (VAT in the Digital Age) vznikla jako odpověď na dlouhodobý problém daňových úniků, roztříštěnosti pravidel napříč EU a pomalé digitalizace účetních procesů. EU odhaduje, že ročně přichází až o 93 miliard eur na DPH, zčásti kvůli neefektivnímu reportingu a manuálním procesům. Hlavní přínosy ViDA pro firmy i státy:

Co to znamená pro firmy?

Zavedení ViDA přinese firmám nejen nové povinnosti, ale především zásadní změnu v tom, jak budou v budoucnu vystavovat, přijímat a uchovávat faktury. Na první pohled se může zdát, že jde jen o technický posun, ve skutečnosti se ale jedná o hlubší proměnu vnitrofiremních procesů a infrastruktury.

Prvním dopadem bude konec papírových dokladů a nestrukturovaných PDF. Od července 2030 totiž nebudou z hlediska DPH akceptovány žádné jiné faktury než ty, které splňují evropský standard pro strukturovanou elektronickou fakturaci. Jinými slovy, faktura nebude list papíru nebo příloha e-mailu, ale datový soubor v přesně definovaném formátu, typicky XML nebo UBL, který umožní její plně automatizované zpracování.

S tím souvisí také povinnost digitální archivace. E-faktury bude nutné bezpečně uchovávat po zákonem stanovenou dobu, v České republice typicky 10 let a to způsobem, který umožňuje snadné dohledání a audit. Už nebude stačit uložit dokument na síťový disk nebo do e-mailové schránky. Firmy budou muset prokázat, že faktury nebyly dodatečně upraveny, že je možné zpětně ověřit, kdo s nimi pracoval, a že archivace probíhá v souladu s legislativou včetně GDPR.

Přestože to může znít jako další byrokratická zátěž, ve skutečnosti ViDA otevírá cestu k výraznému zefektivnění. Strukturované faktury totiž umožňují automatizaci celého procesu. Od přijetí dokladu přes jeho schválení až po zaúčtování a platbu. Firmy, které se na tuto změnu připraví včas a aktivně ji uchopí, získají konkurenční výhodu v podobě rychlejších interních procesů, nižší chybovosti, lepší kontroly nad cashflow a úspory lidských kapacit.

ViDA tak není jen povinnost, kterou je třeba splnit, ale také příležitost. Příležitost modernizovat, digitalizovat a zbavit se neefektivních a často zastaralých návyků v oblasti fakturace a účetnictví.

Miroslav Pospíšil

Team Leader Vendor Invoice Management

Zavedení povinné e-fakturace není jednorázový IT projekt. Je to proměna procesů napříč firmou od účtárny přes compliance až po IT oddělení. Úspěšné zvládnutí této změny proto vyžaduje systematický přístup, který začíná hlubokým porozuměním současnému stavu. Prvním krokem je audit stávajících fakturačních procesů. Každá firma by si měla položit jednoduché, ale klíčové otázky:

Jak dnes vystavujeme faktury?

Jak je přijímáme?

Kdo je schvaluje, kam je ukládáme a jak dlouho je archivujeme?

Pokud máte pobočky nebo obchodní partnery v jiných členských státech EU, je třeba zmapovat rozdíly v praxi i technologii mezi jednotlivými zeměmi. ViDA sice přináší sjednocení, ale implementace v jednotlivých státech může mít národní specifika.

Následuje výběr vhodného systému pro digitální správu dokumentů, který dokáže pracovat se strukturovanými e-fakturami, zajistit jejich správné uložení, auditovatelnost a integraci s vaším ERP systémem nebo jinými interními aplikacemi. Důležité je vybírat řešení, které je nejen technicky připravené na evropské standardy, ale současně odpovídá velikosti a potřebám vaší firmy.

Součástí přípravy musí být také důkladné školení zaměstnanců. Lidé ve financích, administrativě i IT oddělení potřebují rozumět nové logice fakturačního procesu, tedy jak nové formáty fungují, jaký bude schvalovací postup, jak bude možné sledovat faktury v reálném čase a co se změní z hlediska odpovědnosti za správnost údajů.

Zásadní roli hraje i sledování vývoje legislativy. I když rámec ViDA vychází z unijního rozhodnutí, každý členský stát může zavádění e-fakturace modifikovat. Vaše řešení proto musí být dostatečně flexibilní, aby mohlo reagovat na případné změny v národních pravidlech. Ať už jde o délku archivace, pravidla přístupu k údajům nebo přenos dat finančním úřadům.

Zkušenost napříč projekty ukazuje, že nejlépe zvládají tuto změnu firmy, které se na ni připravují s předstihem, nikoliv v reakci na tlak blížícího se termínu. Přechod na e-fakturaci je totiž ideální příležitostí revidovat celé účetní workflow, odstranit úzká místa a přinést do řízení financí větší rychlost, přehled a jistotu.

ViDA jako impuls k digitální transformaci

Povinná elektronická fakturace podle iniciativy ViDA zásadně změní způsob, jakým firmy v Evropské unii zpracovávají své účetní doklady. Nejde však pouze o splnění legislativní povinnosti. Firmy, které se na změnu připraví včas a strategicky, mohou využít tento okamžik jako příležitost k modernizaci a optimalizaci svých vnitřních procesů.

Digitalizace faktur přináší měřitelné benefity, od snížení chybovosti a zrychlení cashflow, přes lepší přehled o finančních tocích, až po snížení nákladů na administrativu. Zároveň otevírá dveře k dalším oblastem digitální transformace: od automatizovaného zpracování dokumentů přes digitalizaci smluv až po řízenou archivaci.

Začněte připravovat svou firmu na digitální věk fakturace už dnes a přetavte povinnou změnu v konkurenční výhodu.