Copilot ve firmě: technologie je připravena. Jsou připraveni i vaši lidé?

Microsoft 365 Copilot slibuje rychlejší práci s informacemi, dokumenty, komunikací i schůzkami. Mezi zpřístupněním licence a skutečnou změnou práce je však zásadní rozdíl.

Inspirace a aktuality

Zaměstnanci potřebují pochopit, kde jim Copilot pomůže, naučit se pracovat s jeho výstupy a získat jistotu, že AI používají správně a bezpečně.

Technologie je připravena. Jsou připraveni i vaši lidé?

Úspěšná adopce proto není jednorázové školení ani čistě technologický projekt. Je to řízená změna pracovních návyků, ve které se propojují potřeby firmy, očekávání vedení, připravenost IT, konkrétní scénáře využití, vzdělávání uživatelů a měření skutečného dopadu.

Seminář 20. 11. v Praze

Copilot není další aplikace. Je to nový způsob práce

Generativní AI postupně vstupuje do prostředí, ve kterém zaměstnanci každý den komunikují, připravují dokumenty, analyzují informace a spolupracují. Microsoft 365 Copilot přináší podporu přímo do nástrojů, jako jsou Outlook, Teams, Word, Excel a PowerPoint. Uživatel tak nemusí opouštět své pracovní prostředí a složitě přenášet obsah do izolovaného AI nástroje. Největší přínos přitom organizace zpravidla nacházejí v oblastech, které zaměstnanci řeší každý den – v komunikaci, schůzkách, práci s dokumenty, prezentacemi, daty a firemními znalostmi.

Skutečná změna však nepřichází ve chvíli, kdy organizace pořídí licenci. Přichází tehdy, když lidé dokážou Copilota začlenit do konkrétních činností a postupně mění způsob, jakým svou práci vykonávají. Proto je nutné začít otázkou „Kde chceme dosáhnout lepšího výsledku?“, nikoli otázkou „Které funkce máme uživatelům ukázat?“

Nestačí školit funkce. Je nutné řešit skutečné pracovní situace

Obecná prezentace může zaměstnance zaujmout, ale sama o sobě obvykle nezmění jejich každodenní chování. Smysluplná adopce začíná scénáři, které uživatel poznává ze své práce: příprava na zákaznickou schůzku, shrnutí dlouhé komunikace, vytvoření prvního návrhu dokumentu, porovnání podkladů, analýza tabulky nebo formulace následných kroků.

Každá role přitom potřebuje jiný přístup. Obchodník hledá podporu při přípravě jednání a nabídek, manažer potřebuje rychle porozumět situaci a rozhodnout, marketing pracuje s obsahem, HR s komunikací a interními znalostmi a IT s bezpečností, správou a dlouhodobým rozvojem prostředí. Proto připravujeme workshopy zaměřené na konkrétní pracovní role a reálné situace z praxe. Účastníci si nové možnosti nejen poslechnou, ale především je sami vyzkouší na vlastních úkolech, sdílí zkušenosti s kolegy a společně hledají způsoby, jak AI využít v každodenní práci.

Úspěšná adopce začíná dříve než prvním školením

Ještě před spuštěním pilotu je potřeba sladit očekávání vedení, IT a uživatelských týmů. Organizace by měla vědět, proč Copilota zavádí, které skupiny zapojí jako první, jak bude posuzovat úspěch a kdo bude za jednotlivé části programu odpovědný. Doporučený adopční tým zahrnuje sponzora z vedení, vlastníka změny, IT, HR nebo vzdělávání a interní komunikaci.

V úspěšných adopčních projektech se opakovaně ukazuje jeden společný vzorec. Nezačínají licencemi ani školením, ale pochopením připravenosti organizace, práce s daty, bezpečnostních pravidel a skutečných potřeb uživatelů.

Ambasadoři pomáhají proměnit zájem ve firemní návyk

AI se rychle vyvíjí a žádné jednorázové školení nedokáže předat vše, co budou uživatelé potřebovat v následujících měsících. Proto je důležité vytvořit síť interních ambasadorů. Jde o zaměstnance z různých oddělení, kteří nové možnosti aktivně testují, sdílejí zkušenosti, pomáhají kolegům a přinášejí zpětnou vazbu adopčnímu týmu.

Ambasadoři nejsou náhradou IT podpory. Jsou průvodci změnou, kteří pomáhají ostatním objevovat praktické využití AI v každodenní práci. Sdílejí zkušenosti, inspirují kolegy, ověřují nové scénáře a pomáhají šířit osvědčené postupy napříč firmou. Díky nim se nové znalosti a postupy nešíří pouze prostřednictvím školení, ale přirozeně vznikají a rozvíjejí přímo v každodenní práci týmů.

Důvěra stojí na bezpečnosti, datech a lidské kontrole

Copilot pracuje v kontextu oprávnění konkrétního uživatele. To zároveň znamená, že před širším nasazením je potřeba věnovat pozornost tomu, jak jsou firemní data uložena, klasifikována a sdílena.

Pokud má uživatel přístup k informacím, ke kterým by jej mít neměl, AI může stávající problém s oprávněními zviditelnit. Úspěšné organizace nepřistupují k AI pouze jako k nové technologii. Současně řeší bezpečnost, správu dat, odpovědnosti a pravidla používání. Jen tak lze naplno využít potenciál Copilotu a agentů, aniž by firma ztratila přehled nad tím, jak jsou zpracovávány informace a vytvářeny výstupy.

Od Copilot Chatu k agentům: různé nástroje pro různé potřeby

Ne každý uživatel a každý proces potřebuje stejné řešení. Copilot Chat může být vhodným vstupním bodem pro práci s generativní AI, přípravu obsahu, rešerše a obecné pracovní úkoly. Microsoft 365 Copilot přidává hlubší propojení s pracovním prostředím a firemním kontextem.

Specializovaní agenti pak pomáhají ve chvíli, kdy se určitá činnost opakuje, potřebuje jednotný postup nebo vyžaduje napojení na konkrétní znalosti a systémy. Agenti přinášejí největší hodnotu tam, kde řeší konkrétní obchodní nebo provozní potřebu.

Nástroje máte. Umí s nimi ale vaši lidé pracovat?

Zavedení nové technologie proto nekončí jedním školením a nejde ani o čistě IT záležitost. Jde o řízenou proměnu toho, jak lidé každý den pracují. Aby přinesla výsledky, musí do sebe zapadnout cíle firmy, představy vedení, připravenost IT, konkrétní situace, ve kterých se nástroj využije, vzdělávání zaměstnanců i průběžné vyhodnocování skutečného přínosu.

Seminář 20. 11. v Praze

Hodnotu je potřeba měřit, ne pouze předpokládat

Počet přidělených licencí sám o sobě nevypovídá o úspěchu. Organizace potřebuje sledovat, kolik lidí Copilota reálně používá, ve kterých rolích a aplikacích vzniká největší hodnota, kde adopce stagnuje a jak uživatelé hodnotí dosažené výsledky.

Smyslem není kontrolovat jednotlivce, ale zjistit, zda investice podporuje cíle, které si firma na začátku stanovila. Měření by nemělo sledovat pouze statistiky používání, ale také zkušenosti uživatelů a skutečný dopad na jejich práci.

Získané poznatky pomáhají průběžně upravovat vzdělávání, rozšiřovat osvědčené scénáře a soustředit podporu tam, kde může přinést největší přínos.

Právě průběžné vyhodnocování a schopnost reagovat na potřeby uživatelů bývají jedním z charakteristických znaků úspěšné adopce.

Od inspirace ke skutečné změně

Skutečný přínos Copilotu nevzniká v okamžiku nákupu licence ani po prvním školení. Vzniká ve chvíli, kdy zaměstnanci začnou AI přirozeně využívat při své každodenní práci a objevovat nové způsoby, jak pracovat rychleji, efektivněji a s vyšší kvalitou.

Organizace, které v adopci dosahují nejlepších výsledků, nepovažují AI za samostatný projekt. Věnují stejnou pozornost připravenosti prostředí Microsoft 365, ochraně dat, vzdělávání uživatelů i ověřování konkrétních scénářů využití. Právě kombinace těchto oblastí rozhoduje o tom, zda se AI stane běžnou součástí každodenní práce, nebo zůstane pouze zajímavou technologií bez dlouhodobého přínosu.

Každá organizace se navíc nachází v jiné fázi své cesty. Někde se teprve diskutuje o prvních scénářích využití AI, jinde již probíhají pilotní projekty nebo vznikají první specializovaní agenti. Důležitým krokem je vždy porozumět vlastní připravenosti, nastavit realistická očekávání a zvolit odpovídající postup zavádění.

Microsoft 365 Copilot není cílem samotným

Je nástrojem, který může zaměstnancům pomoci věnovat více času důležitým činnostem, rychleji pracovat s informacemi a soustředit se na úkoly s nejvyšší přidanou hodnotou. Právě schopnost převést tento potenciál do každodenní praxe rozhoduje o tom, zda se z AI stane skutečný přínos pro organizaci, nikoli pouze krátkodobé nadšení.

Nová éra efektivity v Multisportu díky využití AI

Zjistěte jak naši specialisté pomohli s adopcí pokročilé AI od Microsoftu ve společnosti Multisport. U zákazníka jsme probudili kreativitu zaměstnanců, vyškolili AI ambasadory i IT adminy pro zajištění maximálního zabezpečení firemních dat a nasazení AI agentů.

Případová studie

Videostory