FAQ k SAP Invoice Management (VIM)

Neznáte SAP Invoice Management by OpenText a chcete se o něm dozvědět více? 

Jaké jsou fáze implementace VIM?

Obvykle začínáme analýzou procesů a definicí cílového stavu. Následuje samotná implementace řešení, testování s vybranými uživateli a postupný rollout na celou organizaci. Součástí projektu je také školení uživatelů a podpora v prvních týdnech ostrého provozu.

Lze VIM implementovat po částech (fázově)?

Ano. V našem kontextu se fázemi rozumí zejména postupný přístup k implementaci – nejprve příprava analýzy a cílového konceptu a teprve poté samotná implementace, která může proběhnout i s časovým odstupem. Další možností je rozdělení implementace do rolloutů pro jednotlivé země, což umožňuje lépe řídit rozsah projektu a rozkládat zátěž v čase.

Jaké jsou požadavky na SAP systém pro VIM?

VIM je nadstavbou pro SAP ERP a SAP S/4HANA. Klíčové je mít aktuální verzi systému s potřebnými komponentami (např. OpenText Add-ons). Podrobné technické požadavky se liší podle konkrétního prostředí a řeší se při úvodní analýze.

Jak VIM integruje s existujícími systémy?

VIM je přímo napojen na SAP a využívá jeho datové struktury. Dokáže ale komunikovat i s externími aplikacemi – od skenovacích a vytěžovacích nástrojů přes DMS až po ERP moduly třetích stran. Integrace probíhá přes standardní SAP konektory a API. 

Jak je možné navázat Aribu na VIM?

Integrace s Aribou je častý scénář. Faktury doručené přes Ariba Network lze automaticky předat do VIM k dalšímu zpracování a schvalování. Díky tomu vzniká jednotný proces pro všechny dodavatele, ať už fakturují přímo, nebo přes portál.

Plánujeme implementovat Transport Management, je VIM připravený na tento add-on?

Ano, VIM je připravený spolupracovat s dalšími SAP add-ony, včetně SAP Transportation Management. Faktury související s dopravními službami tak lze zpracovávat se stejnou mírou automatizace a kontroly.

Je VIM dostupný ve Fiori?

Ano. SAP VIM je plně podporován v rozhraní Fiori, což zajišťuje moderní, intuitivní a mobilně dostupné prostředí pro uživatele. To usnadňuje adopci a zrychluje práci schvalovatelů i účetních.

Kolik stojí implementace VIM?

VIM je dlouhodobě podporované řešení s pravidelnými aktualizacemi od SAP a OpenText. Po implementaci zajišťujeme provozní podporu i školení. Při upgradu SAP nebo přidání dalších modulů se řešení snadno rozšiřuje, aniž by to narušilo stávající procesy. Zároveň zkušení konzultanti a vývojáři z Aricomy jsou k dispozici pro průběžný servis, úpravy na míru i řešení specifických požadavků, aby systém zůstal plně funkční a přinášel očekávanou hodnotu.

Lze licencovat VIM pro menší/mid-size SAP prostředí?

Ano. I menší firmy mohou využít VIM, často v omezeném rozsahu funkcí nebo s využitím předpřipravených scénářů. To umožňuje získat klíčové výhody bez nutnosti velké počáteční investice.

Jak probíhá podpora a upgrade po nasazení?

Obvykle začínáme analýzou procesů a definicí cílového stavu. Následuje samotná implementace řešení, testování s vybranými uživateli a postupný rollout na celou organizaci. Součástí projektu je také školení uživatelů a podpora v prvních týdnech ostrého provozu.

Jaké jsou fáze implementace VIM?

Obvykle začínáme analýzou procesů a definicí cílového stavu. Následuje samotná implementace řešení, testování s vybranými uživateli a postupný rollout na celou organizaci. Součástí projektu je také školení uživatelů a podpora v prvních týdnech ostrého provozu.

Jak VIM pomáhá s compliance a auditem?

Řešení poskytuje kompletní auditní stopu – od přijetí faktury přes všechny kroky workflow až po finální zaúčtování. Každá akce je zaznamenána, což zajišťuje transparentnost a prokazatelnost při auditech. Navíc podporuje dodržování lokální legislativy i mezinárodních standardů.

Je možné nastavit specifická přístupová práva pro různé role?

Ano. Přístup k fakturám a procesům lze řídit na úrovni jednotlivých rolí nebo uživatelů. Umožňuje to například oddělit práci účetních, schvalovatelů nebo manažerů a zajistit, že každý má přístup jen k datům, která skutečně potřebuje.

Práce s přílohami a e-maily: VIM dokáže zpracovat nejen samotné faktury, ale i související dokumenty a metadata z e-mailové komunikace. 

Dokáže VIM zpracovat i přílohy, které přijdou společně v e-mailu s fakturou?

Ano. VIM umí pracovat s více přílohami doručenými v jednom e-mailu. Tyto dokumenty jsou propojené s hlavní fakturou a lze je uchovávat i dále zpracovávat v rámci workflow.

Umí VIM uložit i tělo a hlavičku e-mailu s přiloženou fakturou?

Ano, systém ukládá i metadata e-mailu, včetně těla a hlavičky. Díky tomu má uživatel k dispozici úplný kontext a může se k původní komunikaci kdykoli vrátit.

Variabilita faktur a schvalování: Každý dodavatel vystavuje faktury jinak. VIM je navržen tak, aby zvládl rozmanitost formátů i různé způsoby schvalování. 

Máme více než tisíc dodavatelů, a tedy více než tisíc různých podob faktur – dokáže VIM vyčíst potřebná data?

Ano. Díky kombinaci šablon a inteligentního vytěžování dokáže VIM rozpoznat data z faktur s různým layoutem a naučit se nové formáty. To platí i při velkém množství dodavatelů.

Naši subkontraktoři zakládají LEV, interně je schvalujeme. Bude možné toto zachovat?

Ano. VIM umožňuje nastavovat specifické workflow, včetně scénářů s LEV (Logistický Evidenční Vstup = interní záznam o dodávce či výkonu, který slouží jako podklad pro fakturaci). Stávající schvalovací proces tak lze zachovat a současně zefektivnit díky automatizaci a auditní stopě.

Specifické procesní scénáře: Řada firem má nestandardní postupy, například odlišný režim účtování na konci měsíce nebo složité vazby na více objednávek. I tyto situace VIM pokrývá. 

Poslední tři dny v měsíci potřebujeme zastavit automatické účtování a účtovat manuálně – dokáže VIM toto nastavit?

Ano. Workflow lze nastavit tak, aby v definovaném období probíhalo pouze manuální účtování. Po skončení období se proces opět vrátí do automatického režimu.

Je možné automaticky zaúčtovat fakturu oproti více objednávkám?

Ano. VIM podporuje párování jedné faktury k více objednávkám a umožňuje účtování rozdělit dle nastavených pravidel.

Nabízí VIM report pro monitoring statusu faktury a generování upomínek?

Ano. Součástí řešení je reporting, který ukazuje stav každé faktury v reálném čase. Lze jej využít i pro sledování zpožděných faktur a generování upomínek.