Konsolidace a migrace systému pro správu dokumentů pro O2 Czech Republic a.s.

O2 Czech Republic a.s. patří mezi největší integrované poskytovatele telekomunikačních služeb v Česku. Spravuje téměř osm milionů mobilních a pevných linek a patří mezi přední evropské operátory nabízející plně konvergentní služby pro domácnosti i firmy.

O2 Czech Republic provozovala desítky úložišť pro systémy SAP a zároveň využívala dva různé systémy pro správu dokumentů. Takové prostředí bylo náročné na správu, náklady i bezpečnost. Na základě interní analýzy provozní efektivity padlo rozhodnutí centralizovat ukládání dokumentů do jednotného systému. O2 zvolila řešení IBM FileNet P8 jako strategickou platformu, do které byla postupně migrována veškerá potřebná data. Cílem projektu bylo výrazné snížení nákladů na licence, údržbu a provoz a zároveň zjednodušení IT infrastruktury a aplikací napojených na SAP.

Aricoma (dříve AUTOCONT) ve spolupráci s O2 Czech Republic provedla komplexní analýzu stávajícího prostředí a navrhla jeho konsolidaci a optimalizaci. Na základě návrhu následně realizovala migraci dokumentů a klíčových aplikací do nového jednotného systému pro správu dokumentů. Výsledkem byla redukce 43 původních úložišť na pouhá čtyři.

Kromě samotných úložišť bylo nezbytné nahradit i řadu zastaralých aplikací navázaných na staré systémy – například LiveLink Archive, DocuLink for SAP Solution nebo OpenText Imaging a další nástroje pro zobrazování a správu dokumentů.

Centrálním prvkem nové infrastruktury se stal systém IBM FileNet P8, který byl plně integrován s prostředím SAP. Veškerý obsah – skenované dokumenty, elektronické faktury nebo archivovaná data – byl přemigrován do FileNetu, a to při zachování plné návaznosti na objekty v SAP. Nové dokumenty jsou nyní do úložiště ukládány automatizovaně v reálném čase.

Migrace se týkala pěti SAP instancí (ERP, SRM, RMCA, LOS a BW) a zahrnovala všech 43 původních archívů. Po dokončení projektu jsou z pohledu SAP provozována už jen čtyři konsolidovaná úložiště.

V rámci náhrady systému LiveLink byl navržen i nový způsob zobrazení rozsáhlých tiskových sestav. Standardní SAP nástroje totiž nezvládaly efektivní práci s výstupy většími než 2 GB. Aricoma proto vyvinula vlastní modul ALFviewer, který je integrován do SAP GUI a umožňuje nejen zobrazování, ale i vyhledávání v rozsáhlých datových sestavách.

Součástí řešení je také vlastní nástroj P8 Document Pipelines, který zajišťuje dávkové importy dokumentů z různých zdrojů – od skenovaných faktur, přes e-maily a datové schránky, až po dokumenty od soudů či inkasních agentur. V rámci importu je zajištěna i automatická konverze vybraných dokumentů do PDF formátu pomocí Adobe LiveCycle.

V návazném projektu bylo rozšíření využití nástroje P8 Document Pipelines i pro migraci vystavených faktur z dalších, historických úložišť. Zatímco dříve bylo nutné pro každé legacy úložiště vyvíjet vlastní napojení na SAP, nyní jsou všechny dokumenty do systému připojovány jednotným a standardizovaným způsobem.

Celková migrace pokrývala téměř půl miliardy dokumentů, což z ní činí jeden z nejrozsáhlejších projektů tohoto typu v Česku. Proces hromadného skenování papírových dodavatelských faktur byl zároveň přesměrován do systému Kofax Capture, čímž došlo k automatizaci a zefektivnění jejich zpracování.

Z hlediska dlouhodobé archivace byla implementována také platforma O2 STA, která slouží jako důvěryhodné úložiště pro elektronické dokumenty opatřené elektronickou značkou a časovým razítkem – plně v souladu s legislativními požadavky.

Díky komplexnímu přístupu, technické expertíze a úzké spolupráci mezi Aricomou a týmem O2 vzniklo robustní, bezpečné a udržitelné řešení pro správu dokumentů. Výsledkem je sjednocená a efektivní platforma, která podporuje digitalizaci a dlouhodobou strategii O2 v oblasti provozní efektivity a modernizace IT infrastruktury.