FAQ k SAP Invoice Management (VIM)

Nepoznáte SAP Invoice Management by OpenText a chcete sa o ňom dozvedieť viac?

Zvyčajne začíname analýzou procesov a definovaním cieľového stavu. Nasleduje samotná implementácia riešenia, testovanie s vybranými používateľmi a postupný rollout do celej organizácie. Súčasťou projektu je aj školenie používateľov a podpora v prvých týždňoch ostrej prevádzky.

Áno. V našom kontexte sa fázami rozumie najmä postupný prístup k implementácii – najskôr príprava analýzy a cieľového konceptu a až následne samotná implementácia, ktorá môže prebehnúť aj s časovým odstupom. Ďalšou možnosťou je rozdelenie implementácie do rolloutov pre jednotlivé krajiny, čo umožňuje lepšie riadiť rozsah projektu a rozložiť záťaž v čase.

VIM je nadstavbou pre SAP ERP a SAP S/4HANA. Kľúčové je mať aktuálnu verziu systému s potrebnými komponentmi (napr. OpenText Add-ons). Podrobné technické požiadavky sa líšia podľa konkrétneho prostredia a riešia sa počas úvodnej analýzy.

VIM je priamo napojený na SAP a využíva jeho dátové štruktúry. Dokáže však komunikovať aj s externými aplikáciami – od  nástrojov na skenovanie a ťažbu údajov cez DMS až po ERP moduly tretích strán. Integrácia prebieha cez štandardné SAP konektory a API.

Integrácia s Aribou je veľmi častý scenár. Faktúry doručené cez Ariba Network možno automaticky odovzdať do VIM na ďalšie spracovanie a schvaľovanie. Tým vzniká jednotný proces pre všetkých dodávateľov – bez ohľadu na to, či fakturujú priamo, alebo cez portál.

Plánujeme implementovať Transport Management. Je VIM pripravený na tento add-on?

Áno, VIM je pripravený spolupracovať s ďalšími SAP add-onmi, vrátane SAP Transportation Management. Faktúry súvisiace s dopravnými službami je tak možné spracovávať s rovnakou mierou automatizácie a kontroly.

Áno. SAP VIM je plne podporovaný v rozhraní Fiori, čo používateľom poskytuje moderné, intuitívne a aj mobilne dostupné prostredie. To uľahčuje adopciu a zrýchľuje prácu schvaľovateľov aj účtovníkov.

Cena implementácie závisí od rozsahu, počtu scenárov, integrácií a prostredia SAP. Každý projekt je preto nacenený individuálne. VIM je dlhodobo podporované riešenie s pravidelnými aktualizáciami od SAP a OpenText. Po implementácii zabezpečujeme prevádzkovú podporu aj školenia. Pri upgrade SAP alebo pridávaní ďalších modulov sa riešenie jednoducho rozširuje bez narušenia existujúcich procesov. Zároveň sú skúsení konzultanti a vývojári z Aricomy k dispozícii na priebežný servis, úpravy na mieru a riešenie špecifických požiadaviek tak, aby systém zostal plne funkčný a prinášal očakávanú hodnotu.

Áno. Aj menšie firmy môžu využívať VIM – často v obmedzenom rozsahu funkcií alebo s využitím predpripravených scenárov. To umožňuje získať kľúčové výhody bez potreby veľkej počiatočnej investície.

Po nasadení zabezpečujeme kontinuálnu podporu, riešenie incidentov a aktualizácie systému. Pri každom upgrade SAP alebo pri rozširovaní funkcionalít vykonávame analýzu dopadov, odporúčame potrebné úpravy a pripravujeme testovanie so zvolenými používateľmi. Súčasťou podpory je aj priebežné školenie a asistencie v prvých týždňoch ostrej prevádzky, aby systém fungoval stabilne a podľa očakávaní.

Zvyčajne začíname analýzou procesov a definovaním cieľového stavu. Nasleduje samotná implementácia riešenia, testovanie s vybranými používateľmi a postupný rollout do celej organizácie. Súčasťou projektu je aj školenie používateľov a podpora v prvých týždňoch ostrej prevádzky.

Riešenie poskytuje kompletnú auditnú stopu – od prijatia faktúry cez všetky kroky workflow až po finálne zaúčtovanie. Každá akcia je zaznamenaná, čo zabezpečuje transparentnosť a preukázateľnosť pri auditoch. Navyše podporuje dodržiavanie lokálnej legislatívy aj medzinárodných štandardov.

Áno. Prístup k faktúram a procesom je možné riadiť na úrovni jednotlivých rolí alebo používateľov. Umožňuje to napríklad oddeliť prácu účtovníkov, schvaľovateľov či manažérov a zabezpečiť, aby mal každý prístup len k tým dátam, ktoré skutočne potrebuje.

Práca s prílohami a e-mailami: VIM dokáže spracovať nielen samotné faktúry, ale aj súvisiace dokumenty a metadáta z e-mailovej komunikácie.

Áno. VIM vie pracovať s viacerými prílohami doručenými v jednom e-maile. Tieto dokumenty sa prepoja s hlavnou faktúrou a možno ich archivovať aj ďalej spracovávať v rámci workflow.

Áno, systém ukladá aj metadáta e-mailu, vrátane tela a hlavičky. Vďaka tomu má používateľ k dispozícii úplný kontext a môže sa k pôvodnej komunikácii kedykoľvek vrátiť.

Variabilita faktúr a schvaľovania: Každý dodávateľ vystavuje faktúry inak. VIM je navrhnutý tak, aby zvládol rozmanitosť formátov aj rôzne spôsoby schvaľovania.

Áno. Vďaka kombinácii šablón a inteligentného vyťažovania dokáže VIM rozpoznať dáta z faktúr s rôznym layoutom a naučiť sa nové formáty. To platí aj pri veľkom množstve dodávateľov.

Áno. VIM umožňuje nastavovať špecifické workflow, vrátane scenárov s LEV (Logistický evidenčný vstup – interný záznam o dodávke či výkone, ktorý slúži ako podklad pre fakturáciu). Existujúci schvaľovací proces je tak možné zachovať a zároveň výrazne zefektívniť vďaka automatizácii a auditnej stope.

Špecifické procesné scenáre: Mnohé firmy majú neštandardné postupy, napríklad odlišný režim účtovania na konci mesiaca alebo zložité väzby na viaceré objednávky. Aj tieto situácie VIM pokrýva.

Posledné tri dni v mesiaci potrebujeme zastaviť automatické účtovanie a účtovať manuálne – dokáže VIM toto nastaviť?

Áno. Workflow je možné nastaviť tak, aby sa v definovanom období účtovalo len manuálne. Po skončení obdobia sa proces automaticky vráti späť do bežného režimu.

Áno. VIM podporuje párovanie jednej faktúry k viacerým objednávkam a umožňuje rozdelenie účtovania podľa vopred definovaných pravidiel.

Áno. Súčasťou riešenia je reporting, ktorý v reálnom čase zobrazuje stav každej faktúry. Možno ho využiť aj na sledovanie oneskorených faktúr a automatické generovanie upomienok.